Vom 16. bis 18. März 2021 hat die Niedersächsische Staats- und Universitätsbibliothek Göttingen (SUB Göttingen) einen Einblick in ihre Open-Access-Aktivitäten gegeben. Die Online Staff Week wurde im Rahmen des Projekts open-access.network von der SUB Göttingen und dem Kommunikations-, Informations-, Medienzentrum (KIM) der Universität Konstanz veranstaltet. Dabei hatten 13 Mitarbeitende anderer Bibliotheken die Gelegenheit, Best Practices in der Umsetzung von Open Access kennenzulernen. Das Veranstaltungsformat bot so die Gelegenheit zum Wissens- und Erfahrungsaustausch und zielte darauf ab, die Zusammenarbeit zwischen den Einrichtungen zu stärken.
Einblicke in die tägliche Open-Access-Arbeit
Die inhaltlichen Beiträge steuerte die SUB Göttingen als gastgebende Institution bei. Im Vorfeld der Veranstaltung wurden bei der Bewerbung Wunschthemen abgefragt, die dann bei der Programmplanung entsprechend berücksichtigt wurden. Es erfolgte eine umfassende Vorstellung verschiedener Services und organisatorischer Einrichtungen der SUB, wie beispielsweise des Universitätsverlags, der Repositorien und Fachreferate sowie Fachinformationsdienste (FID). Auch die Teilnehmenden hatte die Möglichkeit, mit vorher vorbereiteten Postern die Open-Access-Aktivitäten ihrer Einrichtung vorzustellen und zu diskutieren. Zudem wurde ausführlich über die Workflows bei der Abwicklung der Publikationskostenübernahme gesprochen. Es kam ein angeregter Austausch über alltägliche Herausforderungen zustande. So wurde beispielsweise darüber gesprochen, welche Tools zur Verwaltung des Publikationsfonds eingesetzt werden können (z. B. Excel oder Access-Datenbank).
Zeit für persönliche Begegnungen
Eine zentrale Herausforderung war, zusätzlich zum fachlichen Input die für das Format "Staff Week" so wichtigen persönlichen Begegnungen auch im digitalen Setting zu ermöglichen. Daher wurde das Event auf der Plattform gather.town veranstaltet, welche auch wechselnde Gesprächspartner ermöglicht. Auf der Plattform, die auf den ersten Blick wie ein Computerspiel aussieht, können alle Anwesenden als kleine Figuren durch den Raum laufen und bekommen bei der Annäherung an andere Personen deren Video- und Tonübertragung angezeigt. Als zusätzliches Kollaborationstool wurde ein Online Whiteboard von MIRO verwendet, auf das alle während der drei Tage Zugriff hatten. Zusätzlich fand am Nachmittag des ersten Tages ein “Speed Dating” statt. Dabei hatte man die Möglichkeit, jeweils fünf Minuten mit einer Person zu sprechen, bevor die Gesprächspartner*innen reihum gewechselt wurden, sodass man mit mehreren Personen jeweils ein Einzelgespräch führen konnte. Darüber hinaus fand am Anfang eines jeden Tages ein Warm-up Spiel statt, das dazu beitrug, das Online-Format etwas aufzulockern (Brinken 2021). Auch das “Buzzword-Bingo”, welches im Voraus verteilt wurde, fand Anklang. Begleitet wurde das Programm aktiv von einem Social Media Team, das aktuell über die Geschehnisse während der Veranstaltung auf Twitter berichtete und somit Live-Einblicke in die Open Access Staff Week nach außen gab.
„Die Veranstaltung hat gezeigt, wie dringend wir den Austausch brauchen und wie viel wir voneinander lernen können“ wurde als Feedback aus dem Kreis der Teilnehmenden gegeben. Positive Rückmeldungen wie diese, aber auch auch zur Verbesserung nehmen wir gerne in die Planung unserer nächsten virtuellen Staff Week auf, die im Laufe des kommenden Sommersemesters stattfinden soll. Im Rahmen des Projekts open-access.network werden insgesamt noch vier weitere Open Access Staff Weeks an verschiedenen Institutionen stattfinden. Bei Fragen zu diesem Format freuen wir uns über eine E-Mail an open-access.network@uni-konstanz.de.