Finanzierungsströme für die Open-Access-Transformation – Überblick und Stand der Diskussion Der Online-Workshop wird am 13.09.2023, 9 bis 12.30 Uhr im Rahmen des BMBF-geförderten Projekts open-access.network von der UB der Universität Bielefeld und dem Helmholtz Open Science Office veranstaltet. Die Veranstaltung ist Teil der Workshopreihe "Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen" . Abstract Als eine von mehreren Initiativen befassen wir uns im BMBF-geförderten Projekt open-access.network mit dem wichtigen Thema der finanziellen Gestaltung der Open-Access-Transformation. Dieser Workshop ist als Auftakt für weitere Veranstaltungen im Rahmen des Projekts zu verstehen. Ausgehend von den „Empfehlungen zur Transformation des wissenschaftlichen Publizierens zu Open Access“ des Wissenschaftsrats von 2022 (s. https://doi.org/10.57674/FYRC-VB61 ) stellen sich neben konzeptionellen Fragestellungen konkrete praktische Fragen der Finanzierung an der eigenen wissenschaftlichen Einrichtung: Wie können die häufig verzweigten und intransparenten Finanzierungsströme für das Publizieren identifiziert werden, um einen Gesamtüberblick über Kosten im Zusammenhang mit dem Open-Access-Publizieren zu gewinnen? Wie können unterschiedliche Finanzierungsströme für Open Access (z. B. für Publikationsgebühren, Infrastruktur und Personal) durch die Einführung eines transparenten “Informationsbudgets” reformiert werden? Wie ist der aktuelle Stand der Diskussion und welche ersten Lösungsansätze gibt es? Diese Fragen möchten wir im ersten Online-Workshop dieser Reihe mit Teilnehmer*innen aus Wissenschaftseinrichtungen und Hochschulen diskutieren - aus der Leitungsebene, aus wissenschaftlichen Informationsinfrastruktureinrichtungen, Controlling, Finanzabteilungen und Forschungsreferaten. Dabei werden die einrichtungsspezifischen und -übergreifenden Herausforderungen praxisorientiert verglichen und bewertet. Ziele des Workshops sind grundlegende Einblicke in das Thema und Austausch und Vernetzung auf dem Weg zu praktischen Lösungen. Während des Workshops wollen wir in einem Brainstorming und Ideenmarkt offene Fragen und „Themen, die unter den Nägeln brennen“ identifizieren. Die für die Teilnehmer*innen wichtigsten Themen werden im Verlauf der Workshopreihe aufgegriffen. Die Ergebnisse finden Eingang in eine Handreichung zu Best Practices, die im Rahmen des Projekts in einem partizipativen Prozess als „living document“ entsteht. Im Workshop soll, nach einer Einführung durch kurze Impulsvorträge, in mehreren parallelen Kleingruppen gearbeitet werden. Dabei kommen virtuelle Pinnwände und Moderationskarten zum Einsatz. Die Ergebnisse aus den Gruppen werden anschließend zusammengeführt und diskutiert. Die Teilnahme am Workshop ist kostenfrei. Wir bitten um verbindliche Anmeldung über das Registrierungsformular auf open-access.network bis zum 11.09.2023. Programm Zeit Titel Sprecher*in 9:00 Begrüßung und Einführung Paul Schultze-Motel (Helmholtz-Gemeinschaft / open-access.network) MODERATION: Paul Schultze-Motel 9:15 Eine Einführung in das Thema Informationsbudget / Was bisher geschah Jochen Schirrwagen (Universität Bielefeld / open-access.network) 9:35 Strategic Aspects of the Open Access Transformation Prof. Gerard Meijer (Fritz-Haber-Institut der Max-Planck-Gesellschaft) 9:55 Auf dem Weg zum Informationsbudget: Erfahrungen aus dem Forschungszentrum Jülich Bernhard Mittermaier (Zentralbibliothek des Forschungszentrums Jülich) 10:15 Pause 10:30 Einführung Gruppenarbeit Paul Schultze-Motel 10:40 ARBEITSGRUPPEN MODERATION: Martina Benz (Universität Konstanz / open-access.network), Katja Dammann (Universität Bielefeld / open-access.network), Danny Flemming (Universität Konstanz / open-access.network), Emilia Mikautsch (Universität Konstanz / open-access.network), Jochen Schirrwagen, Nina Schönfelder (Universität Bielefeld / open-access.network), Paul Schultze-Motel 11:40 Pause 11:45 Auswertung, Diskussion und Ausblick MODERATION: Paul Schultze-Motel 12:30 Ende Präsentationen Meijer, G. (2023). Strategic Aspects of the Open Access Transformation . https://doi.org/10.5281/zenodo.8349048 Mittermaier, B. (2023). Auf dem Weg zum Informationsbudget: Erfahrungen aus dem Forschungszentrum Jülich . https://doi.org/10.5281/zenodo.8349067 Schirrwagen, J. (2023). Eine Einführung in das Thema Informationsbudget – was bisher geschah . https://doi.org/10.5281/zenodo.8349022 Blogbeitrag Auftakt der Workshopreihe "Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation". oa.blog . https://doi.org/10.64395/p67zt-qa991...
