Zeitschriften transformieren

Intro

Zeitschriften transformieren

Das erfahren Sie in diesem Artikel

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Die Umwandlung von Subskriptionszeitschriften in Open-Access-Zeitschriften hat viele Vorteile, u. a. erhöhte Sichtbarkeit und Auffindbarkeit.

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Vor der Transformation müssen Rahmenbedingungen geklärt und Anforderungen analysiert werden.

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Es gibt verschiedene Finanzierungsmodelle für Open-Access-Zeitschriften.

Journal Flipping

„Die Sichtbarkeit hat sich stark erhöht, für Leser wie auch für potenzielle Autoren. Wir haben heute viel mehr Einreichungen als früher.“ (Dreher, 2021). Vorteile wie diese führen dazu, dass immer mehr Zeitschriften erfolgreich zu einem Open-Access-Modell wechseln (Open Access Directory, 2021). Der Prozess der Umwandlung traditioneller Subskriptionszeitschriften in Open-Access-Zeitschriften wird auch „Journal Flipping” genannt.

Im Rahmen einer solchen Transformation einer Zeitschrift zu Open Access müssen diverse Rahmenbedingungen wie z. B. deren Konzept, Policy und technische Realisierung neu gedacht werden (Solomon et al., 2016). Auch redaktionelle Workflows müssen häufig umgestellt werden, vor allem, falls der angestammte Verlag verlassen wird. In jedem Fall bedarf das Flipping eines Journals eingehender Vorbereitungs- und Planungsmaßnahmen. Mehrere Studien berichten von mindestens einem Jahr als durchschnittlicher Dauer der Transformation (Dreher, 2021; Solomon et al., 2016). Um diesen Prozess genauer zu skizzieren, geht der folgende Artikel auf wichtige Punkte ein, die bei der Transformation einer Zeitschrift bedacht werden sollten. Grundlegende Handlungsempfehlungen wurden aus van Edig & Rücknagel (2022) entnommen.

 

Es sprechen einige Punkte dafür, über ein Journal Flipping nachzudenken: Neben persönlichen, ideellen Affinitäten zu Open Access bestehen eine steigende Nachfrage nach Open-Access-Publikationsoptionen von Seiten der Wissenschaft (Open Access Monitor, 2022) sowie politische Forderungen durch Forschungsförderer wie beispielsweise Horizon Europe und Plan S. Studien zu transformierten Journals zeigen höhere Besucherzahlen (Wenaas, 2021), gleichbleibende Akzeptanz und Impact (Mallett et al., 2021) sowie ein steigendes Publikationsaufkommen (Momeni et al., 2021).

Rahmenbedingungen

Wenn Sie darüber nachdenken, eine Zeitschrift zu Open Access zu transformieren, sollten Sie zunächst die Rahmenbedingungen abklären (Edig & Rücknagel, 2022). Die Transformation kann über zwei Wege erreicht werden: Durch das Journal Flipping wird eine bestehende Zeitschrift in ein Open-Access-Modell umgewandelt und behält den Namen und all ihre Metriken. Auch eine Neugründung ist möglich, bei der die involvierten Personen (in erster Linie das Editorial Board) von einer existierenden Subskriptionszeitschrift zu einem neuen Journal wechseln. Ein bekanntes Beispiel dafür ist die Zeitschrift Glossa (Gutknecht, 2015). Was bei der Gründung einer neuen Zeitschrift zu beachten ist und welche Herausforderungen dabei bestehen, finden Sie im Text Zeitschriften herausgeben.

Ob Sie eine Zeitschrift auf Open Access umstellen können, hängt von der Zustimmung aller am Publikationsprozess Beteiligten ab. Wenn Sie mit einem externen Verlagspartner zusammenarbeiten, müssen Sie ihm die Idee vorstellen. Wenn der Verlag nicht an einer Umstellung auf ein Open-Access-Modell interessiert ist, können Sie je nach Verlagsvertrag eine Open-Access-Umstellung allein oder mit Hilfe eines neuen Partners angehen. Folgende Fragen können Sie dabei leiten:

  • Wer hat die Rechte an der Zeitschrift?
  • Wer erhält Einnahmen aus der Zeitschrift und welche Aktivitäten werden daraus noch finanziert?
  • Unterstützen die Mitglieder des Editorial Boards ein Flipping bzw. gibt es genug Mitstreiter*innen für eine Neugründung?
  • Wie vertraut ist die Fachcommunity mit Open Access?

Viele Großverlage verlangen von Organisationen, dass sie im Verlagsvertrag alle Rechte an der Zeitschrift auf den Verlag übertragen. Dies beinhaltet auch den Namen der Zeitschrift. Auch bei Zeitschriften, die von einem Verlag gegründet wurden, behält sich dieser meist alle Rechte vor. Wenn Sie sich in dieser Situation befinden und der Verlag nicht zu einer Umstellung bereit ist, ist die Gründung einer neuen Zeitschrift wahrscheinlich die einzige Möglichkeit für eine Open-Access-Transformation.

