Beiträge nach Tag: Informationsbudget de https://open-access.network/blog/tags/tag/informationsbudget/blog.tag.xml Sun, 19 Jul 2026 02:52:35 +0200 https://open-access.network/blog/informationsbudget-als-leitungsaufgabehttps://open-access.network/blog/informationsbudget-als-leitungsaufgabe#commentsTue, 25 Nov 2025 08:40:00 +0100InformationsbudgetOpen Access in der PraxisOpen Access TransformationKatja Dammann Paul Schultze-Motel https://open-access.network/blog/informationsbudget-als-leitungsaufgabeInformationsbudget als Leitungsaufgabe Ein Workshop von Hochschulrektorenkonferenz und open-access.network zur strategischen Steuerung der Open-Access-Transformation Drei Jahre nach den Empfehlungen des Wissenschaftsrates, Informationsbudgets an Wissenschaftseinrichtungen zu etablieren, luden Hochschulrektorenkonferenz und open-access.network Leitungspersonen aus Hochschulen und Forschungseinrichtungen zum Erfahrungsaustausch ein. Der Workshop zeigte, dass Informationsbudgets im Prozess der Open-Access-Transformation ein wesentliches Instrument der Kostenkontrolle sind und ihre Einführung eine strategische Leitungsaufgabe darstellt. Unter dem Titel „Informationsbudget als Leitungsaufgabe“ fand am 22. September 2025 ein Online-Workshop für Leitungspersonen aus Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen statt. Die geschlossene Veranstaltung wurde gemeinsam von der Hochschulrektorenkonferenz (HRK) und dem BMFTR-geförderten Verbundprojekt open-access.network organisiert. Dies war der Abschluss der Workshopreihe „Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen“, die von den Projektpartnern Universitätsbibliothek Bielefeld und Helmholtz Open Science Office von 2023 bis 2025 durchgeführt wurde. Ziel war es, drei Jahre nach den Empfehlungen des Wissenschaftsrates eine Zwischenbilanz zu ziehen: Wie ist der Stand der Entwicklung? Welche Erfahrungen wurden bereits gemacht? Und wie können Hochschulleitungen Informationsbudgets als strategisches Instrument in der Open-Access-Transformation einsetzen? Informationsbudgets – Steuerung, Transparenz, Verantwortung Das Konzept des Informationsbudgets wurde 2022 vom Wissenschaftsrat als zukunftsweisendes Steuerungsinstrument ausgearbeitet und empfohlen. Es soll sämtliche Ausgaben für wissenschaftliche Publikationskosten wie Beschaffung, Förderung, Subskriptionen, Open-Access-Gebühren oder Lizenzkosten in einem transparenten Gesamtbudget zusammenführen. Am Ende soll eine institutionenweite Übersicht entstehen, in der Aufwände für die Publikations- und Informationsversorgung transparent aufgestellt werden, um eine fundierte Grundlage für strategische Entscheidungen zu erhalten. Informationsbudgets ermöglichen mehr Transparenz, bessere Steuerung und eine verantwortungsvolle Ressourcennutzung. Zugleich verändert sich der Blick auf wissenschaftliche Publikationen: Sie werden nicht länger als isolierter Kostenfaktor betrachtet, sondern als strategischer Bestandteil der Hochschulentwicklung und Wissenschaftspolitik. Leitungsaufgabe mit strategischer Dimension Der Workshop machte deutlich, dass die Etablierung eines Informationsbudgets nicht nur eine Frage technischer und organisatorischer Umsetzbarkeit ist, sondern vor allem auf Leitungsebene entschieden werden muss, damit die gesamte Institution in die Prozesse eingebunden wird. Informationsbudgets sind eng mit strategischen Entscheidungen verknüpft, wie beispielsweise die Open-Access-Finanzierung, das Publikationskostenmanagement und die langfristige Ausrichtung digitaler Infrastruktur. Das erfordert ein gemeinsames Verständnis zwischen Präsidium, Verwaltung, Bibliothek und Wissenschaft über zentrale Fragen: Welche Ziele verfolgt die Einrichtung mit ihrer Publikationsstrategie? Wie sollen Ressourcen verteilt werden? Welche Governance-Strukturen sind notwendig, um Entscheidungen datenbasiert zu treffen? Gerade weil durch die Einführung von Informationsbudgets diese Aspekte sichtbar werden, sind sie mehr als ein Controlling-Instrument: Sie fördern den Dialog über wissenschaftliche Werte und Prioritäten. Impuls aus der Forschung: Informationsbudgets als kulturprägendes Instrument Den fachlichen Impuls zu Beginn des Workshops gab Prof. Dr. Gerard J. M. Meijer, Direktor am Fritz-Haber-Institut der Max-Planck-Gesellschaft und Sprecher der Arbeitsgruppe „Transformation des wissenschaftlichen Publizierens zu Open Access“ des Wissenschaftsrats. Er ordnete das Konzept des Informationsbudgets in den größeren Kontext der Open-Access-Transformation und der wissenschaftlichen Informationsversorgung ein. Für Meijer sind Informationsbudgets nicht nur ein Werkzeug zur Kostensteuerung, sondern ein Instrument institutioneller Kulturentwicklung: „Ein Informationsbudget zwingt uns, uns mit der Frage zu befassen, wofür wir Geld in der Wissenschaft ausgeben – und welche Werte dahinterstehen“, so Meijer. Er betonte, dass die Einführung solcher Budgets nur gelingen kann, wenn sie von der Leitung aktiv getragen und abteilungsübergreifend umgesetzt wird. Bibliothek, Forschungsmanagement und Finanzverwaltung müssen dazu enger zusammenarbeiten als bisher. Nur dann könne das Informationsbudget sein Potenzial entfalten: Transparenz zu schaffen, Prioritäten zu klären und die Open-Access-Transformation strategisch zu steuern. Praxisbericht aus Leipzig: Strukturen, Prozesse, Lernkurven Anschließend berichtete Dr. Henriette Rösch, stellvertretende Direktorin der Universitätsbibliothek Leipzig, von den Erfahrungen an ihrer Hochschule. Hier hat man in den vergangenen Jahren begonnen, ein Informationsbudget als internes Steuerungsinstrument aufzubauen, um sämtliche Kosten der Informationsversorgung zu erfassen und systematisch auszuwerten. Sie berichtete von folgenden Herausforderungen: Heterogene Finanzierungsstrukturen: Fakultätsmittel, Drittmittel und zentrale Mittel mussten zusammengeführt werden. Datentransparenz: