Auftakt der Workshopreihe "Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation"

Auftakt der Workshopreihe "Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation"

Ein Veranstaltungsbericht

Die „Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen“ ist Thema einer Workshopreihe im Rahmen des BMBF-Projekts open-access.network. Organisiert und durchgeführt wird sie von der Universitätsbibliothek Bielefeld und dem Helmholtz Open Science Office. Im Mittelpunkt der sechsteiligen Workshopreihe steht das Thema Informationsbudget an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen. Die Auftaktveranstaltung am 13.09.2023 versorgte die rund 130 Teilnehmenden mit Informationen zum Stand der Diskussion, zur Zielsetzung der Idee und ersten Umsetzungsszenarien.

Überblick über den Diskussionsstand

Der erste Workshop mit dem Titel „Finanzierungsströme für die Open-Access-Transformation – Überblick und Stand der Diskussion“ begann mit drei Impulsvorträgen. Jochen Schirrwagen (RWTH Aachen) gab zunächst einen Überblick und eine Einführung ins Thema Informationsbudget. Prof. Gerard Meijer (Fritz-Haber-Institut der Max-Planck-Gesellschaft) knüpfte in seinem Beitrag "Strategic Aspects of the Open Access Transformation" an die „Empfehlungen zur Transformation des wissenschaftlichen Publizierens zu Open Access“ an, die er als Sprecher einer Arbeitsgruppe des Wissenschaftsrates mitverfasst hat (Wissenschaftsrat, 2022). Schließlich sprach Dr. Bernhard Mittermaier (Zentralbibliothek des Forschungszentrums Jülich) über erste Erfahrungen bei der Umsetzung eines Informationsbudgets am Forschungszentrum Jülich. Die Referenten haben die Präsentationsfolien zu ihren Vorträgen bei Zenodo im Open Access veröffentlicht; sie sind auf der Veranstaltungswebseite verlinkt.

Austausch fördern, gemeinsam arbeiten

Ausgehend von diesen einleitenden Vorträgen diskutierten die rund 130 Teilnehmer*innen während einer Gruppenarbeitsphase  über Vorteile, Ansätze und Herausforderungen bei der Umsetzung eines transparenten Informationsbudgets im eigenen Haus.
Der aktuelle Stand zum Informationsbudget an deutschen Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen ist sehr heterogen und oft sind es  die Bibliotheken, die das Thema vorantreiben. Während einige Einrichtungen über bereits implementierte Workflows zur Kostenerfassung im gesamten Haus berichten konnten, steht bei anderen das Thema bislang unbearbeitet auf der To-Do-Liste.

Viele Teilnehmende suchen nach konkreten Ansatzpunkten, um aus der theoretischen Debatte in das praktische Handeln zu kommen. Dafür ist der Austausch mit anderen Kolleg*innen besonders wichtig. Damit nicht jede Hochschule, Universität oder Wissenschaftsinstitution individuelle Lösungen erarbeiten muss, besteht der Wunsch, von den Erfahrungen, Ideen, Modellen und Ansätzen anderer zu profitieren. Gleichwohl setzen die Unterschiede zwischen den Einrichtungstypen und ihrer internen Organisation gemeinsamen Lösungsansätzen Grenzen. Ein besonderes Problem sahen viele Teilnehmer*innen im dezentralen Abrechnungswesen.

Die transparente und vollständige Erfassung von Kosten und Aufwänden im Kontext des wissenschaftlichen Publizierens muss auf allen Ebenen erfolgen. Organisatorisch beinhaltet  das Institute, Bibliotheken und Infrastruktureinrichtungen und betrifft dies die Budgets von Bibliotheken, Lehrstühlen und Drittmittelprojekten sowie weitere Sondermittel.

Viele Teilnehmende suchen nach konkreten Ansatzpunkten, um aus der theoretischen Debatte in das praktische Handeln zu kommen. Dafür ist der Austausch mit anderen Kolleg*innen besonders wichtig.