Bausteine eines institutionellen Informationsbudgets: Empfehlungen für die Leitungsebene Die Veranstaltung richtet sich an Leitungspersonen, Referent*innen und Personen aus der Strategieebene von Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen sowie weitere Interessierte. Der Online-Workshop findet am 18.06.2026 von 14 bis 16 Uhr statt. Er ist Teil einer Veranstaltungsreihe zur Umsetzung von institutionellen Informationsbudgets, die im Rahmen des BMFTR-geförderten Projekts open-access.network vom Helmholtz Open Science Office durchgeführt wird. Abstract Wie können Publikationskosten an wissenschaftlichen Einrichtungen erfasst werden? Welche praktische Unterstützung können Softwaretools geben? Wie kann ein institutionelles Informationsbudget eingerichtet werden? In diesem Workshop legen wir den Fokus auf Empfehlungen für Personen aus der Leitung und der Strategieebene von Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen. Die Teilnahme am Workshop ist kostenfrei. Wir bitten um verbindliche Anmeldung über das Registrierungsformular auf open-access.network bis zum 17.06.2026. Programm Zeit Titel Sprecher*in 14:00 Begrüßung MODERATION: Paul Schultze-Motel (Helmholtz Open Science Office / open-access.network) 14:10 Bereit für das Informationsbudget? Erkenntnisse aus einer deutschlandweiten Umfrage Dorothea Strecker (HU Berlin / OA Datenpraxis) 14:30 Publikationsdaten- und Kostenmanagement mit CODA Linda Achilles (TU Braunschweig) 14:50 Publikations- und Kosten-Monitoring mit dem Software-Tool Output Tobias Höhnow & Heike Stadler (U Potsdam) 15:10 Publikationskostenmonitoring strategisch gestalten – Handlungsempfehlungen für Hochschul- und Einrichtungsleitungen Margit Schön (FZJ / Transform2Open) 15:30 Auswertung und Abschlussdiskussion 16:00 Ende Präsentationen Achilles, L. (2026). Publikationsdaten und Kostenmanagement mit CODA . https://doi.org/10.5281/zenodo.20793487 Höhnow, T. (2026). Publikations-und Kostenmonitoring mit dem Software-Tool Output . https://doi.org/10.5281/zenodo.20793897 Schön, M. (2026). Publikationskostenmonitoring strategisch gestalten – Handlungsempfehlungen für Hochschul- und Einrichtungsleitungen . https://doi.org/10.5281/zenodo.20809614 Strecker, D., Pampel, H., & Höfting, J. (2026). Bereit für das Informationsbudget? Erkenntnisse aus einer deutschlandweiten Umfrage . https://doi.org/10.5281/zenodo.20809813...
Informationsbudget als Leitungsaufgabe Gemeinsame Veranstaltung von HRK und open-access.network Die geschlossene Verstaltung richtet sich an Leitungspersonen aus Hochschulen und Wissenschaftsinstitutionen und wird in enger Kooperation mit der Hochschulrektorenkonferenz (HRK) durchgeführt. Der Online-Workshop findet am 22.09.2025 von 15 bis 16.30 Uhr statt. Er ist Teil der Veranstaltungsreihe " Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen ", die im Rahmen des BMFTR-geförderten Projekts open-access.network von der UB der Universität Bielefeld und dem Helmholtz Open Science Office durchgeführt wird. Abstract Drei Jahre nach der Empfehlung des Wissenschaftsrates (2022) an die Wissenschaftseinrichtungen, Informationsbudgets zu etablieren, wollen wir eine Zwischenbilanz ziehen. Wie ist der Stand der Entwicklung? Welche Erfahrungen wurden bereits gemacht? Ist ein Informationsbudget das passende Steuerungsinstrument zur Kostenkontrolle in der Publikationserwerbung und -finanzierung? Mit der gemeinsamen Veranstaltung "Informationsbudget als Leitungsaufgabe" öffnen die beiden Organisationen – Hochschulrektorenkonferenz (HRK) und das BMFTR-geförderte Projekt open-access.network – einen Diskussionsraum zum Erfahrungsaustausch für Entscheidungsträger*innen auf Leitungsebene der Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen. Die Veranstaltung bildet den Abschluss der Workshopreihe "Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen" im Rahmen des Projekts. Die Teilnahme am Workshop ist möglich für Leitungspersonen, auf Wunsch in Begleitung einer weiteren Person. Wir bitten um verbindliche Anmeldung über das Registrierungsformular auf open-access.network bis zum 21.09.2025. Programm Zeit Titel Sprecher*in 15:00 Begrüßung Katja Dammann (Universitätsbibliothek Bielefeld / open-access.network) MODERATION: Jens-Peter Gaul (HRK) 15:05 Fachinput zum Informationsbudget Gerard Meijer (Direktor am Fritz-Haber-Institut der MPG) 15:20 Erfahrungsbericht Universität Leipzig Henriette Rösch (stellv. Direktorin der Universitätsbibliothek Leipzig) 15:35 Erfahrungsbericht Universität Bielefeld Ulrich Rückert (Prorektor für Digitalisierung und Dateninfrastruktur der Universität Bielefeld) 15:50 Auswertung und Abschlussdiskussion MODERATION: Jens-Peter Gaul (HRK) 16:30 Ende Präsentationen Meijer, G. (2025). Strategic aspects of the OA transformation; Input zum Informationsbudget . https://doi.org/10.5281/zenodo.17192906 Rückert, U., & Pieper, D. (2025). Zum Stand der Einführung eines Informationsbudgets an der Universität Bielefeld . https://doi.org/10.5281/zenodo.17193032 Blogbeitrag Informationsbudget als Leitungsaufgabe. Ein Workshop von Hochschulrektorenkonferenz und open-access.network zur strategischen Steuerung der Open-Access-Transformation. oa.blog . https://doi.org/10.64395/ytm1v-nkz90...