Die Erfassung und Auswertung der Kosten erforderte neue Formen der Datenerhebung und -integration. Kommunikation und Verantwortung: Die Einführung eines Informationsbudgets bedeutete auch, Akteur*innen aus unterschiedlichen Bereichen in einen kontinuierlichen Austausch zu bringen. Henriette Rösch betonte, ein Informationsbudget sei nicht nur ein Controlling-Werkzeug, sondern auch ein Kommunikationsanlass – es schaffe Bewusstsein und eröffne Gespräche über Prioritäten und Verantwortung. Der Aufbau solcher Strukturen brauche zwar Zeit, sei aber ein wichtiger Schritt zu einer nachhaltigen, datenbasierten Steuerung von Publikationskosten und Open-Access-Ausgaben. Praxisbericht aus Bielefeld: Datenbasiert steuern – digital und integriert Im zweiten Praxisbeitrag sprachen Prof. Dr. Ulrich Rückert, Prorektor für Digitalisierung und Dateninfrastruktur der Universität Bielefeld, und Dirk Pieper, ständiger Vertreter der Leitenden Bibliotheksdirektorin, über die Bielefelder Ansätze und Erfahrungen. Hier wurde früh damit begonnen, Kosten für Subskriptionen, Publikationsgebühren und Open-Access-Fonds zusammenzuführen und digitale Systeme zur Erfassung und Analyse von Informationskosten zu entwickeln. Die beiden Projekte OpenAPC und openCost haben hilfreiche Vorarbeiten und nachnutzbare Ergebnisse gebracht. An der Universität Bielefeld ist das Informationsbudget in die Gesamtstrategie der Digitalisierung eingebettet und diene nicht nur der Kostentransparenz, sondern auch der Integration von Datenflüssen zwischen Bibliothek, Finanzverwaltung und Forschungsdatenmanagement. Ulrich Rückert stellte fest: „Ein Informationsbudget ist ein Teil der digitalen Infrastruktur einer Hochschule und verbindet Datenmanagement, Finanzen und wissenschaftliche Verantwortung.“ So wird es zu einem Instrument der Governance, das hilft, Entscheidungen faktenbasiert und wertorientiert zu treffen. Moderation und Austausch auf Leitungsebene Dr. Jens-Peter Gaul, Generalsekretär der Hochschulrektorenkonferenz, moderierte den Workshop und führte durch die Diskussion. Unter seiner Moderation entstand ein intensiver Austausch zwischen den teilnehmenden Führungskräften über Erfahrungen, Hürden und Erfolgsfaktoren. Wichtig war, das Informationsbudget als strategisches Instrument zu nutzen, ohne operative Strukturen zu überfrachten. Dabei gehe es weniger um Detailsteuerung, sondern um Rahmensetzung, Prioritätensetzung und Kulturentwicklung. Die Diskussion zeigte: Ein Informationsbudget stärkt das strategische Handeln von Hochschulleitungen, indem es Transparenz und Grundlagen für Entscheidungsprozesse schafft. Es unterstützt den Kulturwandel von der Kostenverteilung zur aktiven Ressourcensteuerung. Es erfordert institutionelle Zusammenarbeit und politisches Commitment in den Institutionen. Die Etablierung eines Informationsbudgets ist ein Schlüssel zur nachhaltigen Gestaltung der wissenschaftlichen Informationsversorgung und ihr Erfolg ist eng mit der institutionellen Führungsverantwortung verbunden. Drei Jahre nach den Empfehlungen des Wissenschaftsrates – eine Zwischenbilanz Nach den Empfehlungen des Wissenschaftsrates von 2022 haben zahlreiche Hochschulen begonnen, Informationsbudgets einzuführen oder erste Pilotprojekte umzusetzen. Die Erfahrungen zeigen: Technische und organisatorische Hürden sind lösbar, wenn Leitung, Hochschulgremien, Bibliothek und Verwaltung gemeinsam vorgehen. Klar definierte Ziele und eine verbindliche Steuerungslogik, um diese zu erreichen, sind entscheidend. Informationsbudgets sind erfolgreich, wenn sie in die Gesamtstrategie der Hochschule eingebettet sind. Die Veranstaltung machte deutlich, dass der Weg zu einem institutionell verankerten Informationsbudget ein schrittweiser Lernprozess ist – aber einer, der die wissenschaftliche Informationsversorgung auf eine neue, zukunftsfähige Grundlage stellen kann. Abschluss der Workshopreihe – Auftakt für neue Diskurse Mit der Veranstaltung „Informationsbudget als Leitungsaufgabe“ endete die Workshopreihe „Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen“, in der verschiedene Aspekte des Informationsbudgets beleuchtet wurden. Das Ende der Workshopreihe markiert zugleich den Beginn eines Austauschs auf Leitungsebene über institutionelle Zusammenarbeit, Wissenstransfer und strategisches Vorgehen. open-access.network und HRK planen, diese Diskussion fortzuführen und die Ergebnisse und Erfahrungen aus den Workshops zu dokumentieren und zu teilen. Damit soll ein Beitrag geleistet werden, um das Konzept Informationsbudget weiter zu schärfen und bundesweit praktikable Modelle zu fördern. Fazit Informationsbudgets sind kein Selbstzweck – sie sind ein Schlüssel, um das Ziel der offenen Wissenschaft finanziell, organisatorisch und politisch zu verankern. https://open-access.network/blog/workshop-personalressourcen-und-infrastrukturkosten-im-fokus-des-informationsbudgetshttps://open-access.network/blog/workshop-personalressourcen-und-infrastrukturkosten-im-fokus-des-informationsbudgets#commentsMon, 13 Oct 2025 09:47:00 +0200Open Access in der PraxisOpen Access FinanzierungInformationsbudgetKatja Dammann Paul Schultze-Motel https://open-access.network/blog/workshop-personalressourcen-und-infrastrukturkosten-im-fokus-des-informationsbudgetsEin Blick hinter die Kulissen Mehr als 130 Teilnehmer*innen kamen am 25.02.2025 zum Online-Workshop „Personalressourcen und Infrastrukturkosten als Teil des Informationsbudgets“. Der fünfte Workshop der Reihe „Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen“ wurde wieder als gemeinsames Angebot der Universitätsbibliothek Bielefeld und des Helmholtz Open Science Office im Rahmen des BMFTR-Projekts open-access.network organisiert. Schwerpunkt des Workshops war ein Thema, das bislang oft im Schatten stand: die Personal- und Infrastrukturkosten im Informationsbudget. Ziel war es, diese bislang wenig beachteten