Der Workshop „Fachliche Repositorien zwischen technisch-organisatorischer Professionalisierung und Vernetzung mit ihren Forschungscommunities“ wurde auf Initiative von Teilnehmenden der digitalen Fokusgruppe „Fachrepositorien“, die sich im Mai 2022 konstituierte, konzipiert. Bei den etwa alle zwei Monate stattfindenden virtuellen Treffen kommen Betreiber*innen von Fachrepositorien zusammen, um sich über aktuelle Entwicklungen auszutauschen, sich gegenseitig zu unterstützen und gemeinsame Vorhaben zu planen. Bei einem dieser Treffen entstand nach dem Call for Paper zu den Open Access Tagen 2024 die Idee, einen Workshop einzureichen. Dieser sollte auf der Grundlage von Erkenntnissen aus neueren Studien wie dem COAR Repository Survey (Shearer et al., 2023) und der Allianz-Studie zu Open-Access-Infrastrukturen (Biela et al., 2024) einen Gesprächs- und Diskussionsraum für den Austausch zu Best Practices für die Weiterentwicklung von fachlichen (und institutionellen) Repositorien schaffen. Zu diesem Zweck sollten mehrere thematische Arbeitsgruppen gebildet werden. Die Themenpalette reichte von der „Vernetzung mit der disziplinären Forschungscommunity“ über „Hosting und Software“ sowie „Governancefragen“ bis hin zu „Metadaten und Workflows“. Die Auswahl der Themen für die Arbeit in verteilten Arbeitsgruppen erfolgte zu Beginn des Workshops durch die insgesamt 16 Teilnehmenden selbst. Per Mentimeter-Abstimmung wurden die drei beliebtesten Themen ermittelt und im Anschluss daran Kleinarbeitsgruppen gebildet, die jeweils von zwei Moderator*innen begleitet wurden. Methodisch-didaktisch wurden Pinnwände und Moderationskarten genutzt, die thematisch geclustert und per Fotodokumentation gesichert wurden. Die wichtigsten Ergebnisse aus den drei Arbeitsgruppen werden in diesem Blogbeitrag zusammengefasst. Zu Beginn werden zentrale Ergebnisse aus dem BMBF-geförderten Projekt „PRO OAR DE inkl. COAR Repository Survey“ (Marcel Wrzesinski) und der „Allianz-Studie zu Open-Access-Infrastrukturen“ (Olaf Siegert) dargestellt.

Marcel Wrzesinski stellte zu Beginn seines Vortrags das Projekt „Professionalisierung der Open-Access-Repositorien-Infrastruktur in Deutschland (Pro OAR DE)“ am Lehrstuhl Information Management des Instituts für Bibliotheks- und Informationswissenschaft an der HU Berlin vor. Das Projekt hat den Anspruch, Repositorien kollaborativ zu erforschen und zu fördern. Im Rahmen einer Interview-Studie und einer Systematic Scoping Review werden zentrale Herausforderungen für Repositorien in Deutschland identifiziert. In den anschließenden Vernetzungsforen und durch praxisnahe Handreichungen soll den Herausforderungen begegnet werden. Die ersten Projektergebnisse hierzu werden derzeit veröffentlicht.

Um die gegenwärtigen Herausforderungen und Weiterentwicklungschancen für Repositorien zu verstehen, ist die Studie „Current State and Future Directions for Open Repositories in Europe“ (Shearer et al., 2023) von großer Bedeutung. Im Vortrag wurde auf die Rahmenbedingungen der Studie eingegangen. Als zentrale Herausforderungen wurden benannt:

• Nachhaltiges Betreiben einer aktuellen, bedarfsgerechten und funktionalen Softwareplattform für Repositorien
• Anwendung von konsistenten und umfassenden „Good Practice“ für Metadaten, Archivierung und Nutzungsstatistiken
• Sichtbarkeit für Repositorien und deren Services innerhalb des wissenschaftlichen Ökosystems

An diesen Herausforderungen zeigt sich, dass die weitere Professionalisierung und Entwicklung von Repositorien eine komplexe Gemengelage darstellen. Daran anschließend benannte Marcel Wrzesinski drei zentrale Aktionsfelder, um die Transformation von Repositorien hin zu innovativen Informationsinfrastrukturen mit breitem Aufgabenspektrum zu begleiten:

