Die Open-Access-Community war vom 10. – 12. September 2024 zu Gast in Köln, bei nicht ganz so schönem Wetter wie erhofft, aber die Regenschauer hielten sich in Grenzen, so dass niemand nass wurde … soweit bekannt.

Das Wetter sowie die gute Laune der Teilnehmer*innen an den Open-Access-Tagen (OAT) ist allerdings etwas, was man gar nicht (1. Fall) oder manchmal nur kaum (2. Fall) beeinflussen kann, sind wir doch weder in der Lage, die meteorologischen Einflüsse über Köln zu bestimmen, noch die individuellen Wünsche Einzelner zu erahnen.

Anders sieht es mit dem Tagungsprogramm, dem Tagungsort sowie dem Catering aus, so dass wir als Organisator*innen schon anderthalb Jahre vorher die Ärmel hochgekrempelt haben. Zunächst war da die Frage: Wer macht mit? Die war zum Glück schnell beantwortet. Zu den früheren Kooperationspartnern (die OAT fanden vor genau 10 Jahren schon einmal in Köln statt), dem Institut für Informationswissenschaft der TH Köln, ZB MED – Informationszentrum Lebenswissenschaften sowie Gesis – Leibniz-Institut für Sozialwissenschaften, gesellten sich die Universitäts- und Stadtbibliothek Köln (USB) und die Katholische Hochschule Nordrhein-Westfalen ebenfalls dazu. Unterstützt wurden wir als regionaler Partner von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG).

Als nächstes mussten wir uns bewerben, ein Prozess, den wir sehr ernst nahmen! Gewissenhaft haben wir die “Informationen für interessierte Ausrichter“ gelesen und zusammengestellt sowie ein kleines Filmchen über unsere Stadt und ihre Möglichkeiten gedreht. Die geforderte Raumkapazität für 300 Teilnehmende konnten wir mit dem Zubuchen der Aula an der TH Köln erreichen, also mussten frühzeitig die Daten der OAT 2024 in Köln festgelegt, als auch möglichst schnell die zum Veranstaltungszeitpunkt sehr begehrten Räume reserviert werden. Dass die 300 Teilnehmenden wohl zu knapp bemessen waren, zeigte sich bereits in Berlin, mit 450 Teilnehmenden bei den Open-Access-Tagen 2023. Da konnten wir aber schon nicht mehr nachjustieren, da die Universität zu Köln aufgrund von geplanten Baumaßnahmen keine größeren Räumlichkeiten verbindlich zur Verfügung stellen konnte und andere Räume an der TH Köln schon gebucht waren. Dennoch waren wir zunächst noch frohen Mutes… Berlin ist Berlin, aber würden sich auch alle nach Köln aufmachen wollen? Dass die Veranstaltung dann nach nur ein paar Tagen, quasi über das Wochenende, ausgebucht war, hat wohl alle überrascht und zeigt nur, wie hoch angesehen die Open-Access-Tage sind! Da galt es für uns nun dringend zu handeln und nach Streaming-Lösungen zu suchen.

Im Nachhinein sind viele mit dem aus der Not geborenen zusätzlichen Angebot überaus zufrieden, da die Vorträge aus zwei Veranstaltungsräumen im Live-Stream sowohl während der Tagung aus der Ferne miterlebt werden konnten, als auch jetzt im Nachgang über den YouTube Kanal von ZB MED sowie im AV Portal der TIB angesehen werden können.

Dann war da die Frage nach den Hotels. Noch während der Bewerbung wurde von den Heinzelmännchen unter uns abgefragt, ob es zu dem anvisierten Zeitraum eine Messe in Köln gab, die es unmöglich machen würde, dass alle Teilnehmenden ein Hotelzimmer zur Verfügung hätten. Die gleichzeitig stattfindende Personalermesse, von der wir erst erfuhren, als unsere Bewerbung bereits abgeschickt war und wir die Zusage zur Ausrichtung erhalten hatten, schien zunächst ein Problem, aber wir konnten durch die Reservierung von über 100 Hotelzimmern zumindest sicherstellen, dass ein großer Teil der Kolleg*innen eine Herberge finden konnte. Letztlich haben aber wohl nur Wenige von diesem Kontingent Gebrauch gemacht und sind auch so fündig geworden.