Aspekte für den Betrieb von Repositorien, Open-Access-Instanzen und Publikationsdienstleistungen sichtbar zu machen. Einführung: Das Schalenmodell des Informationsbudgets Mittermaier, B. (2025). Personalkosten im Schalenmodell des Informationsbudgets. https://doi.org/10.5281/zenodo.14938885 (CC BY) Der Workshop begann mit einem Vortrag von Bernhard Mittermaier von der Zentralbibliothek des Forschungszentrums Jülich. Er stellte zunächst sein „Schalenmodell“ vor, das die verschiedenen Kostenarten im Informationsbudget strukturiert. Im Fokus stand die Frage: Wie viele Personenstunden sollten in das Informationsbudget eingerechnet werden? Mittermaier erläuterte, dass Personalkosten eigentlich jedem Baustein zugeordnet werden müssten, was in der Praxis jedoch schwierig sei. Im Jülich werden sie stattdessen nur den wichtigsten Teilbereichen – etwa Sprachendienst, Forschungsdatenmanagement oder Green Open Access – direkt zugeordnet. Für andere Bereiche erfolge eine pauschale Verteilung, etwa durch prozentuale Aufschläge auf Sachkosten. Für das Forschungszentrum Jülich wurden 2024 Zahlen veröffentlicht, die zeigen, dass etwa ein Drittel des Budgets aus Personalkosten besteht. Der Blick aus der Verlagswelt Im zweiten Vortrag gab Barbara Budrich vom gleichnamigen Verlag Einblicke in die unsichtbare Arbeit hinter Open-Access-Publikationen. Sie betonte, dass Personalkosten den größten Anteil an den Gesamtkosten eines Verlags ausmachen. Die Herstellung eines Buches umfasse vielfältige Tätigkeiten: Lektorat, Layout, Rechtliches, Vertrieb, Marketing und Sichtbarkeit. All diese Schritte erforderten engagiertes Personal, das im Hintergrund arbeite. Die Kosten für eine einzelne Publikation lägen im Schnitt bei etwa 5.000 Euro (zzgl. MWSt.), wobei jeder Titel die Gemeinkosten anteilig mitfinanzieren müsse. Besonders deutlich wurde, dass die Verlagsarbeit sehr kleinteilig und kommunikationsintensiv ist. Kostet Diamond Open Access wirklich nichts? Tina Osteneck vom Verband der Hochschullehrerinnen und Hochschullehrer für Betriebswirtschaft (VHB) berichtete in ihrem Vortrag, dass auch bei sogenanntem Diamond Open Access, also Publikationen, die für Leser*innen und Autor*innen kostenfrei sind, erhebliche Kosten entstünden. Diese umfassten Personal für Redaktion, technische Infrastruktur, Marketing und Sichtbarkeit. Die Zeitschrift des VHB, das Schmalenbach Journal of Business Research, werde seit der Umstellung auf Open Access 2008 durch eine Mischung aus öffentlicher Förderung sowie gemeinschaftlichen Modellen und Sponsoring finanziert. Osteneck machte deutlich, dass Diamond Open Access Ressourcen braucht und dadurch Personal- und Infrastrukturkosten verursacht. Betrieb und Kosten von Open-Access-Zeitschriften an wissenschaftlichen Einrichtungen Gernot Deinzer von der Universitätsbibliothek Regensburg präsentierte seine Einschätzungen und Überlegungen zum Personalaufwand sowie zentralen und dezentralen Kosten beim Betrieb von Diamond-Open-Access-Zeitschriften an wissenschaftlichen Einrichtungen. Insbesondere der Aufwand für Redaktion, Technik und Administration sei erheblich. Um eine hauseigene Diamond-Open-Access-Zeitschrift mit einer Verlagszeitschrift vergleichen zu können, betonte er die Notwendigkeit, den Arbeitsaufwand der Wissenschaftler*innen als Teil des Informationsbudgets klar zu beziffern. Vor allem Diamond-Open-Access-Zeitschriften entstünden mit viel unentgeltlichem Engagement. Neben der ökonomischen Betrachtung sei die Anerkennung ein wichtiger Aspekt, denn viele Wissenschaftler*innen erhielten für die Herausgabe einer Zeitschrift in einem Verlag oft mehr Ansehen innerhalb der eigenen Einrichtung und in der Community als für die Herausgabe einer Diamond-Open-Access-Zeitschrift, die gern als „Herzensangelegenheit“ abgetan werde. Es sei also nicht nur eine Kostenfrage, sondern auch eine Frage von Renommee und Forschungsevaluierung. Als Fazit aus dem Workshop lässt sich die Erkenntnis ziehen: Es ist kompliziert, Personalkosten im Informationsbudget zu erfassen. Der Aufwand ist jedoch gerechtfertigt, um ein möglichst vollständiges Bild zu erhalten. Die Präsentationsfolien des Workshops wurden im Open Access veröffentlicht und sind auf der Veranstaltungswebseite verlinkt. https://open-access.network/blog/in-kooperation-gemeinsam-ziele-erreichenhttps://open-access.network/blog/in-kooperation-gemeinsam-ziele-erreichen#commentsThu, 21 Nov 2024 10:00:00 +0100Open Access in der PraxisOpen Access FinanzierungInformationsbudgetKatja Dammann Paul Schultze-Motel https://open-access.network/blog/in-kooperation-gemeinsam-ziele-erreichenUnter dem Titel „Gemeinsam geht es besser – Kooperationen auf dem Weg zum Informationsbudget“ kamen am 24. September 2024 rund 90 Teilnehmende zusammen. Es war der vierte Online-Workshop der Reihe „Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen“ – ein gemeinsames Angebot der Universitätsbibliothek Bielefeld und des Helmholtz Open Science Office im Rahmen des BMBF-Projekts open-access.network. Bei aller Diversität der Rahmenbedingungen und Ansprüche in den Wissenschaftseinrichtungen, stellen sich bezüglich des Informationsbudgets doch immer wieder ähnliche Fragen. In diesem Workshop wurden verschiedene Formen und Aspekte der Zusammenarbeit vorgestellt. Die beiden Berichte aus dem „Kooperationsverbund Thüringer Hochschulbibliotheken“ von Lea Satzinger und Henrieke Walter zeigten beeindruckend deutlich, dass auch sehr verschiedene Häuser Anknüpfungspunkte für eine gemeinsame Arbeit finden können. So arbeiten in dem thüringischen Verbund insgesamt fünf AGs zu den Themen Erwerbung und Bestandsmanagement, Open Access, Informationskompetenz, Benutzung sowie IT-Infrastruktur. Außerdem werden gemeinsame Workshops zum Informationsbudget veranstaltet und der Verbund stellt hochschulübergreifende Services bereit: das Repositorium „Digitale Bibliothek Thüringen“ und