Die ersten Schritte zum Informationsbudget gemeinsam gehen

Die ersten Schritte zum Informationsbudget gemeinsam gehen

Vertreter*innen vier verschiedener Einrichtungen boten in einem Workshop Einblicke in die praktische Implementierung eines Informationsbudgets.

Über 230 Personen hatten sich angemeldet für den Workshop "Erste Schritte zum Informationsbudget: Publikationskosten erfassen und sichtbar machen", der am 07.02.2024 im Rahmen des BMBF-geförderten Projekts open-access.network von der UB der Universität Bielefeld und dem Helmholtz Open Science Office durchgeführt wurde. Sie hatten Gelegenheit, von vier geladenen Referent*innen aus erster Hand einrichtungsübergreifende Ansätze zur Ermittlung von Publikationskosten als Grundlage für die finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation kennenzulernen.

Transparentes Kostenreporting mit OpenAPC 

Als erste Referentin gab Julia Bartlewski von der Universität Bielefeld einen umfassenden Einblick in die Abfragemöglichkeiten und die Struktur von OpenAPC, einem Projekt, das sich der transparenten Berichterstattung über Kosten im Zusammenhang mit Open Access-Publikationen widmet.

Seit 2014 werden in OpenAPC Daten zu Publikationskosten erfasst und veröffentlicht. Dazu gehören Artikelbearbeitungsgebühren (APCs), Buchbearbeitungsgebühren (BPCs) und Transformationsverträge. Ziel ist es, maximale Kostentransparenz und Vergleichbarkeit zu schaffen und damit auch Kostenentwicklungen über die Zeit verfolgbar zu machen. Um den einzelnen Institutionen die Übermittlung ihrer Kostendaten zu erleichtern, wird ein hoher Grad an Automatisierung angestrebt. Daten können beispielsweise per E-Mail, Pull-Request, OAI-Harvesting oder per Meldung ans DFG-Förderprogramm „Open Access-Publikationskosten“ übermittelt werden. Geplant ist außerdem eine Erweiterung der Infrastruktur von OpenAPC unter Nutzung des openCost-Metadatenschemas um relevante Kostenpunkte wie sog. page oder color charges.

Im Projektblog wird eine automatisiert generierte Datenanalyse zu jeder Datenlieferung veröffentlicht. Der gesamte Workflow zur Erfassung der Kostendaten an der Universitätsbibliothek Bielefeld wurde von Julia Bartlewski an praktischen Beispielen veranschaulicht und anschließend diskutiert.

Abschließend gab es noch eine Demonstration anhand interaktiver Treemap-Diagramme, welche die gesammelten Daten visualisieren und verschiedene Möglichkeiten der Betrachtung und Filterung bieten.

Der lange Weg zur zentralen Rechnungsbearbeitung

Als zweiter Referent präsentierte Gernot Deinzer die Entwicklung und Implementierung eines zentralen Systems zur Erfassung von Publikationskosten an der Universität Regensburg.

Dabei ging er auf den zurückgelegten Weg ausgehend vom DFG-Programm „Open-Access-Publizieren“ im Jahr 2011 bis zur heutigen Situation mit einem zentralen System zur Bearbeitung von Publikationsgebühren ein. Dieser Weg sei lang und steinig gewesen, aber mittlerweile wolle niemand mehr zurück. Heute sind Autor*innen, Fakultäten und Lehrstühle verpflichtet, Publikationsrechnungen in der Rechnungsstelle der Universitätsbibliothek einzureichen, wo sie geprüft, erfasst und für die Rechnungsanweisung freigegeben wird. Neben der systematischen Erfassung von Publikationsgebühren, Erwerbs- und Lizenzierungskosten bringt dies eine Reihe weiterer Vorteile mit sich, wie die Möglichkeit, Metadaten einer Publikation mit der DOI zu verknüpfen und auf Knopfdruck auszuwerten. Außerdem erfolgt direkt eine Volltextaufnahme ins institutionelle Repositorium. Deinzer schloss mit einem Ausblick auf zukünftige Entwicklungen, einschließlich der Evaluierung von Publikationskosten und weiterer Verbesserungen im Workflow.

Das Publikum griff seine Ausführungen als Best Practice interessiert auf und es ergab sich eine sehr lebhafte Diskussion zu spezifischen Aspekten der Publikationskostenerfassung. Unter anderem ging es dabei um die Organisation von Literatur- und Lehrmittelbestellungen, personelle Aufwände, Einhaltung von Budgets, Umgang mit Transformationsverträgen sowie die Erfassung weiterer Kostenarten wie Druckkostenzuschüsse oder Artikelbeschaffungskosten (APCs).

Parallele Prozesse zusammenführen

Dritte Referentin war Viola Voß von der Universitäts- und Landesbibliothek Münster (ULB), wo der Prozess zur schrittweisen Etablierung eines Informationsbudgets begonnen hat. Schwerpunkt ihrer Ausführungen waren die Herausforderungen, die mit der Einführung eines Informationsbudgets verbunden sind. Sie konnte aber auch über erste Fortschritte berichten und über Hürden, die in Münster schon gemeistert wurden.