Was aber tun, wenn es Anfang September heiß ist und alle lieber draußen sind, als in vollen Räumen den Sessions zu folgen? Das Lernzentrum der TH hatte mit der TransferBar die Lösung an der Hand: Ein ausklappbarer Anhänger, der im Außenbereich das Streaming aus den Sälen ermöglichte und bei schönem Wetter dazu einladen konnte, auch die Vernetzung untereinander nach draußen zu verlagern. So konnte gleichzeitig auch das Laufpublikum angesprochen und das Interesse bei den Kolleg*innen und Studierenden der TH Köln für Open Access gefördert werden. Als weiteres Angebot bot sich die Möglichkeit, dass Studierende im Rahmen eines Seminars im Vorfeld ihr Wissen zu Open Access durch die Gestaltung eines Spieles selber austesten und festigen konnten. Die „Open Access Challenge“ bot auch für diejenigen, die sich noch nicht so gut kannten, die Möglichkeit bei einem Kölschen Wasser (nein, nicht das Parfum, sondern eine Limo), spielerisch in den Pausen neue Kontakte zu knüpfen.

Dies war auch beim ersten Mittagessen durch die Reservierung von Tischen in der Mensa für die Newbies möglich, was dankbar angenommen wurde. Manch eine Person fragte nach, ob sie sich dazusetzen dürfe, auch wenn sie schon zwei oder drei Mal bei den OAT gewesen sei – das war natürlich möglich!

Auch die beiden Abendveranstaltungen, das Social Event an der Uni Köln und das traditionelle Dinner im Restaurant „Wagenhalle“ boten viel Raum für Austausch und zum Netzwerken. Für diejenigen, die sich kurzfristig gegen eine Teilnahme an den Events entschlossen hatten, gab es eine Tauschbörse, so dass umgekehrt niemand trotz des begrenzten Angebots enttäuscht und alleine im Hotel bleiben musste.

Die Tauschbörse erwies sich auch für die Workshops als unverzichtbar, die trotz der sehr reichen Auswahl auch diesmal nur allzu bald ausgebucht waren. Werbung mussten wir für die Open-Access-Tage definitiv nicht mehr machen. Aber alle Zuhause-Gebliebenen sollten auch neben dem Streaming bestmöglich über das Geschehen während der OAT 24 informiert werden. So waren alle wichtigen Informationen jeweils auf der Webseite zu finden und während der Konferenz wurde fleißig über Mastodon getrötet.

Das A und O einer Konferenz ist natürlich das Catering  - wenn hier alles stimmt, sind alle schon mal von Natur aus froh gestimmt. Das war uns bewusst. Bei der Frage, ob Fleisch oder nicht, ließen wir aus pragmatischen Gründen erst gar keine Grabenkämpfe zwischen uns aufkommen. Da wir verhindern wollten, dass die Fleischessenden unter uns den Vegetarier*innen die leckeren Happen wegessen, haben wir uns gleich unisono bei den Social Events für die Varianten „vegan“ und „vegetarisch“ entschieden. Ansonsten waren wir aus Brandschutzgründen an die Mensa und die von ihr angebotenen Kaffeetheken gebunden. Auch wenn Mensa-Essen oft verrufen ist: Unsere hat schon oft die Präsidiumsfeiern ausgerichtet, da waren wir schon mal auf der sicheren Seite. Warum der für alle so notwendige Kaffee aber vor der letzten Keynote abgeräumt wurde, obwohl dies definitiv anders abgemacht und zugesagt worden war, wird auch für uns ein nicht mehr zu lösendes Rätsel bleiben.

So lässt sich die oft wiederkehrende Frage, die wir während der Tagung hörten: „Läuft wirklich alles so perfekt, oder gibt es im Hintergrund Störungen?“, dann doch noch mit „Ja, es gab Störungen“ beantworten. Aber bis auf diesen Fauxpas des Caterings bleibt unser Fazit: Bei dieser Tagung hat sich gezeigt, dass alle Orga-Partner*innen super zusammengearbeitet haben. Allen war es gleichsam wichtig, dass alles funktioniert und sich alle bei uns in Kölle wohlfühlen. Ja, es ist viel Arbeit so eine Tagung zu organisieren, aber es macht auch einfach sehr viel Spaß und Freude am Ende in so viele gut gelaunte und dankbare Gesichter zu blicken! Wo treffen wir uns 2026? Vielleicht bei Ihnen?

Arning, U., Dudek, S., Gebert, A., Halassy, K., & Schmitz, S. (2024). Open-Access-Tage 2024 an der TH Köln: Von dunklen Wolken, vermisstem Kaffee und ganz viel guter Laune. open-access.network. doi.org/10.64395/7e42z-25092.