Die Fokusgruppe plant konkrete Maßnahmen und organisiert deren Umsetzung. Deswegen ist eine aktive Teilnahme der einzelnen Mitglieder der Gruppe sehr wichtig. Unter anderem geht es um folgende Aspekte:

• Verständigung auf die Elemente von Informationsbudgets und die Standardisierung von deren Darstellung
• Zusammenfassung der notwendigen Handlungsschritte zur Einführung eines Informationsbudgets mit der Zielgruppe Bibliotheks- und Einrichtungsleitungen sowie Förderern
• Teilen von Best Practices
• Austausch und Zusammenarbeit mit weiteren Projekten, die das Thema Informationsbudget behandeln

Am 17. Februar 2023 fand das erste Auftakttreffen der Fokusgruppe Informationsbudget statt. 84 Teilnehmer*innen aus den verschiedenen Typen wissenschaftlicher Bibliotheken nahmen daran teil. Bei diesem ersten Treffen formierten sich fünf Unterarbeitsgruppen, die sich jeweils auf eine bestimmte Fragestellung spezialisierten. Die Mitglieder der Unterarbeitsgruppen stehen seither in regelmäßigem digitalen Austausch. Nach anderthalb Jahren erfolgte eine erste Retrospektive, d.h. die Untergruppen fassten ihre bisherigen Erkenntnisse zusammen und sammelten Feedback bzw. Ideen zur weiteren Zusammenarbeit ein. Am 21. Juni 2024 - im siebten Treffen der Gesamtgruppe – wurden die Ausarbeitungen aller fünf Unterarbeitsgruppen präsentiert. Diese Ergebnisse werden im Folgenden kurz vorgestellt, sie sind alle in der Zenodo-Community veröffentlicht worden.

Die Materialien sollen eine praktische Orientierungshilfe bieten. Sie können bei der Umsetzung des Informationsbudgets auf verschiedenen Ebenen in wissenschaftlichen Bibliotheken nützlich sein und den Prozess in der Praxis begleiten.

Mit dieser Frage beschäftigte sich die Unterarbeitsgruppe 1 „Definition Informationsbudget“. 

Da die Frage nicht einfach zu beantworten ist, wurde der Versuch unternommen, gemeinsam eine Definition zu erarbeiten. Die Definition basiert auf bislang veröffentlichten Ansätzen und den Praxiserfahrungen der Gruppenmitglieder. Der “kleinste gemeinsame Nenner” der Elemente des Informationsbudgets wurde herauskristallisiert und optionale Erweiterungen zusammengestellt. Die Kern- und Erweiterungselemente können interessierten Einrichtungen als erste Anregung dienen. Sie können einzelne Aspekte auswählen, die jeweils lokalspezifisch relevant sind, und ggf. weitere Elemente ergänzen. Dadurch kann ein Informationsbudget entstehen, das als Instrument des Finanzmanagements zu verstehen ist. Der Überblick über alle Ausgaben und Finanzierungsquellen für wissenschaftliche Informationen kann dadurch gewonnen werden. Erkenntnisse aus dem DFG-Förderprogramm Open-Access-Publikationskosten und den DFG-Projekten Transform2Open und Open Access Datenpraxis können zukünftig in die Treffen der Unterarbeitsgruppe einfließen.

Die Unterarbeitsgruppe 2 „Kommunikationshilfen gegenüber Entscheidungsträgern verfassen“ ging der Frage nach, welche Informationen wichtig sind, um in die Kommunikation mit den Einrichtungsleitungen zu gehen.

Das präsentierte Ergebnis stellte eine perfekte Überleitung von der Theorie in die Praxis dar. Die Gruppenmitglieder haben eine Folienvorlage zur Unterstützung wissenschaftlicher Einrichtungen bei der Einführung eines Informationsbudgets konzipiert. Diese Vorlage dient allen Interessierten als Kommunikationshilfe gegenüber Entscheidungsträger*innen. Der offene Foliensatz steht als PPTX-Datei zur Verfügung und kann für eigene Zwecke angepasst und modifiziert werden. Wichtig war den Gruppenmitgliedern insbesondere, dass die “Empfehlungen zur Transformation des wissenschaftlichen Publizierens zu Open Access” des Wissenschaftsrates aus dem Jahr 2022 in der Präsentation aufgegriffen wurden.

Dieser Frage ging die Unterarbeitsgruppe 3 „Sammlung und Auswertung technischer Infrastruktur“ nach.