Gemeinsam geht es besser – Kooperationen auf dem Weg zum Informationsbudget Der Online-Workshop findet am 24.09.2024 von 9 bis 12 Uhr statt. Er ist Teil der Veranstaltungsreihe " Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen ", die im Rahmen des BMBF-geförderten Projekts open-access.network von der UB der Universität Bielefeld und dem Helmholtz Open Science Office durchgeführt wird. Abstract Die Einrichtung eines Informationsbudgets stellt die Wissenschaftseinrichtungen vor sehr unterschiedliche Herausforderungen. Das Ziel ist klar umschrieben, aber den Weg bahnt sich jede Einrichtung selbst. Gibt es trotz der Vielfalt an Rahmenbedingungen und Ansprüchen sinnvolle Kooperationsmöglichkeiten? In diesem Workshop geht es um verschiedene Formen der einrichtungsübergreifenden und internen Zusammenarbeit, denn Vernetzung, Austausch und gemeinsame Projekte wirken als Problemlösungsbooster. Im ersten Vortrag wird der "Kooperationsverbund Thüringer Hochschulbibliotheken" vorgestellt. Der Schwerpunkt der Zusammenarbeit liegt auf der Frage, wie die Open-Access-Transformation gemeinsam gestaltet werden kann. Aus Jena berichten Henrike Walter für die Ernst-Abbe-Hochschule und Lea Satzinger für die Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek über aktuelle Entwicklungen in Thüringen und im Kooperationsverbund. Anschließend folgen Berichte über die konkrete Zusammenarbeit anhand von zwei Praxisbeispielen. Über Kooperationen zum OA-Monitoring und zur OA-Finanzierung sprechen Lea Satzinger für die Universitäts- und Landesbibliothek Jena sowie Peter Blume von der TU Ilmenau. Mit dem dritten Vortrag wechseln wir nach Nordrhein-Westfalen. Die Landesinitiative openaccess.nrw ist eine Serviceeinrichtung für die NRW-Hochschulen, in der sich Universitäten, Fach-, Kunst- und Musikhochschulen zusammengeschlossen haben. Eine der zentralen Aufgaben ist das Monitoring von Publikationszahlen und Publikationskosten. Nina Schönfelder und Jan-Philip Tummes von der Universität Bielefeld berichten über die Erhebungen und fragen: Was sagen uns die Zahlen? Dass Kooperationen die Arbeit erleichtern und neue Lösungsansätze erst ermöglichen, ist kein Geheimnis. Um den Schwung der Gemeinsamkeit in Gang zu setzen, hat sich die Fokusgruppe Informationsbudget gegründet. In diesem informellen Zusammenschluss von Kolleg*innen verschiedener Einrichtungen steht der Austausch im Mittelpunkt. Margit Schön und Irene Barbers vom Forschungszentrum Jülich sprechen über die Motivation zur Gründung der Fokusgruppe und was bislang erreicht wurde. Die Teilnahme am Workshop ist kostenfrei. Wir bitten um verbindliche Anmeldung über das Registrierungsformular auf open-access.network bis zum 23.09.2024. Programm Zeit Titel Sprecher*in 9:00 Begrüßung und Einführung Katja Dammann (Universität Bielefeld / open-access.network) MODERATION: Paul Schultze-Motel (Helmholtz-Gemeinschaft / open-access.network) 9:10 Open Access und das Informationsbudget – Zusammenarbeit im Kooperationsverbund Thüringer Hochschulbibliotheken Henrieke Walter (Ernst-Abbe-Hochschule Jena) & Lea Satzinger (Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek Jena) 9:40 Kooperation zu OA-Monitoring und OA-Finanzierung – zwei Praxisbeispiele Lea Satzinger (Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek Jena) & Peter Blume (TU Ilmenau) 10:10 Pause 10:20 Was sagen uns die Zahlen? Monitoring von Publikationen und Publikationskosten auf NRW-Landesebene Nina Schönfelder & Jan-Philip Tummes (Universität Bielefeld) 10:50 Graswurzelbewegung zur Zusammenarbeit – die Fokusgruppe Informationsbudget Margit Schön & Irene Barbers (Forschungszentrum Jülich) 11:20 Auswertung und Abschlussdiskussion MODERATION: Katja Dammann & Paul Schultze-Motel 12:00 Ende Präsentationen Barbers, I., & Schön, M. (2024). Graswurzelbewegung zur Zusammenarbeit – die Fokusgruppe Informationsbudget . https://doi.org/10.5281/zenodo.13842910 Satzinger, L., & Blume, P. (2024). Kooperation zu OA-Monitoring und OA-Finanzierung – zwei Praxisbeispiele . https://doi.org/10.5281/zenodo.13842671 Satzinger, L., & Walter, H. (2024). Open Access und das Informationsbudget – Zusammenarbeit im Kooperationsverbund Thüringer Hochschulbibliotheken . https://doi.org/10.5281/zenodo.13842556 Tummes, J.-P., & Schönfelder, N. (2024). Die Kostenreports der Landesinitiative openaccess.nrw . https://doi.org/10.5281/zenodo.13842883 Blogbeitrag In Kooperation gemeinsam Ziele erreichen. oa.blog . https://doi.org/10.64395/mr725-k8f05...