Die Ausgangslage ist aufgrund des dortigen zweischichtigen Systems kompliziert: Universität und Uniklinikum agieren in Münster als separate Körperschaften mit unterschiedlichen SAP-Systemen, Steuernummern und je eigenen Strukturen und Abteilungen. Statt Zentralmittel für Open-Access-Publikationen gibt es eine Kostenteilung mit den Fachbereichen, die für Publikationsfonds, Verlagsverträge und Transformationsverträge gilt. Die ULB, die am DFG-Förderprogramm beteiligt und 2022 zum Bibliotheksmanagementsystem Alma gewechselt ist, bereitet sich auf die Einführung eines Informationsbudgets z.B. über das Reporting für die DFG und durch die Mitarbeit in der Fokusgruppe Informationsbudget vor. Im Sommer 2023 wurde an der Universität eine neue Kostenstelle eingeführt, um Kosten für Open und Closed Access-Publikationen differenzieren zu können, am Uniklinikum wurde eine Kostenstelle speziell für Publikationen eingerichtet.

Durch diese Maßnahmen hat die Bibliothek nun einen ersten Überblick über die Kosten für Artikel, Bücher und Verlagsverträge; jedoch gestaltet sich die standardisierte Rechnungserfassung aufgrund technischer Einschränkungen und organisatorischer Rahmenbedingungen als herausfordernd. Auch die Integration verschiedener Systeme – z.B. die Anbindung von Alma an SAP – steht noch aus, aber die ULB ist zuversichtlich, dass sie auf einem guten Weg ist.

Die anschließende Diskussion drehte sich um Themen wie die Informationsweitergabe an die Fachbereiche, das Buchungsprozedere, die Rolle von Alma in der Verwaltung von Publikationskosten und die Integration des Metadatenschemas von openCost in das Forschungsinformationssystem.

Kostentransparenz auf allen Ebenen

Abschließend präsentierte Lisa-Marie Stein vom Deutschen Elektronen-Synchrotron (DESY) in Hamburg, den Workflow am DESY zur zentralen Erfassung und Nachnutzung von Kostendaten im institutionellen Repositorium. Das Ziel ist, Schritte in Richtung eines Informationsbudgets zu unternehmen und Kostentransparenz auf allen Ebenen zu schaffen, um eine nachhaltige Transformation zu ermöglichen.

Am DESY werden alle Publikationen frühzeitig im institutionellen Repositorium erfasst und im Verlauf um Informationen zur Genehmigung und Zahlungsabwicklung ergänzt. Das Publikationskostenmodul innerhalb des Repositoriums ermöglicht die Erfassung auf Artikelebene und eine gemeinsame Definition mit JOIN2. Auch Aspekte wie Datenharvesting, DFG-Monitoring oder die Erweiterung des EZB-Katalogs um Informationen zu Publikationen und Publikationskosten wurden thematisiert.

Lisa-Marie Stein betonte die Bedeutung der zentralen Erfassung von Kostendaten im Repositorium und beschreib die Herausforderungen, die mit diesem Prozess verbunden sind. Wichtig war insbesondere, dass openCost keine Datensammlung ist, sondern vielmehr ein definiertes Austauschformat, das an verschiedene Systeme angebunden werden kann.

In der Diskussion wurden Fragen zur Integration von Daten in SAP, zum Format der Daten und zur Zusammenarbeit mit Bibliothekssystemen und Anbietern von Repositorien erörtert.

Fazit: Nie das Ziel aus den Augen verlieren!

In der Abschlussrunde wurde noch einmal die Bandbreite der unterschiedlichen lokalen Ausgangslagen betont. Best Practices lassen sich häufig nicht ohne Weiteres übertragen, aber sie inspirieren zu neuen Ideen für die eigene Einrichtung. Dennoch seien Austauschformate wie dieser Workshop hierzu besonders wichtig, um voneinander zu lernen, beispielsweise, was die Argumentation für eine zentrale Rechnungsstelle angehe. Wichtig sei, dass man nie das Ziel der Transformation aus den Augen verliere: Ein aussagekräftiges Informationsbudget ist kein Selbstzweck, sondern essentiell für eine evidenzbasierte Mittelallokation – auch und gerade angesichts des zunehmenden Kosten- und Spardrucks an vielen Einrichtungen. Auch als Argument für Diamond Open Access und für die Diskussion über Kosten und Nutzen von Transformationsverträgen wie DEAL sind konkrete Zahlen von zentraler Bedeutung. Das große Interesse am Workshop und die positiven Evaluationen bestätigen, dass das Themenfeld für die Open-Access-Community wichtig ist und bleiben wird.

Alle Präsentationen des Workshops wurden bei Zenodo veröffentlicht und sind auf der Veranstaltungswebseite verlinkt.

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