Bis dato gibt es kaum produktive Systeme, die bei der Erfassung von Kosten- und Publikationsdaten zur Etablierung eines Informationsbudgets hilfreich sind bzw. die Anforderungen zufriedenstellend erfüllen. Die dritte Unterarbeitsgruppe nahm sich dieser herausfordernden Ausgangssituation an, erstellte einen Systemvergleich und legte den Fokus auf die Publikationskostenerfassung. Es wurden verschiedene Systeme für unterschiedliche Anwendungsszenarien hinsichtlich ihrer Eignung für diesen Zweck untersucht und Kriterien zur Bewertung erarbeitet: 

• Bibliothekssysteme (ALMA / Aleph, FOLIO OA-App, Libero)
• FIS / Hochschulbibliographie (Pure, DSpace)
• Repositorium (eprints, LibreCat)
• Haushaltssysteme (SAP S/4 HANA, FSV).

Der Systemvergleich ist als Gedankenstütze und Anregung gedacht, jedoch nicht als Anschaffungsempfehlung.

Mit dieser Fragestellung hat sich die Unterarbeitsgruppe 4 „Publikations- und Kostenmonitoring“ als Community of Practice auseinandergesetzt.

Im Rahmen der Unterarbeitsgruppe wurden anfangs vorrangig allgemeine Praxiserfahrungen zu Monitoring-Prozessen ausgetauscht. Die Bandbreite des Austauschs reichte von verwendeten Tools, Daten für Reporting-Zwecke, Metadaten für Publikationen und deren Kosten, DFG-Förderung und personelle Ressourcen. Der Wunsch der Gruppe war es, dass der Fokus auf Praxis- und Werkstattberichte gelegt werden sollte, um in den direkten Austausch mit wissenschaftlichen Einrichtungen zu gehen, die bereits erste Schritte bei der Umsetzung des Informationsbudgets vorweisen können. Diese Ausrichtung wird auch weiterhin in der Unterarbeitsgruppe praktiziert, über zukünftige Vorträge wird über die Mailingliste informiert.

Mit dieser Frage beschäftigte sich die Unterarbeitsgruppe 5 „Workflows / Prozesse“ als Community of Practice.

Die Untergruppe befasste sich zunächst mit den Workflows aus den Einrichtungen der Gruppenmitglieder - sofern es dort bereits welche gab. Anhand dessen wurden Einflussfaktoren identifiziert, die im Zusammenhang mit der Prozessgestaltung bedacht werden müssen: institutionelle und lokale Rahmenbedingungen sowie Anspruchsgruppen, die zu beachten sind.

Als erstes Szenario wurde dann ein idealtypischer Workflow für die Abrechnung einer Publikation mit Einzelrechnung entworfen. Darin werden die einzelnen Prozessschritte herausgearbeitet, eine Grafik mit tabellarischer Erläuterung bildet den Kern der Ausarbeitung. Der Workflow kann als Orientierungshilfe herangezogen werden, wenn in der eigenen Einrichtung Prozesse zum Publikationskostenmonitoring erarbeitet werden sollen. Ausarbeitungen für weitere Szenarien, wie Abrechnungen via Voucher, Mitgliedschaften, Diamond Open Access oder (DEAL-) Transformationsverträge können gegebenenfalls noch folgen.

Diese Puzzleteile aus einer Begriffsdefinition, einer Kommunikationshilfe, einem Systemvergleich, Werkstattberichten und einem visualisierten Workflow lassen Synergien zwischen den Unterarbeitsgruppen erkennen. Wenn alle Ergebnisse zusammen betrachtet werden, erhalten alle Interessierten eine erste Momentaufnahme, die aus der Praxis für die Praxis erstellt wurde.

Virtuelle Fokusgruppen haben den Vorteil, dass sich viele Menschen von überall her sehr einfach zusammenschließen und gemeinsam Dinge erarbeiten können. Gelegentliche persönliche Treffen sind aber auch sehr schön und hilfreich. Deshalb veranstaltet die Fokusgruppe Informationsbudget einen Workshop innerhalb der Open Access Tage 2024 in Köln: Workshop 11: Von Brocken und Sandkörnern – Hürden auf dem Weg zum Informationsbudget. Zwei Fragestellungen sollen im Rahmen des Workshops bearbeitet werden: Welche konkreten Hürden gibt es in der eigenen Einrichtung bei den Überlegungen bzw. den Schritten hin zum Informationsbudget? Mit welchen Ideen und kreativen Ansätzen kann man diese überwinden? Wir freuen uns auf interessierte Teilnehmer*innen!

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