• Kommunikation: Mehrwerte und Relevanz von Repositorien transdisziplinär hervorheben
• Aufbauarbeit: Identifikation und Verbreitung von Better Practices für die Repositorienarbeit
• Vernetzung: Aufbau und Weiterentwicklung von Netzwerken zum Austausch und zur Qualitätssteigerung

Der Vortrag von Olaf Siegert beschäftigte sich mit der Allianz-Studie zu Open-Access-Infrastrukturen (Biela et al., 2024), die im Mai 2024 veröffentlicht wurde. Die Studie ist Teil der Open-Access-Strategie der Allianz der Wissenschaftsorganisationen und unternimmt erstmals eine Kartierung von Open-Access-Diensten und -infrastrukturen in öffentlich-rechtlicher Trägerschaft in Deutschland. Wichtiger Teil der untersuchten Dienste waren dabei auch fachliche Repositorien. Die Studie kommt zu folgenden Ergebnissen:

• Die OA-Infrastrukturlandschaft ist sehr vielfältig und dezentral.
• Die meisten Dienste werden nur mit wenigen Personen betreut und haben ein Gesamtbudget pro Jahr von deutlich unter 500.000 Euro.
• Die Betreuung und Finanzierung der Dienste erfolgt meist komplett über die Hosting-Einrichtung.
• Das Nutzungsverhalten ist je nach Fach sehr unterschiedlich, nationale nicht-kommerzielle Dienste gibt es v.a. in den Geistes- und Sozialwissenschaften.
• Forschende haben oftmals zu wenig Überblick über die für sie relevanten Services bzw. bevorzugen reputationsfördernden Infrastrukturen.
• Die Budgets der Infrastrukturen reichen in der Regel nur für den Basisbetrieb, nicht aber für eine nachhaltige Weiterentwicklung.

Die Allianz empfiehlt vor diesem Hintergrund:

• Infrastrukturen müssen hochprofessionell betrieben und genutzt werden können. Die nötige Finanzierung sollte nicht nur den Basisbetrieb aufrechterhalten, sondern auch Investitionen ermöglichen.
• Dazu ist eine dauerhafte Finanzierung abseits der Hosting-Einrichtung notwendig – etwa in Form von Ko-Finanzierungs- oder Mitgliedschaftsmodellen (vgl. arXiv oder SCOSS). Die aktuelle Entwicklung von Bibliotheken hin zu Informationsbudgets erleichtert ihnen die Unterstützung solcher Ko-Finanzierungsmodelle.
• Die Infrastrukturen müssen ihre Marketinganstrengungen deutlich ausbauen und sich stärker mit den Forschenden vernetzen. Dazu bedarf es disziplinspezifischer Ansätze.
• Flankierend ist in vielen Fächern eine Änderung der Bewertungspraxis von Publikationen notwendig (vgl. DORA / CoARA).

In der Arbeitsgruppe „Metadaten und Nutzer*innenzentrierte Workflows“ kristallisierten sich die Themenkomplexe Plattform und Persistent Identifier (PID) als wesentliche Diskussionspunkte heraus. Andere workflow-relevante Themenbereiche wie Erschließung, Automatisierung oder Dublettenkontrolle wurden zwar behandelt, spielten aber gegenüber den anderen eine untergeordnete Rolle. Bei den Plattformen wurden insbesondere veraltete Software sowie die Gestaltung der Interoperabilität als Herausforderung wahrgenommen. Als intensivster Diskussionspunkt erwiesen sich die PIDs, die v.a. im Kontext der Vernetzung und Semantisierung genutzt werden. Allen voran nahm ORCID eine zentrale Position ein, zugleich wurde aber dessen teilweise zu geringe Verbreitung als Problem identifiziert.

