Beiträge von Autor Paul Schultze-Motel de https://open-access.network/blog/autorinnen/author/dr-paul-schultze-motel/blog.author.xml Sat, 18 Jul 2026 03:53:11 +0200 https://open-access.network/blog/informationsbudget-als-leitungsaufgabehttps://open-access.network/blog/informationsbudget-als-leitungsaufgabe#commentsTue, 25 Nov 2025 08:40:00 +0100InformationsbudgetOpen Access in der PraxisOpen Access TransformationKatja Dammann Paul Schultze-Motel https://open-access.network/blog/informationsbudget-als-leitungsaufgabeInformationsbudget als Leitungsaufgabe Ein Workshop von Hochschulrektorenkonferenz und open-access.network zur strategischen Steuerung der Open-Access-Transformation Drei Jahre nach den Empfehlungen des Wissenschaftsrates, Informationsbudgets an Wissenschaftseinrichtungen zu etablieren, luden Hochschulrektorenkonferenz und open-access.network Leitungspersonen aus Hochschulen und Forschungseinrichtungen zum Erfahrungsaustausch ein. Der Workshop zeigte, dass Informationsbudgets im Prozess der Open-Access-Transformation ein wesentliches Instrument der Kostenkontrolle sind und ihre Einführung eine strategische Leitungsaufgabe darstellt. Unter dem Titel „Informationsbudget als Leitungsaufgabe“ fand am 22. September 2025 ein Online-Workshop für Leitungspersonen aus Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen statt. Die geschlossene Veranstaltung wurde gemeinsam von der Hochschulrektorenkonferenz (HRK) und dem BMFTR-geförderten Verbundprojekt open-access.network organisiert. Dies war der Abschluss der Workshopreihe „Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen“, die von den Projektpartnern Universitätsbibliothek Bielefeld und Helmholtz Open Science Office von 2023 bis 2025 durchgeführt wurde. Ziel war es, drei Jahre nach den Empfehlungen des Wissenschaftsrates eine Zwischenbilanz zu ziehen: Wie ist der Stand der Entwicklung? Welche Erfahrungen wurden bereits gemacht? Und wie können Hochschulleitungen Informationsbudgets als strategisches Instrument in der Open-Access-Transformation einsetzen? Informationsbudgets – Steuerung, Transparenz, Verantwortung Das Konzept des Informationsbudgets wurde 2022 vom Wissenschaftsrat als zukunftsweisendes Steuerungsinstrument ausgearbeitet und empfohlen. Es soll sämtliche Ausgaben für wissenschaftliche Publikationskosten wie Beschaffung, Förderung, Subskriptionen, Open-Access-Gebühren oder Lizenzkosten in einem transparenten Gesamtbudget zusammenführen. Am Ende soll eine institutionenweite Übersicht entstehen, in der Aufwände für die Publikations- und Informationsversorgung transparent aufgestellt werden, um eine fundierte Grundlage für strategische Entscheidungen zu erhalten. Informationsbudgets ermöglichen mehr Transparenz, bessere Steuerung und eine verantwortungsvolle Ressourcennutzung. Zugleich verändert sich der Blick auf wissenschaftliche Publikationen: Sie werden nicht länger als isolierter Kostenfaktor betrachtet, sondern als strategischer Bestandteil der Hochschulentwicklung und Wissenschaftspolitik. Leitungsaufgabe mit strategischer Dimension Der Workshop machte deutlich, dass die Etablierung eines Informationsbudgets nicht nur eine Frage technischer und organisatorischer Umsetzbarkeit ist, sondern vor allem auf Leitungsebene entschieden werden muss, damit die gesamte Institution in die Prozesse eingebunden wird. Informationsbudgets sind eng mit strategischen Entscheidungen verknüpft, wie beispielsweise die Open-Access-Finanzierung, das Publikationskostenmanagement und die langfristige Ausrichtung digitaler Infrastruktur. Das erfordert ein gemeinsames Verständnis zwischen Präsidium, Verwaltung, Bibliothek und Wissenschaft über zentrale Fragen: Welche Ziele verfolgt die Einrichtung mit ihrer Publikationsstrategie? Wie sollen Ressourcen verteilt werden? Welche Governance-Strukturen sind notwendig, um Entscheidungen datenbasiert zu treffen? Gerade weil durch die Einführung von Informationsbudgets diese Aspekte sichtbar werden, sind sie mehr als ein Controlling-Instrument: Sie fördern den Dialog über wissenschaftliche Werte und Prioritäten. Impuls aus der Forschung: Informationsbudgets als kulturprägendes Instrument Den fachlichen Impuls zu Beginn des Workshops gab Prof. Dr. Gerard J. M. Meijer, Direktor am Fritz-Haber-Institut der Max-Planck-Gesellschaft und Sprecher der Arbeitsgruppe „Transformation des wissenschaftlichen Publizierens zu Open Access“ des Wissenschaftsrats. Er ordnete das