Vorteile und Schwierigkeiten

Gefragt nach den Vorteilen der Einführung von Informationsbudgets für wissenschaftliche Einrichtungen, nannten die Teilnehmer*innen, verbesserte  Steuerungsmöglichkeiten und einen besseren Kostenüberblick bezogen auf Publikationszahlen und Fachbereiche. Ein Informationsbudget böte auch den Vorteil, einfacherer Vergleichsmöglichkeiten mit anderen Einrichtungen und ermögliche perspektivisch eine verbesserte Verhandlungsposition gegenüber Verlagen. Mehr Transparenz über Kosten und Leistungen in der Retrospektive (z. B. Durchschnitt des Publikationsaufkommens und Kosten der letzten drei Jahre) ermöglicht außerdem eine bessere Kalkulation für die Zukunft.

Schwierigkeiten und (praktischen) Hindernisse sahen die Teilnehmer*innen in der Zusammenarbeit von Finanzabteilung, Controlling, Bibliothek und Leitungsebene.
Verschiedene Datenquellen erschwerten den Gesamtüberblick über tatsächliche Ausgaben und die unterschiedliche Dynamik im Publikationsaufkommen der verschiedenen Fächer mache eine mittel- bis langfristige Finanzplanung nicht einfach.
Schwierig sei zudem die Zuordnung von Publikationen zu Drittmittelprojekten mangels Standardisierung der Projektidentifier, u. a. bei DFG-Projekten im Kontext des Förderprogramms „Open-Access-Publikationskosten“. Auch bei Transformationsverträgen sind die Kosten für einzelne Artikel mitunter nicht sichtbar.

Praktische Lösungsansätze

Im Anschluss an Bernhard Mittermaiers Vortrag zur Umsetzung des Informationsbudgets am Beispiel des Forschungszentrums Jülich, entwickelten die Teilnehmenden eigene Ideen und Ansätze dazu, wie sie an ihren Einrichtungen ein Informationsbudget etablieren wollen. Grundlegend biete der Erwerbungsetat eine gute Ausgangsbasis, die sukzessive um Elemente eines Informationsbudgets erweitert werden kann. Wichtig für die praktische Umsetzung sei eine enge Zusammenarbeit zwischen Bibliothek und Finanzabteilung. Um dies zu erleichtern, kann die Einführung einer entsprechenden Policy für die gesamte Institution hilfreich sein.

Auch ein vereinheitlichtes Bestellverfahren unter Einbeziehung der Bibliothek ermöglicht es, die Publikationsausgaben zentral zu erfassen. Teilnehmer*innen empfahlen auch die Nutzung der Forschungsinformationssysteme (FIS) statt Excel-Listen zur Kostendokumentation. Eine weitere Möglichkeit ist die  Erfassung von Kosten im institutionellen Repositorium oder die Einrichtung eines speziellen Buchungskontos für OA-Publikationen. Sachbearbeiter*innen, die dezentral Publikationsgebühren buchen, sollten entsprechend geschult werden. Um sie bei der korrekten Zuordnung der Kosten zu unterstützen, könne man ihnen außerdem eine Liste mit  Begriffen zur Verfügung stellen, die auf Open-Access-Publikationen hinweisen.
Einige Teilnehmende berichteten allerdings auch, dass es an ihrer Einrichtung bislang keine Ansätze für ein Informationsbudget gibt. Dies scheitere bislang am fehlenden Interesse der Leitungsebene.

Die Resonanz auf den Workshop war insgesamt sehr positiv. Allerdings wünschten sich die meisten Teilnehmenden mehr Zeit zum Austausch und zur Diskussion. Für die nächsten Workshops werden wir deshalb dafür mehr Zeit einplanen. Die während der Gruppenarbeitsphase gesammelten Wünsche zu Themen und Struktur der kommenden Workshops werden in die Planungen einfließen. Der nächste Workshop zum Thema "Erste Schritte zum Informationsbudget: Publikationskosten erfassen und sichtbar machen" wird am 7. Februar 2024 stattfinden.


Dieser Beitrag ist lizenziert unter der Creative Commons Namensnennung 4.0 International Lizenz (CC BY 4.0).


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