Rechnungen für Publikationskosten abteilungsübergreifend kennzeichnen und erfassen

Der Online-Workshop findet am 29.05.2024 von 9 bis 12 Uhr statt. Er ist Teil der Veranstaltungsreihe "Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen", die im Rahmen des BMBF-geförderten Projekts open-access.network von der UB der Universität Bielefeld und dem Helmholtz Open Science Office durchgeführt wird.

Abstract

In Wissenschaftseinrichtungen werden Rechnungen über Publikationskosten in verschiedenen Abteilungen bearbeitet. Grundvoraussetzung für den Aufbau eines Informationsbudgets ist, dass alle Kosten im Kontext wissenschaftlicher Veröffentlichungen klar erfasst und zugeordnet werden.

Wie gelingt eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit unter dem gemeinsamen Ziel, die Publikationskosten für die gesamte Einrichtung zu erfassen, zu steuern und schließlich zu budgetieren? Mit diesem Workshop richten wir uns insbesondere an Kolleg*innen-Tandems aus Bibliotheken und Rechnungs- bzw. Finanzabteilungen. Denn nur mit einer gemeinsamen Perspektive lassen sich die wichtigen Fragen für die erfolgreiche Implementierung eines Informationsbudgets klären. Deshalb: Kommen Sie gemeinsam mit einem Finanz- oder Bibliotheksmenschen Ihrer Einrichtung, um sich auszutauschen und voneinander zu lernen!

Im ersten Vortrag geht es um die Frage, welche Informationen zum Thema Publikationskosten die Leitungsebene und relevante Bereiche der Verwaltung benötigen. Melanie Stummvoll und Christian Kaier präsentieren Informationsmaterialien und Musterworkflows sowie Empfehlungen zur Erfassung und Bearbeitung von Publikationskosten, die im Projekt Austrian Transition to Open Access Two (AT2OA2) erarbeitet wurden. Ergänzend berichten die Referent*innen über erste Erfahrungen und eine aktuelle Umfrage zum Thema Publikationskostenmonitoring an österreichischen Forschungseinrichtungen.

Im Mittelpunkt der beiden anschließenden Vorträge steht ein Praxisbeispiel aus dem Deutschen GeoForschungsZentrum Potsdam. Zuerst demonstrieren Diana Otto und Luise Ott die Workflows der Rechnungsbearbeitung in der Bibliothek. Anschließend ergänzt Christina Braunwarth aus der Finanzabteilung, wie SAP-Reports im Controlling von Publikationskosten eingesetzt werden können. Die drei Referentinnen haben sich für diese Vorträge erstmals zusammengetan und erkunden nun als Bibliotheks- und Finanzabteilungs-Tandem neue Wege des Austauschs und der Zusammenarbeit.

Und wie lassen sich all die Daten sinnvoll erfassen und zusammenbringen? Carsten Elsner und Christian Knoop von der TU Braunschweig stellen das Workflow-Tool CODA (Customizable Open Access Database Application) vor. Die browserbasierte Open-Source-Software bietet eine niedrigschwellige Lösung für Erfassung, Bearbeitung und Reporting publikationsbezogener Daten. Die Nutzung ist frei, die Funktion an den Bedarfen der Community orientiert und sie soll kollaborativ weiterentwickelt werden.

Die Teilnahme am Workshop ist kostenfrei. Wir bitten um verbindliche Anmeldung – gerne im Tandem mit Kolleg*innen aus Bibliothek bzw. Finanzabteilung – über das Registrierungsformular auf open-access.network bis zum 27.05.2024.

Programm

Zeit Titel Sprecher*in  
9:00 Begrüßung und Einführung Katja Dammann (Universität Bielefeld / open-access.network)  
MODERATION: Paul Schultze-Motel (Helmholtz-Gemeinschaft / open-access.network)  
9:10 Erhebung und Analyse von Publikationskosten – Empfehlungen zur bereichsübergreifenden Zusammenarbeit Melanie Stummvoll (Universität Wien) & Christian Kaier (Universität Graz)  
9:40 Workflows zur Rechnungsbearbeitung für Publikationskosten am Deutschen GeoForschungsZentrum (GFZ) Diana Otto & Luise Ott (Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ)  
10:10 Pause    
10:20 Einsatz von SAP zum Reporting und Controlling von Publikationskosten Christina Braunwarth (Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ)  
10:50 CODA – ein Tool zur Verarbeitung von Antrags- und Kostendaten Carsten Elsner & Christian Knoop (TU Braunschweig)  
11:20 Auswertung und Abschlussdiskussion MODERATION: Katja Dammann & Paul Schultze-Motel  
12:00 Ende    

 

Eine Anmeldung für den Workshop ist nicht mehr möglich.