 

Status quo ermitteln

Bevor Sie das Flipping einer Zeitschrift angehen, sollten Sie zunächst den aktuellen Stand der Zeitschrift prüfen. Dabei gilt es z. B. zu ermitteln, wer die Rechte am Namen der Zeitschrift hat. Dazu lohnt sich ein Blick auf vertragliche Dokumente oder die Website. Zudem sollten Sie sich mit dem Prozess des Flippings vertraut machen und beispielsweise Erfahrungsberichte von geflippten bzw. neu gegründeten Zeitschriften lesen. Dort lassen sich auch Informationen über mögliche Strategien zur Umstellung herausfinden, was das Festlegen einer eigenen Strategie vereinfacht. In jedem Fall sollten Sie einen möglichst genauen Zeitplan für die einzelnen Schritte entwickeln. Zudem sollten alle Kosten genau kalkuliert werden. Berücksichtigen Sie dabei auch die „versteckten" Kosten für die technischen Ressourcen und die für die Organisation verwendete Arbeitszeit.

Ab jetzt Open Access - Combinatorial Theory

„Man muss seine Prioritäten vorher sich selber klarmachen. Wir waren eine kleine Zeitschrift, die auf einer schönen Plattform schön erscheinen und eine große Erreichbarkeit haben wollte. Wie viel Aufwand möchte man bei Publikationen betreiben? Wenn man weniger Aufwand will, kann man auch zur Uni mit OJS gehen oder zum Repo, aber wenn man schöne Zeitschriften will, lohnt sich die Arbeit. Man muss sich klar sein, dass man sich von manchen Sachen verabschieden muss, wir zum Beispiel von Print.“ (Dreher, 2021).

Ziele festlegen

Setzen Sie sich von Anfang an klare Ziele:

  • Was sind Ihre Wunschvorstellungen? 
  • Wie sieht ein ideales Preis-Leistungsverhältnis aus?
  • Soll die Umstellung mit einem Verlag oder im Eigenbetrieb geschehen?

Zudem bietet sich eine Anforderungsanalyse an. Dabei kann festgehalten werden, welche Prozesse, Tools und Lösungen bei der bestehenden Zeitschrift gut und unverzichtbar sind und welche im Zuge der Umstellung optimiert werden können. Holen Sie am besten mehrere Angebote ein, um zu prüfen, welcher Anbieter am besten zu Ihren Wünschen passt. Klären Sie auch, ob eine Transformation zu Open Access bei dem bisherigen Publikationsort (z. B. Verlag) umsetzbar und wünschenswert ist. Ist ein Verlag einem Flipping gegenüber aufgeschlossen, lohnt es sich, die Konditionen vor dem Hintergrund der Anforderungsanalyse zu prüfen. Streben Sie einen Wechsel des Publikationsortes an (z. B. Verlagswechsel oder Eigenbetrieb), sollte auch hier sichergestellt werden, dass alle Anforderungen wie gewünscht abgebildet werden können. Im Falle eines geplanten Eigenbetriebs ist es empfehlenswert, sich genau über die eigenen Ressourcen bewusst zu sein und Unterstützung von Serviceeinrichtungen einzuholen, wenn es um das Abschätzen Ihrer Möglichkeiten geht. Zudem ist zu beachten: 

  • Dieselbe ISSN kann nur genutzt werden, wenn der Titel gleich bleibt.
  • Identifier (ISSN, DOI) müssen ggf. „umgemeldet“ werden, wenn sich Verantwortlichkeiten bzw. der Verlag ändern.
  • Es muss sichergestellt werden, dass Nachweisdienste etc. nahtlos mit Metadaten weiter beliefert werden.
  • Wie wird mit den Einreichungen verfahren, die sich im Prozess befinden?

Kommunikation

Ein nicht zu unterschätzender Aspekt im Prozess des Flippings ist die Kommunikation mit allen Interessensgruppen. Das beinhaltet sowohl interne Beteiligte wie Mitglieder des Editorial Boards, des Verlags oder Reviewer als auch externe wie Abonnent*innen, Autor*innen und die Fachcommunity. Nach dem Aufkommen der Idee eines Flippings ist interne Überzeugungsarbeit gefragt. Hier ist laut Dreher (2021) die direkte persönliche Kommunikation eine erfolgversprechende Methode für das Ausräumen von Bedenken. Stellen Sie sich auch auf mögliche Verhandlungen mit dem bisherigen Verlag ein. Universitäten und andere Beratungsstellen mit Open-Access-Erfahrung können hier unterstützend hinzugezogen werden. Transparenz im gesamten Prozess sowie die Kommunikation der Beweggründe ist wesentlich für die Akzeptanz und das Gelingen der Umstellung (Dreher, 2021). 

