Repositorien betreiben

Publizieren in Repositorien

Das erfahren Sie in diesem Artikel

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Zum Anlegen eines Repositoriums benötigen Sie u.a. eine geeignete Software. Die meisten Software-Optionen sind Open Source und kostenfrei nutzbar.

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Sie sollten Ihr Repositorium in Ihrer Institution gut bewerben und verankern.

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Es ist wichtig, dass Sie Ihr Repositorium gut vernetzen, um es sinnvoll in Mehrwertdienste einzubetten. Diese Vernetzung ist auch für die Auffindbarkeit und Sichtbarkeit der eingestellten Dokumente zentral.

Wie richte ich die Grundlage für ein Repositorium ein?

Einen guten ersten Überblick zum Aufbau von Repositorien bietet der “Leitfaden zum Aufbau von Open-Access-Publikationsplattformen” (Beringer & Arning, 2020).

Im Wesentlichen benötigt man zum Starten einen Server und eine geeignete Software. Das Einrichten und Betreiben eines Repositoriums sollte man gerade in technischer Hinsicht nicht unterschätzen. Falls die Institution, an der das Repositorium angesiedelt werden soll, über kein IT-Personal verfügt, welches für den Aufbau eines Repositoriums qualifiziert ist, empfiehlt es sich, auf externe Service-Anbieter wie z.B. Bibliotheken oder Bibliotheksverbünde zurückzugreifen. In Baden-Württemberg z.B. werden diverse Repositorien vom BSZ gehostet, in Berlin und Brandenburg vom KOBV. Der GBV ist hier in Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen aktiv. Darüber hinaus gibt es kommerzielle Anbieter wie OpenRepository.

In Deutschland sind die meisten Software-Optionen Open Source, kostenlos verfügbar und besitzen ähnliche Basis-Funktionen:

  • Sie können Materialien nach einem Upload bereitstellen und mit Metadaten versehen.
  • Sie können Metadaten über verschiedene standardisierte Schnittstellen (u.a. OAI-PMH) einsammeln und zur Verfügung stellen.

Gängige Anwendungen für Open-Access- und Forschungsdatenrepositorien, Hochschulbibliografien und digitale Sammlungen sind etwa DSpace, EPrints, OPUS, Invenio/CDSware oder MyCoRe, während e-journalbezogene Repositorien zumeist mit OJS arbeiten (Weimar, 2020). 

Die deutsche Initiative für Netzwerkinformation bietet einen Überblick darüber, welcher Publikationsdienst welche Plattform verwendet. Darüber hinaus beschreibt sie in ihrem DINI-Zertifikat die technischen und organisatorischen Anforderungen an Repositorien (mehr dazu im Kapitel “Wie vernetze ich mein Repositorium mit anderen Diensten?”). Auch wenn v.a. in der Anfangsphase eines Repositoriums die DINI-Zertifizierung noch in weiter Ferne zu liegen scheint, ist eine Orientierung an den Anforderungen sinnvoll. 

Wie kann ich ein Repositorium bewerben und Dokumente einwerben?

Nicht allen Wissenschaftler*innen erschließt sich der Nutzen eines Repositoriums sofort (Euler, 2018). Überzeugungsarbeit ist besonders dann nötig, wenn Autor*innen zu Open Access aufgefordert, aber nicht verpflichtet werden. Was also können Sie tun, um zur Nutzung Ihres Repositoriums anzuregen?

Erfahrungsgemäß sind Öffentlichkeitsarbeit und offene Kommunikation mit Wissenschaftler*innen zielführend (Rodrigues et al., 2017): Je gezielter die Ansprache, desto größer die Erfolgsaussichten (Euler, 2018). 
Sprechen Sie Wissenschaftler*innen an, die auf ihrer eigenen Webseite veröffentlichen. Erfahrungsgemäß erfassen sie schnell die Vorteile eines Repositoriums. Sie eignen sich überdies als Multiplikator*innen und können so weitere Personen von der Nutzung eines Repositoriums überzeugen. Dasselbe gilt für Personen, die bereits Erfahrungen mit Open Access gemacht haben. Vielen dürfte diese Rolle nicht bewusst sein - sprechen Sie diese also gezielt an. Je höher das Renommee der Multiplikator*innen, desto größer tendenziell auch ihr Erfolg.

Die Attraktivität eines Repositoriums - ob institutionell oder disziplinär - steigt, wenn es als vernetzter Service mit Mehrwerten für verschiedene Zielgruppen (z.B. Autor*innen) wahrgenommen wird (Müller & Scholze, 2012; Euler, 2018; Macgregor, 2020; Rodrigues et al., 2017). Machen Sie also Werbung für Ihr Repositorium.