Konzept des Informationsbudgets in den größeren Kontext der Open-Access-Transformation und der wissenschaftlichen Informationsversorgung ein. Für Meijer sind Informationsbudgets nicht nur ein Werkzeug zur Kostensteuerung, sondern ein Instrument institutioneller Kulturentwicklung: „Ein Informationsbudget zwingt uns, uns mit der Frage zu befassen, wofür wir Geld in der Wissenschaft ausgeben – und welche Werte dahinterstehen“, so Meijer. Er betonte, dass die Einführung solcher Budgets nur gelingen kann, wenn sie von der Leitung aktiv getragen und abteilungsübergreifend umgesetzt wird. Bibliothek, Forschungsmanagement und Finanzverwaltung müssen dazu enger zusammenarbeiten als bisher. Nur dann könne das Informationsbudget sein Potenzial entfalten: Transparenz zu schaffen, Prioritäten zu klären und die Open-Access-Transformation strategisch zu steuern. Praxisbericht aus Leipzig: Strukturen, Prozesse, Lernkurven Anschließend berichtete Dr. Henriette Rösch, stellvertretende Direktorin der Universitätsbibliothek Leipzig, von den Erfahrungen an ihrer Hochschule. Hier hat man in den vergangenen Jahren begonnen, ein Informationsbudget als internes Steuerungsinstrument aufzubauen, um sämtliche Kosten der Informationsversorgung zu erfassen und systematisch auszuwerten. Sie berichtete von folgenden Herausforderungen: Heterogene Finanzierungsstrukturen: Fakultätsmittel, Drittmittel und zentrale Mittel mussten zusammengeführt werden. Datentransparenz: Die Erfassung und Auswertung der Kosten erforderte neue Formen der Datenerhebung und -integration. Kommunikation und Verantwortung: Die Einführung eines Informationsbudgets bedeutete auch, Akteur*innen aus unterschiedlichen Bereichen in einen kontinuierlichen Austausch zu bringen. Henriette Rösch betonte, ein Informationsbudget sei nicht nur ein Controlling-Werkzeug, sondern auch ein Kommunikationsanlass – es schaffe Bewusstsein und eröffne Gespräche über Prioritäten und Verantwortung. Der Aufbau solcher Strukturen brauche zwar Zeit, sei aber ein wichtiger Schritt zu einer nachhaltigen, datenbasierten Steuerung von Publikationskosten und Open-Access-Ausgaben. Praxisbericht aus Bielefeld: Datenbasiert steuern – digital und integriert Im zweiten Praxisbeitrag sprachen Prof. Dr. Ulrich Rückert, Prorektor für Digitalisierung und Dateninfrastruktur der Universität Bielefeld, und Dirk Pieper, ständiger Vertreter der Leitenden Bibliotheksdirektorin, über die Bielefelder Ansätze und Erfahrungen. Hier wurde früh damit begonnen, Kosten für Subskriptionen, Publikationsgebühren und Open-Access-Fonds zusammenzuführen und digitale Systeme zur Erfassung und Analyse von Informationskosten zu entwickeln. Die beiden Projekte OpenAPC und openCost haben hilfreiche Vorarbeiten und nachnutzbare Ergebnisse gebracht. An der Universität Bielefeld ist das Informationsbudget in die Gesamtstrategie der Digitalisierung eingebettet und diene nicht nur der Kostentransparenz, sondern auch der Integration von Datenflüssen zwischen Bibliothek, Finanzverwaltung und Forschungsdatenmanagement. Ulrich Rückert stellte fest: „Ein Informationsbudget ist ein Teil der digitalen Infrastruktur einer Hochschule und verbindet Datenmanagement, Finanzen und wissenschaftliche Verantwortung.“ So wird es zu einem Instrument der Governance, das hilft, Entscheidungen faktenbasiert und wertorientiert zu treffen. Moderation und Austausch auf Leitungsebene Dr. Jens-Peter Gaul, Generalsekretär der Hochschulrektorenkonferenz, moderierte den Workshop und führte durch die Diskussion. Unter seiner Moderation entstand ein intensiver Austausch zwischen den teilnehmenden Führungskräften über Erfahrungen, Hürden und Erfolgsfaktoren. Wichtig war, das Informationsbudget als strategisches Instrument zu nutzen, ohne operative Strukturen zu überfrachten. Dabei gehe es weniger um Detailsteuerung, sondern um Rahmensetzung, Prioritätensetzung und Kulturentwicklung. Die Diskussion zeigte: Ein Informationsbudget stärkt das strategische Handeln von Hochschulleitungen, indem es Transparenz und Grundlagen für Entscheidungsprozesse schafft. Es unterstützt den Kulturwandel von der Kostenverteilung zur aktiven Ressourcensteuerung. Es erfordert institutionelle Zusammenarbeit und politisches Commitment in den Institutionen. Die Etablierung eines Informationsbudgets ist ein Schlüssel zur nachhaltigen Gestaltung der wissenschaftlichen Informationsversorgung und ihr Erfolg ist eng mit der institutionellen