ein gemeinsames Open Access Monitoring. Die besonderen Bedingungen an Hochschulen für angewandte Wissenschaften sind Thema einer aktuellen Befragung durch das Projekt „Open Access an HAWs“. Auch hausintern können mit Kooperationen erfolgreiche Wege beschritten werden. Peter Blume von der TU Ilmenau berichtete über die enge Zusammenarbeit zwischen Präsidium, Fakultäten und Bibliothek, die gemeinsam eine eigenständige und nachhaltige Finanzierungsstrategie für Open Access aufbauen. Grundlage ist die Einordnung von Publikationskosten als Teil der Forschungskosten, an denen sich die Fakultäten beteiligen. So entstand ein gemeinsamer zweckgebundener Finanzfonds von Bibliothek und Fakultäten. Aus der Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek Jena wurden von Lea Satzinger verschiedene Tools zum Monitoring und Reporting vorgestellt. Schwerpunkt des Vortrags über den Zusammenschluss „Digitale Hochschule NRW“ (DH-NRW) war das gemeinsame Kostenmonitoring für die beteiligten 42 Hochschulen in Nordrhein-Westfalen. Jan-Philip Tummes und Nina Schönfelder stellten den Aufbau der Kostenreports vor und zeigten beispielhaft, wie sich die Kosten für Open-Access-Publikationen an einzelnen Hochschulen verteilen. Eine derart detaillierte Übersicht für alle Hochschulen zu erstellen, ist nur durch die landesweite Kooperation möglich. Im letzten Beitrag sprachen Margit Schön und Irene Barbers über Motivation, Arbeitsweise und konkrete Ergebnisse der „Fokusgruppe Informationsbudget“. Auslöser waren Anfang 2022 die „Empfehlungen zur Transformation des wissenschaftlichen Publizierens zu Open Access“ des Wissenschaftsrates an die wissenschaftlichen Einrichtungen, „ihr Informationsbudget in allen seinen Komponenten zu erfassen und mögliche Einsparungen auf der Erwerbsseite sowie mögliche Einnahmequellen gegen steigende Ausgaben für Publikationsdienstleistungen zu bilanzieren.“ (Wissenschaftsrat 2022)1 Eine echte Mammutaufgabe, die nur in Kooperation zu bewältigen ist. Deshalb gründete sich auf den Open-Access-Tagen 2022 in Bern die „Fokusgruppe Informationsbudget“. Ihr Hauptziel ist es, gemeinschaftlich und im Austausch zu arbeiten: „Bedarfe und Voraussetzungen identifizieren, notwendige Handlungsfelder definieren und dann mögliche Maßnahmen formulieren und diskutieren.“ (s. Blogbeitrag von Margit Schön und Heike Stadler). Eines von mehreren hilfreichen Ergebnissen der Fokusgruppe ist ein Power-Point-Foliensatz mit Argumentationshilfen, den wissenschaftliche Einrichtungen für ihre internen Gespräche nutzen und anpassen können. In der abschließenden Diskussion ging es unter anderem um die Erfassung von Publikationsmitteln aus Drittmittelprojekten und Strategien zum Umgang mit noch nicht erfassten Zahlungen. Die Präsentationsfolien der Workshop-Beiträge wurden im Open Access veröffentlicht und sind auf der Veranstaltungswebseite verlinkt. 1 Quelle: Empfehlungen zur Transformation des wissenschaftlichen Publizierens zu Open Access (2022, S. 10). Wissenschaftsrat. https://doi.org/10.57674/FYRC-VB61 https://open-access.network/blog/fokusgruppe-informationsbudget-gemeinsam-schneller-ins-handeln-kommenhttps://open-access.network/blog/fokusgruppe-informationsbudget-gemeinsam-schneller-ins-handeln-kommen#commentsMon, 09 Sep 2024 08:00:00 +0200InformationsbudgetOpen Access in der PraxisMargit SchönHeike Stadlerhttps://open-access.network/blog/fokusgruppe-informationsbudget-gemeinsam-schneller-ins-handeln-kommenGetreu dem Motto “Wissen Teilen. Community stärken” betreut das Projekt open-access.network mehrere digitale Fokusgruppen, die sich jeweils bestimmten Open-Access-Themen widmen. Die Idee zur Gründung der Fokusgruppe Informationsbudget entstand während der Open-Access-Tage 2022 in Bern innerhalb eines Hands-on-Workshops zum Thema Publikations- und Kostenmonitoring. Das Ziel dahinter: gemeinsam und per Bottom-up-Ansatz ähnliche Bedarfe und Voraussetzungen identifizieren, notwendige Handlungsfelder definieren und dann mögliche Maßnahmen formulieren und diskutieren. Die Fokusgruppe richtet sich an Beschäftigte in wissenschaftlichen Bibliotheken, die sich der Herausforderung Informationsbudget stellen und bereits erste Schritte gegangen sind oder sich gerade auf den Weg machen wollen. Die Fokusgruppe plant konkrete Maßnahmen und organisiert deren Umsetzung. Deswegen ist eine aktive Teilnahme der einzelnen Mitglieder der Gruppe sehr wichtig. Unter anderem geht es um folgende Aspekte: Verständigung auf die Elemente von Informationsbudgets und die Standardisierung von deren Darstellung Zusammenfassung der notwendigen Handlungsschritte zur Einführung eines Informationsbudgets mit der Zielgruppe Bibliotheks- und Einrichtungsleitungen sowie Förderern Teilen von Best Practices Austausch und Zusammenarbeit mit weiteren Projekten, die das Thema Informationsbudget behandeln Am 17. Februar 2023 fand das erste Auftakttreffen der Fokusgruppe Informationsbudget statt. 84 Teilnehmer*innen aus den verschiedenen Typen wissenschaftlicher Bibliotheken nahmen daran teil. Bei diesem ersten Treffen formierten sich fünf Unterarbeitsgruppen, die sich jeweils auf eine bestimmte Fragestellung spezialisierten. Die Mitglieder der Unterarbeitsgruppen stehen seither in regelmäßigem digitalen Austausch. Nach anderthalb Jahren erfolgte eine erste Retrospektive, d.h. die Untergruppen fassten ihre bisherigen Erkenntnisse zusammen und sammelten Feedback bzw. Ideen zur weiteren Zusammenarbeit ein. Am 21. Juni 2024 - im siebten Treffen der Gesamtgruppe – wurden die Ausarbeitungen aller fünf Unterarbeitsgruppen präsentiert. Diese Ergebnisse werden im Folgenden kurz vorgestellt, sie sind alle in der Zenodo-Community veröffentlicht worden. Die Materialien sollen eine praktische Orientierungshilfe bieten. Sie können bei der Umsetzung des Informationsbudgets auf verschiedenen Ebenen in wissenschaftlichen Bibliotheken nützlich sein und