Es ist überdies ratsam, eine Marketingstrategie für das erste Jahr der Transformation zu planen. Es kann hilfreich sein, Autor*innen, Leser*innen und andere Beteiligte über eine Umfrage zu ihrer Meinung hinsichtlich der Transformation zu befragen. So können Sie nicht nur etwaige Bedenken herausfinden und darauf eingehen, sondern eventuell auch Schwachstellen in Ihrer Planung finden. Auch nach dem Transformationsprozess lohnt sich eine gute Kommunikationsstrategie, um die Reichweite sowie das Ansehen Ihrer Publikationen zu erhöhen und mehr Leser*innen und Einreichungen zu gewinnen.

 

From now on Open Access - Glossa: a journal of general linguistics.

Finanzierungsmodelle

Das Journal Flipping verlangt vor allem die Umstellung auf ein neues Geschäftsmodell. Zur Finanzierung von Open-Access-Zeitschriften gibt es verschiedene Modelle. Detaillierte Informationen darüber bietet die Seite Geschäftsmodelle für Zeitschriften. Beispiele sind: 

  • Institutionelle Finanzierung
  • Konsortiale Finanzierung
  • Subscribe to Open
  • Spenden oder Drittmittel
  • APC-basiertes Modell

Bei der Auswahl des Finanzierungsmodells müssen alle Kosten erfasst und ein kleiner Puffer eingeplant werden. Wägen Sie die Vor- und Nachteile der verschiedenen Modelle ab. Beispielsweise können APCs für manche Disziplinen schwierig sein, in denen es den Autor*innen  an Finanzmitteln fehlt – und sie verursachen in der Regel zusätzlichen Verwaltungsaufwand für Autor*innen,  Zeitschriften und Bibliotheken. Zudem sollten Sie abschätzen, welche Auswirkungen die Transformation auf Anzahl von Einreichungen und Leser*innen, aber auch auf die Auffindbarkeit haben könnte. Sie sollten also nicht nur wissen, ob Sie hinreichende finanzielle und personelle Mittel für die gegenwärtige Menge an Artikeln haben, sondern auch, ob Sie dazu imstande sind, eine steigende oder sinkende Anzahl an Einreichungen und Veröffentlichungen zu bewältigen.

Wenn es darum geht, die Veröffentlichungskosten zu senken, ist der Verzicht auf gedruckte Ausgaben eine der am leichtesten zu realisierenden Möglichkeiten. Dies kann auch in der Chance münden, bessere digitale Veröffentlichungsformate einzuführen. Beispielsweise könnten die Beiträge in HTML, XML oder anderen maschinenlesbaren Formaten bereitgestellt sowie eine fortlaufende, unmittelbare Online-Veröffentlichung der Artikel etabliert werden.

In Drehers Studie (2021) zu Open-Access-Transformationserfahrungen von Zeitschriftenherausgeber*innen empfehlen mehrere Herausgeber*innen eine mutige Haltung gegenüber Neuerungen. Bedenken, die Zeitschrift erhalten zu müssen, wie sie war, stellten sich als unbegründet heraus: 

 „Weniger ängstlich sein, was die Konsequenzen sein könnten. Es kann wie eine harte Entscheidung erscheinen und wir haben uns Sorgen gemacht um die Laienleser mit der Print-Version. Aber die Dinge laufen weiter, entwickeln sich und alles hat sich als gut erwiesen.“ (Dreher, 2021).

 

Ab jetzt Open Access - Fossil Record

Prozesse überarbeiten

Die Umstellung einer Zeitschrift bietet die Chance, bisherige Prozesse zu hinterfragen und zu verbessern. Auf Grundlage der anfangs erstellten Anforderungsanalyse kann geprüft werden, welche neuen Lösungen, Anbieter und Tools in Frage kommen können. Hier können von der Policy der Zeitschrift über den Review- und Veröffentlichungsprozess bis hin zum Layout, der Website und den Metadaten einzelner Artikel sämtliche Aspekte unter die Lupe genommen werden. Möglichst umfangreiche Metadaten aufzubereiten und bereitzustellen kann sich nicht nur für die Suchmaschinenoptimierung lohnen, sondern verbessert insgesamt die Auffindbarkeit und Nachweisbarkeit der Artikel. Die wichtigsten Kontextinformationen sind: 

  • Titel
  • Abstract
  • Quellenangaben
  • Identifier für Autor*innen (z. B. ORCID iD), Einrichtungen (z. B. ROR), Förderinstitutionen (z. B. Fördernummer), Identifier zu verwandten Ressourcen (z. B. DOI des zugehörigen Datensatzes)

Wenn Sie eine Aufnahme in andere Verzeichnisse planen, beachten Sie auch deren Vorgaben, sowie die Metadatenschemata zur DOI-Registrierung z. B. von Crossref und DataCite.