Personalressourcen und Infrastrukturkosten als Teil des Informationsbudgets Der Online-Workshop findet am 25.02.2025 von 9 bis 12 Uhr statt. Er ist Teil der Veranstaltungsreihe " Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen ", die im Rahmen des BMBF-geförderten Projekts open-access.network von der UB der Universität Bielefeld und dem Helmholtz Open Science Office durchgeführt wird. Abstract Wie viele Personenstunden sollten ins Informationsbudget eingerechnet werden? Welche Infrastrukturkosten gehören dazu? In diesem Workshop legen wir den Fokus auf Aspekte des Informationsbudgets, die bislang eher wenig beachtet wurden, nämlich Personalaufwände und Betrieb von Infrastruktur für Repositorien, OJS-Instanzen, Publikationsberatung, etc. Zu Beginn stellt Bernhard Mittermaier von der Zentralbibliothek des Forschungszentrums Jülich sein „Schalenmodell“ des Informationsbudgets vor, wobei er nach einem Überblick über die verschiedenen Kostenarten im Informationsbudget den Bereich der Personalkosten genauer betrachten wird. Anschließend folgt ein Perspektivwechsel. Die Verlegerin Barbara Budrich vom gleichnamigen Verlag betrachtet in ihrem Vortrag den Prozess der Buchpublikation und gewährt einen Einblick in verlagsseitige Abläufe und Aufwände, die in einem Open-Access-Buch stecken. Im dritten Vortrag spricht Tina Osteneck vom Verband der Hochschullehrerinnen und Hochschullehrer für Betriebswirtschaft e. V.. Unter dem Titel „Diamond Open Access kostet nichts? Doch!“ berichtet sie über die Erfahrungen als Fachgesellschaft eine wissenschaftliche Zeitschrift herauszugeben. Abschließend wird Gernot Deinzer von der UB Regensburg seine Einschätzungen und Überlegungen vorstellen, welcher Personalaufwand und welche zentralen und dezentralen Kosten beim Betrieb von OA-Zeitschriften an einer wissenschaftlichen Einrichtung entstehen. Die Teilnahme am Workshop ist kostenfrei. Wir bitten um verbindliche Anmeldung über das Registrierungsformular auf open-access.network bis zum 24.02.2025. Programm Zeit Titel Sprecher*in 9:00 Begrüßung und Einführung Katja Dammann (Universität Bielefeld / open-access.network) MODERATION: Paul Schultze-Motel (Helmholtz-Gemeinschaft / open-access.network) 9:10 Personalkosten im Schalenmodell des Informationsbudgets Bernhard Mittermaier (Zentralbibliothek des Forschungszentrums Jülich, FZJ) 9:40 Mehr als ein Knopfdruck: die unsichtbare Verlagsarbeit hinter OA-Publikationen Barbara Budrich (Verlag Barbara Budrich) 10:10 Pause 10:20 Diamond Open Access kostet nichts? Doch! Tina Osteneck (Verband der Hochschullehrerinnen und Hochschullehrer für Betriebswirtschaft e.V., VHB) 10:50 Wer ist bei Zeitschriften der Universität Regensburg beteiligt und wie können die Kosten abgeschätzt werden? Gernot Deinzer (Universitätsbibliothek Regensburg) 11:20 Auswertung und Abschlussdiskussion MODERATION: Katja Dammann & Paul Schultze-Motel 12:00 Ende Präsentationen Budrich, B. (2025). Mehr als ein Knopfdruck: die unsichtbare Verlagsarbeit hinter OA-Publikationen . https://doi.org/10.5281/zenodo.14938939 Deinzer, G. (2025). Personal- und Kostenaufwand beim Betrieb von Open-Access-Zeitschriften an einer wissenschaftlichen Einrichtung . https://doi.org/10.5281/zenodo.14939048 Mittermaier, B. (2025). Personalkosten im Schalenmodell des Informationsbudgets . https://doi.org/10.5281/zenodo.14938885 Osteneck, T. (2025). Diamond Open Access kostet nichts? Doch! https://doi.org/10.5281/zenodo.14938990 Blogbeitrag Workshop: Personalressourcen und Infrastrukturkosten im Fokus des Informationsbudgets. oa.blog . https://doi.org/10.64395/204x4-td533...
Rechnungen für Publikationskosten abteilungsübergreifend kennzeichnen und erfassen Der Online-Workshop findet am 29.05.2024 von 9 bis 12 Uhr statt. Er ist Teil der Veranstaltungsreihe " Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen ", die im Rahmen des BMBF-geförderten Projekts open-access.network von der UB der Universität Bielefeld und dem Helmholtz Open Science Office durchgeführt wird. Abstract In Wissenschaftseinrichtungen werden Rechnungen über Publikationskosten in verschiedenen Abteilungen bearbeitet. Grundvoraussetzung für den Aufbau eines Informationsbudgets ist, dass alle Kosten im Kontext wissenschaftlicher Veröffentlichungen klar erfasst und zugeordnet werden. Wie gelingt eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit unter dem gemeinsamen Ziel, die Publikationskosten für die gesamte Einrichtung zu erfassen, zu steuern und schließlich zu budgetieren? Mit diesem Workshop richten wir uns insbesondere an Kolleg*innen-Tandems aus Bibliotheken und Rechnungs- bzw. Finanzabteilungen. Denn nur mit einer gemeinsamen Perspektive lassen sich die wichtigen Fragen für die erfolgreiche Implementierung eines Informationsbudgets klären. Deshalb: Kommen Sie gemeinsam mit einem Finanz- oder Bibliotheksmenschen Ihrer Einrichtung, um sich auszutauschen und voneinander zu lernen! Im ersten Vortrag geht es um die Frage, welche Informationen zum Thema Publikationskosten die Leitungsebene und relevante Bereiche der Verwaltung benötigen. Melanie Stummvoll und Christian Kaier präsentieren Informationsmaterialien und Musterworkflows sowie Empfehlungen zur Erfassung und Bearbeitung von Publikationskosten, die im Projekt Austrian Transition to Open Access Two (AT2OA 2 ) erarbeitet wurden. Ergänzend berichten die Referent*innen über erste Erfahrungen und eine aktuelle Umfrage zum Thema Publikationskostenmonitoring an österreichischen Forschungseinrichtungen. Im Mittelpunkt der beiden anschließenden Vorträge steht ein Praxisbeispiel aus dem Deutschen GeoForschungsZentrum Potsdam. Zuerst demonstrieren Diana Otto und Luise Ott die Workflows der Rechnungsbearbeitung in der Bibliothek. Anschließend ergänzt Christina Braunwarth aus der Finanzabteilung, wie SAP-Reports im Controlling von Publikationskosten eingesetzt werden können. Die drei Referentinnen haben sich für diese Vorträge erstmals zusammengetan und erkunden nun als Bibliotheks- und Finanzabteilungs-Tandem neue Wege des Austauschs und der Zusammenarbeit. Und wie lassen sich all die Daten sinnvoll erfassen und zusammenbringen? Carsten Elsner und Christian Knoop von der TU Braunschweig stellen das Workflow-Tool CODA (Customizable Open Access Database Application) vor. Die browserbasierte Open-Source-Software bietet eine niedrigschwellige Lösung für Erfassung, Bearbeitung und Reporting