den Prozess in der Praxis begleiten. Was genau ist eigentlich ein Informationsbudget? Mit dieser Frage beschäftigte sich die Unterarbeitsgruppe 1 „Definition Informationsbudget“. Da die Frage nicht einfach zu beantworten ist, wurde der Versuch unternommen, gemeinsam eine Definition zu erarbeiten. Die Definition basiert auf bislang veröffentlichten Ansätzen und den Praxiserfahrungen der Gruppenmitglieder. Der “kleinste gemeinsame Nenner” der Elemente des Informationsbudgets wurde herauskristallisiert und optionale Erweiterungen zusammengestellt. Die Kern- und Erweiterungselemente können interessierten Einrichtungen als erste Anregung dienen. Sie können einzelne Aspekte auswählen, die jeweils lokalspezifisch relevant sind, und ggf. weitere Elemente ergänzen. Dadurch kann ein Informationsbudget entstehen, das als Instrument des Finanzmanagements zu verstehen ist. Der Überblick über alle Ausgaben und Finanzierungsquellen für wissenschaftliche Informationen kann dadurch gewonnen werden. Erkenntnisse aus dem DFG-Förderprogramm Open-Access-Publikationskosten und den DFG-Projekten Transform2Open und Open Access Datenpraxis können zukünftig in die Treffen der Unterarbeitsgruppe einfließen. Die von dieser Untergruppe erstellten Materialien finden sich zur Nachnutzung hier: https://doi.org/10.5281/zenodo.11439996 Warum beschäftigen wir uns mit dem Thema Informationsbudget? Die Unterarbeitsgruppe 2 „Kommunikationshilfen gegenüber Entscheidungsträgern verfassen“ ging der Frage nach, welche Informationen wichtig sind, um in die Kommunikation mit den Einrichtungsleitungen zu gehen. Das präsentierte Ergebnis stellte eine perfekte Überleitung von der Theorie in die Praxis dar. Die Gruppenmitglieder haben eine Folienvorlage zur Unterstützung wissenschaftlicher Einrichtungen bei der Einführung eines Informationsbudgets konzipiert. Diese Vorlage dient allen Interessierten als Kommunikationshilfe gegenüber Entscheidungsträger*innen. Der offene Foliensatz steht als PPTX-Datei zur Verfügung und kann für eigene Zwecke angepasst und modifiziert werden. Wichtig war den Gruppenmitgliedern insbesondere, dass die “Empfehlungen zur Transformation des wissenschaftlichen Publizierens zu Open Access” des Wissenschaftsrates aus dem Jahr 2022 in der Präsentation aufgegriffen wurden. Die von dieser Untergruppe erstellten Materialien finden sich zur Nachnutzung hier: https://doi.org/10.5281/zenodo.11549877 Welche Tools und Systeme eignen sich zur Erfassung von Kosten- und Publikationsdaten als Teil des gesamten Informationsbudgets? Dieser Frage ging die Unterarbeitsgruppe 3 „Sammlung und Auswertung technischer Infrastruktur“ nach. Bis dato gibt es kaum produktive Systeme, die bei der Erfassung von Kosten- und Publikationsdaten zur Etablierung eines Informationsbudgets hilfreich sind bzw. die Anforderungen zufriedenstellend erfüllen. Die dritte Unterarbeitsgruppe nahm sich dieser herausfordernden Ausgangssituation an, erstellte einen Systemvergleich und legte den Fokus auf die Publikationskostenerfassung. Es wurden verschiedene Systeme für unterschiedliche Anwendungsszenarien hinsichtlich ihrer Eignung für diesen Zweck untersucht und Kriterien zur Bewertung erarbeitet: Bibliothekssysteme (ALMA / Aleph, FOLIO OA-App, Libero) FIS / Hochschulbibliographie (Pure, DSpace) Repositorium (eprints, LibreCat) Haushaltssysteme (SAP S/4 HANA, FSV). Der Systemvergleich ist als Gedankenstütze und Anregung gedacht, jedoch nicht als Anschaffungsempfehlung. Die von dieser Untergruppe erstellten Materialien finden sich zur Nachnutzung hier: https://doi.org/10.5281/zenodo.12073382 Wie gestaltet sich die praktische Umsetzung des Publikations- und Kostenmonitorings in einer Einrichtung? Mit dieser Fragestellung hat sich die Unterarbeitsgruppe 4 „Publikations- und Kostenmonitoring“ als Community of Practice auseinandergesetzt. Im Rahmen der Unterarbeitsgruppe wurden anfangs vorrangig allgemeine Praxiserfahrungen zu Monitoring-Prozessen ausgetauscht. Die Bandbreite des Austauschs reichte von verwendeten Tools, Daten für Reporting-Zwecke, Metadaten für Publikationen und deren Kosten, DFG-Förderung und personelle Ressourcen. Der Wunsch der Gruppe war es, dass der Fokus auf Praxis- und Werkstattberichte gelegt werden sollte, um in den direkten Austausch mit wissenschaftlichen Einrichtungen zu gehen, die bereits erste Schritte bei der Umsetzung des Informationsbudgets vorweisen können. Diese Ausrichtung wird auch weiterhin in der Unterarbeitsgruppe praktiziert, über zukünftige Vorträge wird über die Mailingliste informiert. Die von dieser Untergruppe erstellten Materialien finden sich zur Nachnutzung hier: https://doi.org/10.5281/zenodo.12084934 Wie kann ein idealtypischer Arbeitsablauf für das Publikationskostenmonitoring aussehen? Mit dieser Frage beschäftigte sich die Unterarbeitsgruppe 5 „Workflows / Prozesse“ als Community of Practice. Die Untergruppe befasste sich zunächst mit den Workflows aus den Einrichtungen der Gruppenmitglieder - sofern es dort bereits welche gab. Anhand dessen wurden Einflussfaktoren identifiziert, die im Zusammenhang mit der Prozessgestaltung bedacht werden müssen: institutionelle und lokale Rahmenbedingungen sowie Anspruchsgruppen, die zu beachten sind. Als erstes Szenario wurde dann ein idealtypischer Workflow für die Abrechnung einer Publikation mit Einzelrechnung entworfen. Darin werden die einzelnen Prozessschritte herausgearbeitet, eine Grafik mit tabellarischer Erläuterung bildet den Kern der Ausarbeitung. Der Workflow kann als Orientierungshilfe herangezogen werden, wenn in der eigenen Einrichtung Prozesse zum Publikationskostenmonitoring erarbeitet werden sollen. Ausarbeitungen für weitere Szenarien, wie Abrechnungen via Voucher, Mitgliedschaften, Diamond Open Access oder (DEAL-) Transformationsverträge können gegebenenfalls noch folgen. Die von dieser Untergruppe erstellten Materialien finden