Lizenz wählen

Open-Access-Zeitschriften beinhalten ausschließlich Artikel, „die unmittelbar mit Erscheinen der Zeitschrift kostenlos und ohne Einschränkungen weltweit zu­gänglich und nachnutzbar sind.” (siehe Artikel zu Open-Access-Zeitschriften). Damit einher geht die Vergabe einer entsprechenden Lizenz, idealer Weise einer Creative-Commons-Lizenz, um deutlich zu kennzeichnen, welche Rechte bei der Nutzung der Open-Access-Publikation gelten. Zu empfehlen ist die jeweils aktuelle Creative Commons Attribution / Namensnennung (CC BY) Lizenz (siehe Artikel Zeitschriften herausgeben sowie Redhead, 2012).

Vorteile von CC BY:

  • möglichst offene Nachnutzung
  • konform mit Plan-S-Kriterien
  • Andere Lizenzvarianten können mögliche negative Auswirkungen haben (z. B. CC BY-NC).

Die Angaben zur Lizenz sollten transparent gemacht werden und in den Metadaten der einzelnen Artikel, auf der Landing Page sowie im Dokument selbst zu finden sein.

 

Wichtige Grundlagen

Für einen erfolgreichen Open-Access-Betrieb empfiehlt es sich, einige grundlegende Vorkehrungen zu treffen. Es gibt internationale Organisationen, die sich für hohe Standards im Open-Access-Publizieren einsetzen und ihre Unterstützung anbieten. Eine Mitgliedschaft z. B. in OASPA kann demnach von Vorteil für Ihre Open-Access-Zeitschrift sein. Zudem ist es hilfreich für die Reichweite, eine Indexierung in Verzeichnissen, wie z. B. im Directory of Open Access Journals (DOAJ) anzustreben, auch wenn dies ein zeitintensiver Prozess ist. Darüber hinaus geben die Standards und Vorgaben von Plan S, OASPA und DOAJ eine Orientierung für die Policy von Open-Access-Zeitschriften.

Alte Ausgaben

Zusätzlich sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie mit alten Ausgaben der Zeitschrift umgehen. Dürfen und möchten Sie diese (ggf. retrodigitalisiert oder mit einer Embargofrist) im Open Access zur Verfügung stellen? Falls Sie sich dafür entscheiden und es rechtlich möglich ist, ziehen Sie in Erwägung, die Autor*innen zu kontaktieren und sich ggf. rechtliche Unterstützung zu holen. Bei einem Wechsel des Publikationsortes sollten Sie darauf achten, ob und wie bereits publizierte Inhalte mit umziehen können.

Es gibt immer Artikel, die sich zum Zeitpunkt des Flippings im Publikationsprozess befinden. Eine offene Kommunikation mit den betroffenen Autor*innen, auch über lizenzrechtliche Rahmenbedingungen, ist unabdingbar. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass die Dokumente und Metadaten bei einem Umzug in ein neues System lückenlos übertragen werden. Ebenfalls ist denkbar, für einen gewissen Zeitraum zu einer gemischten Publikationsform anstelle einer sofortigen Trennung zwischen Closed und Open Access überzugehen. Diese kurzfristige Mischform sollte im Finanzierungsplan berücksichtigt und alle Beteiligten sollten transparent darüber informiert werden. Falls Sie eine Mischform vermeiden wollen, muss dies im Veröffentlichungsprozess rechtzeitig eingeplant werden.

 

Fazit

Wichtig ist: Die konkrete Umsetzung einer Transformation von Subskriptionszeitschriften hängt stark vom Einzelfall und den gegebenen Bedingungen ab. Es ist daher in jedem Fall empfehlenswert, sich Unterstützung von Expert*innen zu suchen. Die in der Fair Open Access Alliance (FOAA) zusammengeschlossenen Wissenschaftler*innen und Bibliothekar*innen unterstützen u. a. Herausgeber*innen, die an einer Transformation zu Open Access interessiert sind. Auch eine Beratung in wissenschaftlichen Bibliotheken bei deren Open-Access-Beauftragten sollte in Anspruch genommen werden.

Falls die Anzahl zu klärender Fragen Sie verunsichern, vergegenwärtigen Sie sich, dass Sie im Prozess der Transformation nicht allein sind, sondern auf Unterstützung von außen zugreifen können. Gut geplantes Journal Flipping lohnt sich und führt zum Erfolg. Dies beweisen neuere Beispiele wie Quantitative Science Studies; diese Zeitschrift wurde im Jahr 2019 erfolgreich geflippt (Tullney, 2019).

Weitere Beispiele erfolgreich geflippter Zeitschriften sind im Open Access Directory (2021) aufgelistet.

Literatur

Weiterführende Literatur

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