Theoretisch lassen sich Repositorien am besten füllen, indem Einrichtungen ihre Wissenschaftler*innen per Erklärung (Mandat) dazu verpflichten, im Repositorium zu veröffentlichen. In Deutschland ist dies nach aktueller Rechtslage nicht realisierbar, jedoch räumt das Gesetz über die Hochschulen in Baden-Württemberg (§ 44 Abs. 6) den Hochschulen ein, 

"die Angehörigen ihres wissenschaftlichen Personals durch Satzung  [zu] verpflichten, das Recht auf nichtkommerzielle Zweitveröffentlichung nach einer Frist von einem Jahr nach Erstveröffentlichung für wissenschaftliche Beiträge wahrzunehmen, die im Rahmen der Dienstaufgaben entstanden und in einer periodisch mindestens zweimal jährlich erscheinenden Sammlung erschienen sind". 

Zumindest diese Mandatsform ist für institutionelle Repositorien also teilweise möglich. 

Anders in der Schweiz, in Österreich und bei von der EU geförderten Projekten: Institutionen wie die Universitäten St. Gallen und Zürich verpflichten zu Open Access, sofern dem rechtlich nichts im Weg steht. Der Schweizerische Nationalfonds (SNF) verpflichtet seit 2020 dazu, Resultate zu 100% Open Access zu veröffentlichen. Dasselbe Prinzip gilt für den FWF sowie für Publikationen aus EU-Projekten (Europäische Kommission, 2021, S.108).

Als Betreiber*in eines institutionellen Repositoriums sollten Sie überdies die Hochschulleitung regelmäßig über den aktuellen Stand Ihres Repositoriums informiert halten. Open Access unterstützende Hochschulleitungen sind wichtige strategische Partner für Betreiber*innen institutioneller Repositorien.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Repositorium online möglichst präsent ist - institutionelle Repositorien sollten auf der Webseite der Institution gut sichtbar eingebettet werden, während disziplinäre Repositorien an für das Fach besonders zentralen Orten im Web erwähnt werden sollten.

Argumentieren Sie mit den Gründen für Open Access (z.B. Zitierhäufigkeit, Sichtbarkeit und dauerhafte Verfügbarkeit). Vergegenwärtigen Sie sich auch Vorbehalte, damit Sie überzeugend gegenargumentieren können.

Viele Institutionen und Organisationen unterstützen Open Access. Erwähnen Sie dies im Gespräch mit Wissenschaftler*innen und nennen Sie Fürsprecher, die in den jeweiligen Forschungskontexten relevant sind.

Nutzen Sie den Umstand, dass Projektbewilligungen häufig an die Bedingung geknüpft sind, dass projektbezogene Publikationen kostenlos zugänglich gemacht werden müssen. Hierfür bieten sich Repositorien optimal an.

Oft empfinden Wissenschaftler*innen das Einpflegen von Daten in Repositorien als aufwändig, speziell das Eintragen von Metadaten. 

Gestalten sie diese Prozesse also möglichst zeitökonomisch bzw. nehmen Sie den Wissenschaftler*innen diese Arbeit ab. So wächst ihre Bereitschaft zur Nutzung des Repositoriums (Euler, 2018; Tobias, 2018; Voigt & Dittmann, 2019). Eine weitere Möglichkeit liegt im Vernetzen des Repositoriums mit Diensten, in denen die Informationen bereits hinterlegt sind (siehe auch Müller & Scholze, 2012; Macgregor, 2020; Rodrigues et al., 2017) - z.B. der universitären Jahresbibliografie oder einem Forschungsinformationssystem. So müssen weniger oder keine Daten händisch hinterlegt werden.

Viele Institutionen, darunter die Universitäten Augsburg und Konstanz, bieten zur Unterstützung der Wissenschaftler*innen Zweitveröffentlichungsservices an. Auch Handreichungen zu Zweitveröffentlichungen können Forschenden weiterhelfen.

Ermöglichen Sie, dass persönliche Publikationslisten aus dem Repositorium erstellt werden können, um diese in anderen Diensten nachnutzen zu können. Aufgrund des Umstands, dass die Forscher*innen diese Listen in verschiedenen Kontexten (z.B. Einwerben von Drittmitteln) nutzen können, steigt ihre Bereitschaft zur Nutzung des Repositoriums.

Vorträge und Workshops sind wichtig, um ein Bewusstsein für Open-Access-Themen wie Repositorien zu schaffen. Halten Sie also Präsentationen zu Ihren Open-Access-Services in Gremien, Instituten oder Kolloquien, sowie auf Fachtagungen oder -konferenzen. Auch Veranstaltungen während der Open Access Week können sinnvoll sein.

Gehen Sie auch auf die für Wissenschaftler*innen technisch relevante Seite ein, z.B. das Hochladen von Dokumenten.