publikationsbezogener Daten. Die Nutzung ist frei, die Funktion an den Bedarfen der Community orientiert und sie soll kollaborativ weiterentwickelt werden. Die Teilnahme am Workshop ist kostenfrei. Wir bitten um verbindliche Anmeldung – gerne im Tandem mit Kolleg*innen aus Bibliothek bzw. Finanzabteilung – über das Registrierungsformular auf open-access.network bis zum 27.05.2024. Programm Zeit Titel Sprecher*in 9:00 Begrüßung und Einführung Katja Dammann (Universität Bielefeld / open-access.network) MODERATION: Paul Schultze-Motel (Helmholtz-Gemeinschaft / open-access.network) 9:10 Erhebung und Analyse von Publikationskosten – Empfehlungen zur bereichsübergreifenden Zusammenarbeit Melanie Stummvoll (Universität Wien) & Christian Kaier (Universität Graz) 9:40 Workflows zur Rechnungsbearbeitung für Publikationskosten am Deutschen GeoForschungsZentrum (GFZ) Luise Ott, Diana Otto & Franziska Stahlberg (Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ) 10:10 Pause 10:20 Einsatz von SAP zum Reporting und Controlling von Publikationskosten Christina Braunwarth (Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ) 10:50 CODA – ein Tool zur Verarbeitung von Antrags- und Kostendaten Carsten Elsner & Christian Knoop (TU Braunschweig) 11:20 Auswertung und Abschlussdiskussion MODERATION: Katja Dammann & Paul Schultze-Motel 12:00 Ende Präsentationen Braunwarth, C. (2024). Publikationen – Herausforderungen für interne Schnittstellen und SAP . https://doi.org/10.5281/zenodo.11577823 Elsner, C., & Knoop, C. (2024). Introducing CODA – Customizable Open Access Database Application . https://doi.org/10.5281/zenodo.11578273 Kaier, C., & Stummvoll, M. (2024). Erhebung und Analyse von Publikationskosten – Empfehlungen zur bereichsübergreifenden Zusammenarbeit . https://doi.org/10.5281/zenodo.11576501 Ott, L., Otto, D., & Stahlberg, F. (2024). Workflows zur Rechnungsbearbeitung für Publikationskosten am Deutschen GeoForschungsZentrum (GFZ) . https://doi.org/10.5281/zenodo.11577384 Blogbeitrag Ein Ziel, zwei Abteilungen: Bibliotheken und Finanzverwaltung im Austausch über Rechnungserfassung von Publikationskosten. oa.blog . https://doi.org/10.64395/g4tqt-xac47...
Erste Schritte zum Informationsbudget: Publikationskosten erfassen und sichtbar machen Der Online-Workshop wird am 07.02.2024 von 9 bis 12 Uhr im Rahmen des BMBF-geförderten Projekts open-access.network von der UB der Universität Bielefeld und dem Helmholtz Open Science Office durchgeführt. Es ist die zweite Veranstaltung der Workshopreihe "Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen" . Abstract Die Erfassung von Publikationskosten ist zentraler Bestandteil eines transparenten Informationsbudgets an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen. In diesem Workshop werden verschiedene Aspekte zur Einführung und Umsetzung des Informationsbudgets thematisiert. Zu Beginn wird die Datenbank Open APC vorgestellt und die Teilnehmer*innen erhalten einen Einblick, wie sie die vielfältigen Abfragemöglichkeiten und -ergebnisse für das Kostenmonitoring- und -reporting in ihrer eigenen Institution nutzen können. In einer kurzen Praxis-Session können die Teilnehmer*innen Zahlen für die eigene Institution abfragen. Anschließend werden zwei verschiedene praktische Ansätze zur Rechnungserfassung vorgestellt: der zentrale Weg, in dem alle Rechnungen zu Publikationskosten an einem Ort zusammengeführt werden und der dezentrale Weg, in dem Publikationskosten anhand von Rechnungsinformationen identifiziert und erfasst werden. Im Fokus der Vorträge stehen die Prozesse der Entwicklung, Entscheidung und Implementierung an den jeweiligen Hochschulen. Teil drei widmet sich der Einbindung und Nachnutzung von Kostendaten. In einem Praxisbeispiel wird vorgestellt, wie die Erfassung von Publikationskosten in einem Repositorium erfolgt und wie Kosteninformationen mithilfe des im Projekt openCost entwickelten Metadatenschemas über eine Schnittstelle wieder extern zur Verfügung gestellt werden können. Die vorgestellten Beispiele möchten wir im zweiten Online-Workshop dieser Reihe mit Teilnehmer*innen aus Wissenschaftseinrichtungen und Hochschulen diskutieren. Dabei werden die einrichtungsspezifischen und -übergreifenden Herausforderungen praxisorientiert verglichen und bewertet. Ziele des Workshops sind Einblicke in praktische Lösungsansätze zur Erfassung von Publikationskosten sowie Austausch und Vernetzung der Teilnehmer*innen auf dem Weg zu einem transparenten Informationsbudget. Die Teilnahme am Workshop ist kostenfrei. Wir bitten um verbindliche Anmeldung über das Registrierungsformular auf open-access.network bis zum 05.02.2024. Programm Zeit Titel Sprecher*in 9:00 Begrüßung und Einführung Katja Dammann (Universität Bielefeld / open-access.network) MODERATION: Paul Schultze-Motel (Helmholtz-Gemeinschaft / open-access.network) 9:15 Transparentes Kostenreporting mit OpenAPC Julia Bartlewski (Universität Bielefeld) 9:40 Praktischer Einblick in die OpenAPC-Daten – Demonstration anhand interaktiver Treemap-Diagramme Julia Bartlewski (Universität Bielefeld) 10:00 Pause 10:10 Erfassung von Publikationskosten an der Universität Regensburg: der (lange) Weg zu einer zentralen Rechnungsbearbeitung Gernot Deinzer (Universität Regensburg) 10:35 Von Nadeln und Heuhaufen: erste Schritte zu einem Informationsbudget für die Universität Münster Viola Voß (Universität Münster) 11:00 openCost & DESY: Zentrale Erfassung und Nachnutzung von Kostendaten im Repositorium Lisa-Marie Stein (Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY) 11:25 Auswertung und Abschlussdiskussion MODERATION: Katja Dammann & Paul Schultze-Motel 12:00 Ende Präsentationen Bartlewski, J. (2024). Transparentes Kostenreporting mit OpenAPC . https://doi.org/10.5281/zenodo.10649830 Deinzer, G. (2024). Erfassung von Publikationskosten an der Universität Regensburg: d er (lange) Weg zu einer zentralen Rechnungsbearbeitung . https://doi.org/10.5281/zenodo.10650327 Stein, L.-M. (2024). openCost & DESY: z entrale Erfassung und Nachnutzung von Kostendaten im Repositorium . https://doi.org/10.5281/zenodo.10650661 Voß, V. (2024). Von Nadeln und Heuhaufen: e rste Schritte zu einem Informationsbudget für die Universität Münster . https://doi.org/10.5281/zenodo.10650395 Blogbeitrag Die ersten Schritte zum Informationsbudget gemeinsam gehen. oa.blog . https://doi.org/10.64395/4rqnf-s5z09...