sich zur Nachnutzung hier: https://doi.org/10.5281/zenodo.11915411 Diese Puzzleteile aus einer Begriffsdefinition, einer Kommunikationshilfe, einem Systemvergleich, Werkstattberichten und einem visualisierten Workflow lassen Synergien zwischen den Unterarbeitsgruppen erkennen. Wenn alle Ergebnisse zusammen betrachtet werden, erhalten alle Interessierten eine erste Momentaufnahme, die aus der Praxis für die Praxis erstellt wurde. Nachtrag Virtuelle Fokusgruppen haben den Vorteil, dass sich viele Menschen von überall her sehr einfach zusammenschließen und gemeinsam Dinge erarbeiten können. Gelegentliche persönliche Treffen sind aber auch sehr schön und hilfreich. Deshalb veranstaltet die Fokusgruppe Informationsbudget einen Workshop innerhalb der Open Access Tage 2024 in Köln: Workshop 11: Von Brocken und Sandkörnern – Hürden auf dem Weg zum Informationsbudget. Zwei Fragestellungen sollen im Rahmen des Workshops bearbeitet werden: Welche konkreten Hürden gibt es in der eigenen Einrichtung bei den Überlegungen bzw. den Schritten hin zum Informationsbudget? Mit welchen Ideen und kreativen Ansätzen kann man diese überwinden? Wir freuen uns auf interessierte Teilnehmer*innen! https://open-access.network/blog/die-ersten-schritte-zum-informationsbudget-gemeinsam-gehenhttps://open-access.network/blog/die-ersten-schritte-zum-informationsbudget-gemeinsam-gehen#commentsTue, 09 Apr 2024 11:29:53 +0200Open Access in der PraxisInformationsbudgetDanny Flemminghttps://open-access.network/blog/die-ersten-schritte-zum-informationsbudget-gemeinsam-gehenVertreter*innen vier verschiedener Einrichtungen boten in einem Workshop Einblicke in die praktische Implementierung eines Informationsbudgets. Über 230 Personen hatten sich angemeldet für den Workshop "Erste Schritte zum Informationsbudget: Publikationskosten erfassen und sichtbar machen", der am 07.02.2024 im Rahmen des BMBF-geförderten Projekts open-access.network von der UB der Universität Bielefeld und dem Helmholtz Open Science Office durchgeführt wurde. Sie hatten Gelegenheit, von vier geladenen Referent*innen aus erster Hand einrichtungsübergreifende Ansätze zur Ermittlung von Publikationskosten als Grundlage für die finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation kennenzulernen. Transparentes Kostenreporting mit OpenAPC Als erste Referentin gab Julia Bartlewski von der Universität Bielefeld einen umfassenden Einblick in die Abfragemöglichkeiten und die Struktur von OpenAPC, einem Projekt, das sich der transparenten Berichterstattung über Kosten im Zusammenhang mit Open Access-Publikationen widmet. Seit 2014 werden in OpenAPC Daten zu Publikationskosten erfasst und veröffentlicht. Dazu gehören Artikelbearbeitungsgebühren (APCs), Buchbearbeitungsgebühren (BPCs) und Transformationsverträge. Ziel ist es, maximale Kostentransparenz und Vergleichbarkeit zu schaffen und damit auch Kostenentwicklungen über die Zeit verfolgbar zu machen. Um den einzelnen Institutionen die Übermittlung ihrer Kostendaten zu erleichtern, wird ein hoher Grad an Automatisierung angestrebt. Daten können beispielsweise per E-Mail, Pull-Request, OAI-Harvesting oder per Meldung ans DFG-Förderprogramm „Open Access-Publikationskosten“ übermittelt werden. Geplant ist außerdem eine Erweiterung der Infrastruktur von OpenAPC unter Nutzung des openCost-Metadatenschemas um relevante Kostenpunkte wie sog. page oder color charges. Im Projektblog wird eine automatisiert generierte Datenanalyse zu jeder Datenlieferung veröffentlicht. Der gesamte Workflow zur Erfassung der Kostendaten an der Universitätsbibliothek Bielefeld wurde von Julia Bartlewski an praktischen Beispielen veranschaulicht und anschließend diskutiert. Abschließend gab es noch eine Demonstration anhand interaktiver Treemap-Diagramme, welche die gesammelten Daten visualisieren und verschiedene Möglichkeiten der Betrachtung und Filterung bieten. Der lange Weg zur zentralen Rechnungsbearbeitung Als zweiter Referent präsentierte Gernot Deinzer die Entwicklung und Implementierung eines zentralen Systems zur Erfassung von Publikationskosten an der Universität Regensburg. Dabei ging er auf den zurückgelegten Weg ausgehend vom DFG-Programm „Open-Access-Publizieren“ im Jahr 2011 bis zur heutigen Situation mit einem zentralen System zur Bearbeitung von Publikationsgebühren ein. Dieser Weg sei lang und steinig gewesen, aber mittlerweile wolle niemand mehr zurück. Heute sind Autor*innen, Fakultäten und Lehrstühle verpflichtet, Publikationsrechnungen in der Rechnungsstelle der Universitätsbibliothek einzureichen, wo sie geprüft, erfasst und für die Rechnungsanweisung freigegeben wird. Neben der systematischen Erfassung von Publikationsgebühren, Erwerbs- und Lizenzierungskosten bringt dies eine Reihe weiterer Vorteile mit sich, wie die Möglichkeit, Metadaten einer Publikation mit der DOI zu verknüpfen und auf Knopfdruck auszuwerten. Außerdem erfolgt direkt eine Volltextaufnahme ins institutionelle Repositorium. Deinzer schloss mit einem Ausblick auf zukünftige Entwicklungen, einschließlich der Evaluierung von Publikationskosten und weiterer Verbesserungen im Workflow. Das Publikum griff seine Ausführungen als Best Practice interessiert auf und es ergab sich eine sehr lebhafte Diskussion zu spezifischen Aspekten der Publikationskostenerfassung. Unter anderem ging es dabei um die Organisation von Literatur- und Lehrmittelbestellungen, personelle Aufwände, Einhaltung von Budgets, Umgang mit Transformationsverträgen sowie die Erfassung weiterer Kostenarten wie Druckkostenzuschüsse oder Artikelbeschaffungskosten (APCs). Parallele Prozesse zusammenführen Dritte Referentin war Viola Voß von der Universitäts- und Landesbibliothek Münster (ULB), wo der Prozess zur schrittweisen Etablierung eines Informationsbudgets begonnen hat. Schwerpunkt ihrer Ausführungen waren die Herausforderungen, die mit der Einführung eines