Video zum Zweitveröffentlichungsrecht für Wissenschaftler*innen. (CC BY 3.0 DE)
Quelle: Brehm, E. (2021). Zweitveröffentlichungsrecht für Wissenschaftler*innen, open-access.network. https://doi.org/10.5446/49536

Was muss ich in rechtlicher Hinsicht beachten?

Video zu Creative-Commons-Lizenzen. (CC BY 3.0 DE)
Quelle: Brinken, H. et al. (2021). Offene Lizenzen für offene Wissenschaft, open-access.network. https://doi.org/10.5446/49536

In erfreulich vielen Fällen dürfen Dokumente in Repositorien eingestellt werden.

Sherpa Romeo informiert über die Regelungen zahlreicher Verlage, was eine zusätzliche Selbstarchivierung der im Verlag veröffentlichten Texte in Repositorien angeht (Tobias, 2018; Voigt & Dittmann, 2019). Beachten Sie, dass Verlage hier oft zwischen der Erlaubnis zur Verfügbarmachung von Preprints und Postprints unterscheiden. Nicht immer darf die Verlagsfassung online gestellt werden, in vielen Fällen darf nur eine akzeptierte Manuskriptfassung verwendet werden.

Es ist zu bedenken, dass bei widerrechtlich eingestellten Dokumenten haftungsrechtliche Mechanismen greifen. Es stellt sich also die Frage, wer für die öffentlich bereitgestellten Inhalte verantwortlich ist. Am besten lassen Sie sich von den Autor*innen einen Auftrag zum Einstellen der Dokumente ins Repositorium geben (Voigt & Dittmann, 2019). Aus diesem sollte hervorgehen, auf Basis welcher Rechtslage das Dokument im Repositorium liegt. Ein Beispiel einer solchen Lizenzvereinbarung finden sie auf der Homepage der Universitätsbibliothek Osnabrück. In jedem Fall sollten Sie Kenntnis über die haftungsrechtlichen Konsequenzen einer potenziellen Zuwiderhandlung besitzen, um das Risiko im Vorfeld einschätzen und vertraglich einschränken zu können (siehe auch: Haftungsrecht). 

Dokumente, welche unter einer Open-Content-Lizenzen stehen, sind rechtlich eindeutiger definiert als Dokumente, deren Rechte (möglicherweise) teilweise bei einem Verlag liegen. Open-Content-Lizenzen sind standardisiert, folglich können Sie gut nachvollziehen, inwieweit ein Dokument auf Ihrem Repositorium bereitgestellt werden darf. Dies gilt besonders für die im Wissenschaftsbereich weit verbreiteten Creative-Commons-Lizenzen.

Wie vernetze ich mein Repositorium mit anderen Diensten?

Es ist wichtig, dass Sie Ihr Repositorium mit anderen Diensten vernetzen, um es z.B. gelungen in Mehrwertdienste einzubetten (Müller & Scholze, 2012; Rodrigues et al., 2017). Auch für die Auffindbarkeit und Sichtbarkeit der eingestellten Dokumente ist Vernetzung zentral (Müller & Scholze, 2012). Wie genau dies umgesetzt werden kann, wird im Folgenden anhand von Initiativen und Projekten erläutert, die sich der Vernetzung verpflichtet haben. 

Die von der Universitätsbibliothek Bielefeld betriebene Suchmaschine BASE ist auf wissenschaftliche Webdokumente, u.a. Texte in Repositorien, spezialisiert. Sie zählt zu den weltweit größten derart spezialisierten Suchmaschinen - es ist also wichtig, dass Dokumente Ihres Repositoriums mithilfe von BASE gefunden werden können. Dazu können Sie hier prüfen, ob ihr Repositorium bereits als Datenlieferant indexiert ist und es BASE ggfs. zur Indexierung vorschlagen. Zwingende Voraussetzung einer Indexierung ist, dass die Metadaten der Dokumente über eine valide OAI-PMH-Schnittstelle zur Verfügung stehen.

Nicht zuletzt sollte Ihr Repositorium auch für gängige Suchmaschinen wie Google optimiert werden (Rajski, 2018), damit Dokumente gut auffindbar sind. Schließlich ist v.a. Google Scholar für viele Forscher*innen ein wichtiger erster Einstiegspunkt beim Suchen nach wissenschaftlichen Artikeln (Rajski, 2018). In diesem Zusammenhang sollte die Sitemap des Repositoriums als maschinenlesbares Inhaltsverzeichnis verstanden werden. Es ist wichtig, dass dieses Inhaltsverzeichnis alle Links enthält, welche von den Suchmaschinen erfasst werden sollten. Wichtig ist dabei auch, dass das letzte Änderungsdatum der Seiten aufgeführt wird. Darüber hinaus sollten die Seiten mit beschreibenden Metadaten versehen werden, diese sollten gemeinsam mit dem Link zum Volltext versteckt im maschinenlesbaren HTML- < head > der Seite hinterlegt werden. Je vollständiger die Meta-Tags, desto verlässlicher kann die Suchmaschine verschiedene Quellen zusammenführen. Auch Volltexte bis zu einer Größe von 5 MB können so in den Index aufgenommen und über Google Scholar gefunden werden (Rajski, 2018).