Open-Access-Transformation der wissenschaftlichen Buchproduktion aus der Perspektive von Institutionen Der Online-Workshop wird am 07.10.2022, 10 bis 14.30 Uhr im Rahmen des BMBF-geförderten Projekts open-access.network vom Helmholtz Open Science Office veranstaltet. Die Veranstaltung ist Teil der Workshopreihe "Open-Access-Monografien" . Abstract Ziel dieses Workshops ist die vertiefte Diskussion der Frage, wie eine Transformation des wissenschaftlichen Buchmarktes hin zu Open Access erreicht werden kann und wie die Akteure Wissenschaft, Verlage und Forschungsförderer die Transformation des Publizierens wissenschaftlicher Bücher unterstützen. Der Schwerpunkt liegt auf der Perspektive von Forschungsinstitutionen, die diese Transformation voranbringen wollen. Wichtige Aspekte, die dabei bedacht werden müssen, wie Kooperation zur Erbringung von Publikationsdienstleistungen Gemeinschaftsfinanzierung von Open-Access-Büchern und Aktivitäten zur Open-Access-Transformation der wissenschaftlichen Buchproduktion werden in Vorträgen vorgestellt und diskutiert. Hauptzielgruppen des Workshops sind Bibliothekar*innen und "Open Access Professionals", Entscheider*innen von Hochschulen oder Forschungsinstitutionen und Vertreter*innen von Verlagen. Programm Zeit Titel Sprecher*in 10:00 Begrüßung und Einführung Paul Schultze-Motel (Helmholtz-Gemeinschaft / open-access.network) 10:10 Development of the Open Access Book "Market" From a Macro Perspective Niels Stern (OAPEN) 10:45 Der Publikationsfonds für Open-Access-Monografien des Landes Brandenburg – welche Motivation und welche Förderziele stehen dahinter? Anita Eppelin (VuK Open Access Brandenburg) 11:20 Anforderungen von Fördergebern an Open-Access-Bücher Katharina Rieck (FWF / cOAlition S) 11:55 Mittagspause 12:50 GEMEINSCHAFTSFINANZIERUNG VON OPEN-ACCESS-BUCHPUBLIKATIONEN: ZWEI ANSÄTZE Open Book Collective: Community-geleitete Governance und Finanzierung von Infrastrukturen für Open-Access-Bücher Tobias Steiner (COPIM) KOALA: Konsortiale Finanzierung von Open-Access-Schriftenreihen Katharina Schulz (KOALA) 13:25 Kommerzialisierung vs. scholar-led – Historie der Universitätsverlage in Deutschland Margo Bargheer (SUB Göttingen) 14:00 Diskussion / Resümee 14:30 Ende Präsentationen Bargheer, M. (2022). Kommerzialisierung vs. Scholar led – Historie der Universitätsverlage in Deutschland . https://doi.org/10.5281/zenodo.7194512 Eppelin, A., & Zeltner, A. (2022). Der Publikationsfonds für Open-Access-Monografien des Landes Brandenburg – Motivation und Förderziele . https://doi.org/10.5281/zenodo.7155640 Rieck, K. (2022). Anforderungen von Fördergebern an Open-Access-Bücher . https://doi.org/10.5281/zenodo.7220864 Schulz, K. (2022). KOALA: Konsortiale Finanzierung von Open-Access-Schriftenreihen . https://doi.org/10.5281/zenodo.7221008 Steiner, T. (2022). Open Book Collective: Community-geleitete Governance und Finanzierung von Infrastrukturen für Open Access-Bücher . https://doi.org/10.5281/zenodo.7152952 Stern, N. (2022). Development of the Open Access Book “Market” from a Macro Perspective . https://doi.org/10.5281/zenodo.7220909...