In der Arbeitsgruppe zu „Hosting-, Software- und Technikfragen“ bestätigte sich ein Kernergebnis der Allianz-Studie, nämlich die Heterogenität der Open-Access-Infrastrukturlandschaft, auf der u. a. auch die Fachrepositorien in Deutschland basieren. Neben DSpace als der wahrscheinlich verbreitetsten Software mit internationaler Entwickler- und Anwendercommunity sowie kommerziellen Support-Anbietern berichteten die Teilnehmenden vom Betrieb von Fedora Repository sowie den deutschen Entwicklungen OPUS, MyCore und Kitodo.Publication bzw. Kitodo.Presentation (mittels TYPO3). Unterstrichen wurde das Bild der Vielfältigkeit in den Berichten dadurch, dass die Systeme teilweise stark an die individuellen Bedarfe angepasst wurden/werden und für unterschiedliche Anwendungszwecke genutzt werden, also neben dem Betrieb von Fachrepositorien z. B. auch für institutionelle oder Sammlungsrepositorien (Multi-Mandantenbetrieb).
Im Gespräch stellte sich gleichwohl bei allen infrastrukturellen Divergenzen heraus, dass alle Teilnehmenden gleichermaßen aktiv an der Weiterentwicklung ihrer Systeme arbeiten. Als zentrale Aspekte kamen hierbei zum einen die Interoperabilität zum besseren Daten-Im- und -export (Schnittstellen, PIDs, Open Source), zum anderen die Standardisierung zur einfacheren Umsetzung von Neuerungen bzw. zur Reduzierung des technischen Pflegeaufwandes zur Sprache.
Hintergründe dessen sind Ähnlichkeiten auch bei den Herausforderungen. Neben den kürzer werdenden Support-Zeiträumen (z. B. PHP, TYPO3) und Schwierigkeiten bei Updates durch System-Individualisierungen (‚verwilderter‘ Code) gibt es allenthalben strukturell-organisatorische Problemstellen: komplizierte Rekrutierung von Fachpersonal, generell geringe Personalressourcen, Unter- und/oder zeitlich befristete Finanzierung. Das erschwert die übergreifend als dringend angesehene Neuausrichtung der Infrastruktur – die Weiterentwicklung im Sinne der Next Generation Repositories-Initiative von COAR und mit Blick auf die rasante Entfaltung der KI-Technologien.

Die „Vernetzung mit der Fachcommunity“ des jeweiligen Fachrepositoriums stellt sich unterschiedlich dar – es bestehen langjährige, meist etablierte Fachrepositorien sowie neu gegründete, die sich in der Community, aber auch an ihrer Hosting-Institution, ihre Position und ihr Renommee erst erarbeiten müssen. Durch die karrierebedingten Wechsel an den Wissenschaftseinrichtungen empfinden einige Betreiber*innen die Kommunikation der Dienstleistungen und Workflows als Marathon bzw. Sisyphusarbeit. Der thematische Schwerpunkt der Arbeitsgruppe lag daher nicht auf der Beschreibung des IST-Zustandes, sondern auf dem SOLL und den Herausforderungen auf dem Weg dorthin. Es wurde diskutiert, welche Beratungsleistungen erbracht und welche Open-Access-Infrastrukturen den Communities bekannt sein sollten. Dabei sollte beachtet werden, welche Kommunikationskanäle zu welchem Zweck genutzt werden könnten: fach-, einrichtungs- oder personenfokussierte Kanäle? Ein Fazit: Bei der personenfokussierten Kommunikation muss beachtet werden, auf welcher Karrierestufe die Forschenden stehen und welche (Un-)Kenntnisse diese über Open Access besitzen. Als wichtigste Voraussetzungen wurden gesehen, die Kommunikation in die Gesamtdiskussion um die Digitalisierung der Forschung einzubetten sowie sich bei der Community für eine nachhaltige Finanzierung einzusetzen.

Das Workshop-Team der Fokusgruppe Fachrepositorien zieht ein sehr positives Fazit. Der fachliche Austausch in den drei Arbeitsgruppen war sehr lebendig und fruchtbar. Trotz der teilweise sehr unterschiedlichen fachlichen Ausrichtung, Größe und institutionellen Anbindung der Repositorien konnten viele Gemeinsamkeiten identifiziert werden. Zudem bestätigten sich die in der Allianz-Studie festgestellten Ergebnisse auch als die zentralen Herausforderungen, die in den Kleingruppen thematisiert wurden. 

Darüber hinaus konnten im Workshop sicherlich einige neue Kontakte geknüpft werden, die idealerweise dabei helfen, die anstehenden kleineren und größeren Herausforderungen der Zukunft durch einen noch stärkeren Austausch, gegenseitige Unterstützung und vielleicht sogar gemeinsame Projekte besser bewältigen zu können.

• Shearer, K., Nakano Koga, S. M., Rodrigues, E., Manola, N., Pronk, M., & Proudman, V. (2023). Current State and Future Directions for Open Repositories in Europe. Zenodo. https://doi.org/10.5281/zenodo.10255559
• Biela, J., Stalla, M., Hohmann, L., & Holzer, A. C. (2024). Kartierung und Beschreibung der Open-Access-Dienste in Deutschland. Zenodo. https://doi.org/10.5281/zenodo.11121906