Informationsbudgets verbunden sind. Sie konnte aber auch über erste Fortschritte berichten und über Hürden, die in Münster schon gemeistert wurden. Die Ausgangslage ist aufgrund des dortigen zweischichtigen Systems kompliziert: Universität und Uniklinikum agieren in Münster als separate Körperschaften mit unterschiedlichen SAP-Systemen, Steuernummern und je eigenen Strukturen und Abteilungen. Statt Zentralmittel für Open-Access-Publikationen gibt es eine Kostenteilung mit den Fachbereichen, die für Publikationsfonds, Verlagsverträge und Transformationsverträge gilt. Die ULB, die am DFG-Förderprogramm beteiligt und 2022 zum Bibliotheksmanagementsystem Alma gewechselt ist, bereitet sich auf die Einführung eines Informationsbudgets z.B. über das Reporting für die DFG und durch die Mitarbeit in der Fokusgruppe Informationsbudget vor. Im Sommer 2023 wurde an der Universität eine neue Kostenstelle eingeführt, um Kosten für Open und Closed Access-Publikationen differenzieren zu können, am Uniklinikum wurde eine Kostenstelle speziell für Publikationen eingerichtet. Durch diese Maßnahmen hat die Bibliothek nun einen ersten Überblick über die Kosten für Artikel, Bücher und Verlagsverträge; jedoch gestaltet sich die standardisierte Rechnungserfassung aufgrund technischer Einschränkungen und organisatorischer Rahmenbedingungen als herausfordernd. Auch die Integration verschiedener Systeme – z.B. die Anbindung von Alma an SAP – steht noch aus, aber die ULB ist zuversichtlich, dass sie auf einem guten Weg ist. Die anschließende Diskussion drehte sich um Themen wie die Informationsweitergabe an die Fachbereiche, das Buchungsprozedere, die Rolle von Alma in der Verwaltung von Publikationskosten und die Integration des Metadatenschemas von openCost in das Forschungsinformationssystem. Kostentransparenz auf allen Ebenen Abschließend präsentierte Lisa-Marie Stein vom Deutschen Elektronen-Synchrotron (DESY) in Hamburg, den Workflow am DESY zur zentralen Erfassung und Nachnutzung von Kostendaten im institutionellen Repositorium. Das Ziel ist, Schritte in Richtung eines Informationsbudgets zu unternehmen und Kostentransparenz auf allen Ebenen zu schaffen, um eine nachhaltige Transformation zu ermöglichen. Am DESY werden alle Publikationen frühzeitig im institutionellen Repositorium erfasst und im Verlauf um Informationen zur Genehmigung und Zahlungsabwicklung ergänzt. Das Publikationskostenmodul innerhalb des Repositoriums ermöglicht die Erfassung auf Artikelebene und eine gemeinsame Definition mit JOIN2. Auch Aspekte wie Datenharvesting, DFG-Monitoring oder die Erweiterung des EZB-Katalogs um Informationen zu Publikationen und Publikationskosten wurden thematisiert. Lisa-Marie Stein betonte die Bedeutung der zentralen Erfassung von Kostendaten im Repositorium und beschreib die Herausforderungen, die mit diesem Prozess verbunden sind. Wichtig war insbesondere, dass openCost keine Datensammlung ist, sondern vielmehr ein definiertes Austauschformat, das an verschiedene Systeme angebunden werden kann. In der Diskussion wurden Fragen zur Integration von Daten in SAP, zum Format der Daten und zur Zusammenarbeit mit Bibliothekssystemen und Anbietern von Repositorien erörtert. Fazit: Nie das Ziel aus den Augen verlieren! In der Abschlussrunde wurde noch einmal die Bandbreite der unterschiedlichen lokalen Ausgangslagen betont. Best Practices lassen sich häufig nicht ohne Weiteres übertragen, aber sie inspirieren zu neuen Ideen für die eigene Einrichtung. Dennoch seien Austauschformate wie dieser Workshop hierzu besonders wichtig, um voneinander zu lernen, beispielsweise, was die Argumentation für eine zentrale Rechnungsstelle angehe. Wichtig sei, dass man nie das Ziel der Transformation aus den Augen verliere: Ein aussagekräftiges Informationsbudget ist kein Selbstzweck, sondern essentiell für eine evidenzbasierte Mittelallokation – auch und gerade angesichts des zunehmenden Kosten- und Spardrucks an vielen Einrichtungen. Auch als Argument für Diamond Open Access und für die Diskussion über Kosten und Nutzen von Transformationsverträgen wie DEAL sind konkrete Zahlen von zentraler Bedeutung. Das große Interesse am Workshop und die positiven Evaluationen bestätigen, dass das Themenfeld für die Open-Access-Community wichtig ist und bleiben wird. Alle Präsentationen des Workshops wurden bei Zenodo veröffentlicht und sind auf der Veranstaltungswebseite verlinkt. https://open-access.network/blog/auftakt-der-workshopreihe-finanzielle-gestaltung-der-open-access-transformationhttps://open-access.network/blog/auftakt-der-workshopreihe-finanzielle-gestaltung-der-open-access-transformation#commentsThu, 25 Jan 2024 09:08:04 +0100Open Access in der PraxisInformationsbudgethttps://open-access.network/blog/auftakt-der-workshopreihe-finanzielle-gestaltung-der-open-access-transformationEin Veranstaltungsbericht Die „Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen“ ist Thema einer Workshopreihe im Rahmen des BMBF-Projekts open-access.network. Organisiert und durchgeführt wird sie von der Universitätsbibliothek Bielefeld und dem Helmholtz Open Science Office. Im Mittelpunkt der sechsteiligen Workshopreihe steht das Thema Informationsbudget an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen. Die Auftaktveranstaltung am 13.09.2023 versorgte die rund 130 Teilnehmenden mit Informationen zum Stand der Diskussion, zur Zielsetzung der Idee und ersten Umsetzungsszenarien. Überblick über den Diskussionsstand Der erste Workshop mit dem Titel „Finanzierungsströme für die Open-Access-Transformation – Überblick und Stand der Diskussion“ begann mit drei Impulsvorträgen. Jochen Schirrwagen (RWTH Aachen) gab zunächst einen Überblick und eine Einführung ins Thema Informationsbudget. Prof. Gerard Meijer (Fritz-Haber-Institut der Max-Planck-Gesellschaft) knüpfte in seinem Beitrag "Strategic Aspects of the Open Access Transformation" an