Intro Pathways to Open Access Source: open-access.network (2021), Pathways of Open Access ( CC BY 4.0 International ) The key takeaways from this article are 1 Basically, a distinction can be made between pathways to open access (green and gold) and financing options for open access (with or without publication charges). An additional pathway – diamond open access – is also often mentioned. 2 Green open access (also known as self -archiving) refers to making previously published works (possibly also the preprint or post-print version) freely available to the public in an institutional or disciplinary repository, or sometimes on the author’s personal website. 3 Gold open access refers to the publication of scholarly works in open access journals, as open access monographs, or as contributions to open access collections. As a rule, these works undergo the same quality-assurance process as closed access publications. Diamond open access is a subtype of gold open access that is financed without publication charges. Diamond open access publishing often has a community-driven, non-commercial background Green Open Access Source: Based on Oberländer, A. (2020). Open Access – Es ist nicht alles Gold, was glänzt. In: Open Science. Von Daten zu Publikationen. Zenodo. https://zenodo.org/records/4018594 ( CC BY 4.0 International ) Green open access – also known as self-archiving – refers to making a work published with a publisher available to the public in an institutional or disciplinary open access repository . It is sometimes understood to refer also to making such a work available on the author’s personal website. Self-archiving can take place at the same time as the publication of the content by the publisher or at a later date, and is possible for preprints and post-prints of scholarly articles, as well as for other document types, for example, monographs, research reports, and conference proceedings. "Zweitveröffentlichungsservices an Hochschulen. Bericht zur Erhebung" [Self-Archiving Services at Higher Education Institutions: A Report on the Survey] The report summarises key results of a survey conducted within the framework of the project open-access.network. Preprint and Post-Print Source: Shafee, T. (2020). Typical publishing workflow for an academic journal article (preprint, postprint, and published) with open access sharing rights per SHERPA/RoMEO. Own work; adapted from diagram by Ginny Barbour Wikimedia Commons ( CC BY 4.0 International ) Preprints Find an introduction here. A preprint is a scholarly publication that has not (yet) undergone peer review, which means that the quality of the work has not yet been conclusively assessed. The manuscript version of a text submitted for publication to a journal or a publisher is sometimes also referred to as a preprint. In contrast to a preprint, a post-print is a text that has already undergone peer review and has been accepted for publication. There are two types of post-prints. On the one hand, a post-print may be completely identical with the publisher's version, or the version of record . On the other hand, the content may be the same, but the formatting, layout, or pagination may be different. In the latter case, the post-print is referred to as the author’s accepted manuscript (AAM) version. The willingness of publishers to allow self-archiving of post-prints or preprints varies considerably. The Open Policy Finder database provides an overview of the rights that publishers grant their authors in this regard. Under German copyright law, authors are allowed under certain conditions to make post-prints available to the public, irrespective of whether the publisher agrees to this. This is known as the Zweitveröffentlichungsrecht . Practical tip Looking for a suitable repository? Lists of open access repositories can be found in the Directory of Open Access Repositories (Open DOAR) and the Registry of Open Access Repositories (ROAR). Variants of Green Open Access In discussions on open access, three ways of providing green open access are distinguished. First, the works can be made available in institutional repositories. In this case, authors have the possibility of depositing their scientific texts on a trans-disciplinary document server operated by their institution (e.g., university). Second, the works may be made available in disciplinary repositories – that is, repositories that host output from a particular subject area (e.g., a specialist discipline), irrespective of the institutions to which the authors belong. A third variant is to deposit scholarly documents on one’s own personal website. However, this approach means that the deposited documents are not, as a rule, as visible as they would be if they were archived in an institutional or disciplinary repository. Moreover, their long-term availability is not assured, which is why this type of self-archiving is often not recognised as open access. This is the case, for example, in the Berlin Declaration on Open Access to Knowledge in the Sciences and Humanities . A list of open access repositories can be found in the Directory of Open Access Repositories ( OpenDOAR ) and in the Registry of Open Access Repositories ( ROAR ). Gold Open Access Open access publishing – also known as gold open access – refers to the first publication of scholarly works as articles in open access journals , as open access monographs , or as contributions to open access edited volumes or conference proceedings. These texts usually undergo the same quality assurance process as closed access works, mostly in the form of peer review or editorial review. As a rule, a publishing agreement is concluded with the publisher. It specifies the rights of use that the author grants to the publisher, and the conditions of use that shall apply to the open access documents. Such agreements are often supplemented with an open access publication licence under which the authors can grant users more extensive and precisely specified rights. Source: Based on Oberländer, A. (2020). Open Access – Es ist nicht alles Gold, was glänzt. In: Open Science. Von Daten zu Publikationen. Zenodo. https://zenodo.org/records/4018594 ( CC BY 4.0 International ) Financing Both open access and closed access publications have to be financed. The options for financing open access publications are comparable to those used to finance closed access publications: sales of printed copies; unpaid support from the scientific community, scientific institutions, and volunteers; and advertising or sponsoring. Sometimes cross-financing also occurs. In particular, commercial publishers that want to try out the gold open access business model finance new journals with revenue from their subscription business . Although publication fees , or article processing charges (APCs; in the case of monographs, book processing charges, BPCs), are sometimes cited as a typical gold open access financing model, they are also widespread in closed access publishing ( Gutknecht, 2018 ). APCs are payable per accepted and published article and can be combined with institutional memberships. If publishing authors belong to an institution that has an institutional membership with an open access publisher, that institution will cover the publication fees in full or in part. In addition, many institutions provide further possibilities of reimbursement of these costs, for example, via publication funds . Research Funders and Open Access Find an introduction