Die Deutsche Initiative für Netzwerkinformation e.V. (DINI) hat sich zum Ziel gesetzt Informations- und Kommunikationsdienstleistungen an wissenschaftlichen Institutionen zu verbessern. Dieses Ziel soll u.a. durch eine Weiterentwicklung der institutionellen Informationsinfrastrukturen erreicht werden. 

In diesem Zusammenhang unterstützt DINI den Aufbau von Repositorien. Durch weltweit zugängliche und längerfristig gesicherte Publikationen soll wissenschaftliche Kommunikation national wie international qualitativ verbessert werden. In diesem Rahmen entstand das DINI-Zertifikat zur Qualitätssicherung von Open-Access-Repositorien und -Publikationsdiensten. Es verfolgt hinsichtlich Repositorien drei Hauptziele (Müller & Scholze, 2012):

  • Es beschreibt die an Repositorien gerichteten Anforderungen detailliert: Repositorien werden als Dienstleistungen des wissenschaftlichen Publizierens verstanden. Diese Dienstleistungen bestehen aus folgenden Komponenten: Technik, Personal, Organisation und Prozesse.
  • Es zeigt auf, wie sich Repositorien technisch und organisatorisch weiterentwickeln können.
  • Es dokumentiert, ob Standards und Empfehlungen eingehalten werden. Diese Dokumentation ist für Repositoriennutzer*innen und -betreiber*innen einsehbar. Da das elektronische Publizieren ebenso wie die damit verbundenen Standards raschen Wandlungen unterliegen, wird das Zertifikat regelmäßig aktualisiert.

Dokumente können erheblich besser gesichtet und nachgewiesen werden, wenn sie in Repositorien abgelegt werden, die bestimmten Vorgaben entsprechen. 

Diese gehen auf das 2009 gestartete Projekt OpenAIRE (Open Access Infrastructure for Research in Europe) zurück. In diesem Kontext wurden Metadaten-Elemente definiert, mit deren Hilfe Repositorien Dokumente auszeichnen können, um diese im Sinne des Prinzips der “enhanced publications” mit weiteren Materialien zu verknüpfen (Kaiser & McNeill, 2019). So können beispielsweise Verknüpfungen mit Forschungsdaten oder Projektförderinformationen vorgenommen werden. Auch Informationen über Wissenschaftler*innen können so eingebettet werden.

Verschiedene Softwarelösungen für Repositorien bieten inzwischen Schnittstellen zur Sicherstellung der OpenAIRE-Compliance. Falls beispielsweise ein lokales Repositorium die für DSpace oder EPrints notwendigen Metadaten-Schemata nicht nach OpenAIRE-Vorgaben erfüllt, kann die Verknüpfung mit weiteren Materialien manuell über das OpenAIRE-Portal erfolgen. Dieses Portal erlaubt dabei eine gezielte Suche nach Publikationen, Daten, Projekten oder Personen.

Es empfiehlt sich, Ihr Repositorium hier in das Directory of Open Access Repositories (OpenDOAR) eintragen zu lassen. In OpenDOAR finden Aggregatoren gezielt relevante Repositorien und werten die technischen Informationen für die Nachnutzung aus.

Auch die Confederation of Open Access Repositories (COAR) verfolgt das Ziel, Repositorien für Wissenschaftler*innen attraktiver zu machen. Dies soll erreicht werden, indem die Sichtbarkeit, Verbreitung und Verwertbarkeit wissenschaftlicher Materialien auf Open-Access-Repositorien mittels organisatorisch-technischer Absprachen erhöht werden (Rodrigues et al., 2017). Im Gegensatz zum DINI-Zertifikat findet dies auf internationaler Ebene statt.

Zentral ist dabei die Vernetzung der Repositorien mit der bestehenden Infrastruktur (Rodrigues et al., 2017). Überdies sind der Austausch unter Repositorienbetreiber*innen sowie die Entwicklung von Modellen und Strategien der Content-Gewinnung von großer Bedeutung (Rodrigues et al., 2017).

Praxistipp

Im COAR Community Framework for Best Practices in Repositories finden sich praktische Tipps und Hinweise für Repositorienbetreiber*innen.

Literatur

Weiterführende Literatur