die „Empfehlungen zur Transformation des wissenschaftlichen Publizierens zu Open Access“ an, die er als Sprecher einer Arbeitsgruppe des Wissenschaftsrates mitverfasst hat (Wissenschaftsrat, 2022). Schließlich sprach Dr. Bernhard Mittermaier (Zentralbibliothek des Forschungszentrums Jülich) über erste Erfahrungen bei der Umsetzung eines Informationsbudgets am Forschungszentrum Jülich. Die Referenten haben die Präsentationsfolien zu ihren Vorträgen bei Zenodo im Open Access veröffentlicht; sie sind auf der Veranstaltungswebseite verlinkt. Austausch fördern, gemeinsam arbeiten Ausgehend von diesen einleitenden Vorträgen diskutierten die rund 130 Teilnehmer*innen während einer Gruppenarbeitsphase über Vorteile, Ansätze und Herausforderungen bei der Umsetzung eines transparenten Informationsbudgets im eigenen Haus. Der aktuelle Stand zum Informationsbudget an deutschen Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen ist sehr heterogen und oft sind es die Bibliotheken, die das Thema vorantreiben. Während einige Einrichtungen über bereits implementierte Workflows zur Kostenerfassung im gesamten Haus berichten konnten, steht bei anderen das Thema bislang unbearbeitet auf der To-Do-Liste. Bild von Manfred Steger auf Pixabay Viele Teilnehmende suchen nach konkreten Ansatzpunkten, um aus der theoretischen Debatte in das praktische Handeln zu kommen. Dafür ist der Austausch mit anderen Kolleg*innen besonders wichtig. Damit nicht jede Hochschule, Universität oder Wissenschaftsinstitution individuelle Lösungen erarbeiten muss, besteht der Wunsch, von den Erfahrungen, Ideen, Modellen und Ansätzen anderer zu profitieren. Gleichwohl setzen die Unterschiede zwischen den Einrichtungstypen und ihrer internen Organisation gemeinsamen Lösungsansätzen Grenzen. Ein besonderes Problem sahen viele Teilnehmer*innen im dezentralen Abrechnungswesen. Die transparente und vollständige Erfassung von Kosten und Aufwänden im Kontext des wissenschaftlichen Publizierens muss auf allen Ebenen erfolgen. Organisatorisch beinhaltet das Institute, Bibliotheken und Infrastruktureinrichtungen und betrifft dies die Budgets von Bibliotheken, Lehrstühlen und Drittmittelprojekten sowie weitere Sondermittel. Viele Teilnehmende suchen nach konkreten Ansatzpunkten, um aus der theoretischen Debatte in das praktische Handeln zu kommen. Dafür ist der Austausch mit anderen Kolleg*innen besonders wichtig. Vorteile und Schwierigkeiten Gefragt nach den Vorteilen der Einführung von Informationsbudgets für wissenschaftliche Einrichtungen, nannten die Teilnehmer*innen, verbesserte Steuerungsmöglichkeiten und einen besseren Kostenüberblick bezogen auf Publikationszahlen und Fachbereiche. Ein Informationsbudget böte auch den Vorteil, einfacherer Vergleichsmöglichkeiten mit anderen Einrichtungen und ermögliche perspektivisch eine verbesserte Verhandlungsposition gegenüber Verlagen. Mehr Transparenz über Kosten und Leistungen in der Retrospektive (z. B. Durchschnitt des Publikationsaufkommens und Kosten der letzten drei Jahre) ermöglicht außerdem eine bessere Kalkulation für die Zukunft. Schwierigkeiten und (praktischen) Hindernisse sahen die Teilnehmer*innen in der Zusammenarbeit von Finanzabteilung, Controlling, Bibliothek und Leitungsebene. Verschiedene Datenquellen erschwerten den Gesamtüberblick über tatsächliche Ausgaben und die unterschiedliche Dynamik im Publikationsaufkommen der verschiedenen Fächer mache eine mittel- bis langfristige Finanzplanung nicht einfach. Schwierig sei zudem die Zuordnung von Publikationen zu Drittmittelprojekten mangels Standardisierung der Projektidentifier, u. a. bei DFG-Projekten im Kontext des Förderprogramms „Open-Access-Publikationskosten“. Auch bei Transformationsverträgen sind die Kosten für einzelne Artikel mitunter nicht sichtbar. Praktische Lösungsansätze Im Anschluss an Bernhard Mittermaiers Vortrag zur Umsetzung des Informationsbudgets am Beispiel des Forschungszentrums Jülich, entwickelten die Teilnehmenden eigene Ideen und Ansätze dazu, wie sie an ihren Einrichtungen ein Informationsbudget etablieren wollen. Grundlegend biete der Erwerbungsetat eine gute Ausgangsbasis, die sukzessive um Elemente eines Informationsbudgets erweitert werden kann. Wichtig für die praktische Umsetzung sei eine enge Zusammenarbeit zwischen Bibliothek und Finanzabteilung. Um dies zu erleichtern, kann die Einführung einer entsprechenden Policy für die gesamte Institution hilfreich sein. Auch ein vereinheitlichtes Bestellverfahren unter Einbeziehung der Bibliothek ermöglicht es, die Publikationsausgaben zentral zu erfassen. Teilnehmer*innen empfahlen auch die Nutzung der Forschungsinformationssysteme (FIS) statt Excel-Listen zur Kostendokumentation. Eine weitere Möglichkeit ist die Erfassung von Kosten im institutionellen Repositorium oder die Einrichtung eines speziellen Buchungskontos für OA-Publikationen. Sachbearbeiter*innen, die dezentral Publikationsgebühren buchen, sollten entsprechend geschult werden. Um sie bei der korrekten Zuordnung der Kosten zu unterstützen, könne man ihnen außerdem eine Liste mit Begriffen zur Verfügung stellen, die auf Open-Access-Publikationen hinweisen. Einige Teilnehmende berichteten allerdings auch, dass es an ihrer Einrichtung bislang keine Ansätze für ein Informationsbudget gibt. Dies scheitere bislang am fehlenden Interesse der Leitungsebene. Die Resonanz auf den Workshop war insgesamt sehr positiv. Allerdings wünschten sich die meisten Teilnehmenden mehr Zeit zum Austausch und zur Diskussion. Für die nächsten Workshops werden wir deshalb dafür mehr Zeit einplanen. Die während der Gruppenarbeitsphase gesammelten Wünsche zu Themen und Struktur der kommenden Workshops werden in die Planungen einfließen. Der nächste Workshop zum Thema "Erste Schritte zum Informationsbudget: Publikationskosten erfassen und sichtbar machen" wird am 7. Februar 2024 stattfinden.