here. Business Models for Open Access Books Find an introduction here. Business Models for Open Access Journals Find an introduction here. Video on the Funding of Open Access Articles Source: Becklas Dorow, C., Hauss, J. (2026). Funding Open Access Articles – What Are the Options?. Technische Informationsbibliothek (TIB), open-access.network. https://doi.org/10.5446/73596 ( CC BY 3.0 DE ) Video zur Finanzierung von Open-Access-Monographien Quelle: Becklas Dorow, C., Hauss, J. (2026). Open-Access-Artikel finanzieren – welche Wege gibt es?. Technische Informationsbibliothek (TIB), open-access.network. https://doi.org/10.5446/73319 ( CC BY 3.0 DE ) Diamond Open Access If an open access publication does without APCs entirely – in other words, if it is free of charge for readers and does not charge authors a fee to publish – this special type of gold open access is also referred to as diamond open access . In addition, diamond open access publishing often has a community-driven, non-commercial background. More information on the relationship between diamond and gold open access, and a discussion of the various definitions of diamond open access, can be found in Dellmann et al. (2022) . The project CRAFT-OA ( Armengou et al., 2024 ) has proposed a broader definition of diamond open access. The “OA Diamond Journals Study” by Bosman et al. (2021) discussed the potential and challenges of such publishing formats – especially for journals – and showed that diamond open access journals often rely on voluntary work and usually finance their publications via consortial models, institutional funding, crowdfunding, or membership models (see pp. 117–118). Overviews of the German and Swiss diamond open access landscapes can be found in Hahn et al. (2022) and Taubert et al. (2024) , respectively. To promote diamond open access as a fair, scholar-led, non-commercial variant of open access, and to link up initiatives, UNESCO initiated the Global Diamond Open Access Alliance in 2024. At EU level, the Council of the European Union has recommended that diamond open access be promoted ( Council of the European Union, 2023 ). For Germany, the German Research Foundation (DFG) issued a call for proposals in 2024 to establish a national service centre for diamond open access. Diamond Open Access Standard (DOAS) Der Diamond Open Access Standard formuliert Qualitätskriterien für Diamond-Zeitschriften. Er wurde vom DIAMAS-Projekt erarbeitet. Source: Based on Oberländer, A. (2020). Open Access – Es ist nicht alles Gold, was glänzt. In: Open Science. Von Daten zu Publikationen. Zenodo. http://doi.org/10.5281/zenodo.4018594 ( CC BY 4.0 International ) Akteure der Diamond-Open-Access-Community: Sechs Akteursgruppen und ihre individuellen Beiträge zu einem fairen und gemeinschaftlichen Diamond Open Access. Quelle: Henkes, L. M., & Holscher Blackman, K. (2025). Wissenschaftliches Publizieren neu denken. Blaupause für gemeinschaftliches und faires Diamond Open Access. Zenodo. https://doi.org/10.5281/zenodo.17240865 ( CC BY 4.0 International ) Middle Ways There are also gradual intermediate positions between gold and green open access. For example, the social science repository Social Science Research Network (SSRN) allows authors both to make their already published journal articles available in open access and to post and share the preprint versions of their manuscripts and submit them to SSRN partner journals. The epijournals , or overlay journals ( Gowers, 2015 ), in mathematics are another example. These are open access journals that use the infrastructure of preprint servers or repositories. Authors deposit the preprint versions of their manuscripts in arXiv or Hyper Articles en Ligne (HAL) and then submit them for publication to one of the epijournals. If a submission is accepted after peer review, the original preprint version continues to remain available alongside the publisher’s version. Some Copernicus Publications and F1000 journals operate according to a similar principle, with open peer review. Closed access publishers use arXiv in a similar way by enabling manuscripts deposited there to be automatically ingested into their own submission workflows. Depositing a preprint of an article in an open access repository before publishing it with a publisher also has characteristics of gold and green open access. Publishing documents such as dissertations or publication series for the first time in a repository is also a kind of hybrid form of gold and green open access. Because the works are being published for the first time, the publication can be regarded as gold open access. However, publication takes place in repositories, which are normally used to provide green open access to works. Besides green and gold open access publications, other variants are sometimes assigned colour symbols, too ( Piwowar et al., 2018 ; Schmeja, 2018 ). These publications may not be open access in the strict sense, for example, when a journal article can be read free of charge but is not reusable in the long term. Video zum Open-Access-Regenbogen Quelle: Schmeja, S. (2020). Der Open-Access-Regenbogen, open-access.network. https://doi.org/10.5446/49667 ( CC BY 3.0 DE ) Open Access Publishing Find an introduction here. Where and How to Publish Open Access? Here is an introduction to open access. Open Access Helpdesk Ask your specific questions about open access here. Forum Do you have a question? Would you like to discuss open access-related aspects with others? Please feel free to use our forum. References Armengou, C., Bargheer, M., Gingold, A., Holsinger, S., Laakso, M., Mitchell, D., Mounier, P., Pölönen, J., Rooryck, J., Ševkušić, M., Souyioultzoglou, I., & Varachkina, H. (2024). Operational Diamond OA criteria for journals . DIAMAS and CRAFT-OA projects. https://zenodo.org/records/12721408 Bosman, J., Frantsvåg, J. E., Kramer, B., Langlais, P.-C., & Proudman, V. (2021). OA Diamond Journals Study. Part 1: Findings. https://doi.org/10.5281/zenodo.4558704 . Council of the European Union (2023). Council conclusions on high-quality, transparent, open, trustworthy and equitable scholarly publishing. Dellmann, S., van Edig, X., Rücknagel, J., & Schmeja, S. (2022). Facetten eines Missverständnisses. o-bib 9 (3). https://doi.org/10.5282/o-bib/5849 Gowers, T. (2015, September 10). Discrete Analysis - an arXiv overlay journal. Gowers’s Weblog . https://gowers.wordpress.com/2015/09/10/discrete-analysis-an-arxiv-overlay-journal Gutknecht, C. (2018, January 8). Publikationskosten für Closed-Access: die verschwiegenen APCs. Wisspub.net . https://wisspub.net/2018/01/08/apcs-von-denen-fast-niemand-spricht/ Hahn, D., Hehn, J., Hopp, C., & Pruschak, G. (2022). Mapping the Swiss landscape of diamond open access journals. The PLATO study on scholar-led publishing . https://doi.org/10.5281/zenodo.7461728 Piwowar, H., Priem, J., Larivière, V., Alperin, J. P., Matthias, L., Norlander, B., Farley, A., West, J., & Haustein, S. (2018). The state of OA: a large-scale analysis of the prevalence and impact of Open Access articles. PeerJ , 6, e4375. https://doi.org/10.7717/peerj.4375 Schmeja, S. (2018, October 24). Gold, Grün, Bronze, Blau...: Die Open-Access-Farbenlehre. TIB-Blog . https://blogs.tib.eu/wp/tib/2018/10/24/gold-gruen-bronze-blau-die-open-access-farbenlehre/ Taubert, N., Sterzik, L., & Bruns, A. (2024). Mapping the German Diamond Open Access journal landscape. Minerva , 62 (2), 193–227. https://doi.org/10.1007/s11024-023-09519-7...