Führungsverantwortung verbunden. Drei Jahre nach den Empfehlungen des Wissenschaftsrates – eine Zwischenbilanz Nach den Empfehlungen des Wissenschaftsrates von 2022 haben zahlreiche Hochschulen begonnen, Informationsbudgets einzuführen oder erste Pilotprojekte umzusetzen. Die Erfahrungen zeigen: Technische und organisatorische Hürden sind lösbar, wenn Leitung, Hochschulgremien, Bibliothek und Verwaltung gemeinsam vorgehen. Klar definierte Ziele und eine verbindliche Steuerungslogik, um diese zu erreichen, sind entscheidend. Informationsbudgets sind erfolgreich, wenn sie in die Gesamtstrategie der Hochschule eingebettet sind. Die Veranstaltung machte deutlich, dass der Weg zu einem institutionell verankerten Informationsbudget ein schrittweiser Lernprozess ist – aber einer, der die wissenschaftliche Informationsversorgung auf eine neue, zukunftsfähige Grundlage stellen kann. Abschluss der Workshopreihe – Auftakt für neue Diskurse Mit der Veranstaltung „Informationsbudget als Leitungsaufgabe“ endete die Workshopreihe „Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen“, in der verschiedene Aspekte des Informationsbudgets beleuchtet wurden. Das Ende der Workshopreihe markiert zugleich den Beginn eines Austauschs auf Leitungsebene über institutionelle Zusammenarbeit, Wissenstransfer und strategisches Vorgehen. open-access.network und HRK planen, diese Diskussion fortzuführen und die Ergebnisse und Erfahrungen aus den Workshops zu dokumentieren und zu teilen. Damit soll ein Beitrag geleistet werden, um das Konzept Informationsbudget weiter zu schärfen und bundesweit praktikable Modelle zu fördern. Fazit Informationsbudgets sind kein Selbstzweck – sie sind ein Schlüssel, um das Ziel der offenen Wissenschaft finanziell, organisatorisch und politisch zu verankern. https://open-access.network/blog/workshop-personalressourcen-und-infrastrukturkosten-im-fokus-des-informationsbudgetshttps://open-access.network/blog/workshop-personalressourcen-und-infrastrukturkosten-im-fokus-des-informationsbudgets#commentsMon, 13 Oct 2025 09:47:00 +0200Open Access in der PraxisOpen Access FinanzierungInformationsbudgetKatja Dammann Paul Schultze-Motel https://open-access.network/blog/workshop-personalressourcen-und-infrastrukturkosten-im-fokus-des-informationsbudgetsEin Blick hinter die Kulissen Mehr als 130 Teilnehmer*innen kamen am 25.02.2025 zum Online-Workshop „Personalressourcen und Infrastrukturkosten als Teil des Informationsbudgets“. Der fünfte Workshop der Reihe „Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen“ wurde wieder als gemeinsames Angebot der Universitätsbibliothek Bielefeld und des Helmholtz Open Science Office im Rahmen des BMFTR-Projekts open-access.network organisiert. Schwerpunkt des Workshops war ein Thema, das bislang oft im Schatten stand: die Personal- und Infrastrukturkosten im Informationsbudget. Ziel war es, diese bislang wenig beachteten Aspekte für den Betrieb von Repositorien, Open-Access-Instanzen und Publikationsdienstleistungen sichtbar zu machen. Einführung: Das Schalenmodell des Informationsbudgets Mittermaier, B. (2025). Personalkosten im Schalenmodell des Informationsbudgets. https://doi.org/10.5281/zenodo.14938885 (CC BY) Der Workshop begann mit einem Vortrag von Bernhard Mittermaier von der Zentralbibliothek des Forschungszentrums Jülich. Er stellte zunächst sein „Schalenmodell“ vor, das die verschiedenen Kostenarten im Informationsbudget strukturiert. Im Fokus stand die Frage: Wie viele Personenstunden sollten in das Informationsbudget eingerechnet werden? Mittermaier erläuterte, dass Personalkosten eigentlich jedem Baustein zugeordnet werden müssten, was in der Praxis jedoch schwierig sei. Im Jülich werden sie stattdessen nur den wichtigsten Teilbereichen – etwa Sprachendienst, Forschungsdatenmanagement oder Green Open Access – direkt zugeordnet. Für andere Bereiche erfolge eine pauschale Verteilung, etwa durch prozentuale Aufschläge auf Sachkosten. Für das Forschungszentrum Jülich wurden 2024 Zahlen veröffentlicht, die zeigen, dass etwa ein Drittel des Budgets aus Personalkosten besteht. Der Blick aus der Verlagswelt Im zweiten Vortrag gab Barbara Budrich vom gleichnamigen Verlag Einblicke in die unsichtbare Arbeit hinter Open-Access-Publikationen. Sie betonte, dass Personalkosten den größten Anteil an den Gesamtkosten eines Verlags ausmachen. Die Herstellung eines Buches umfasse vielfältige Tätigkeiten: Lektorat, Layout, Rechtliches, Vertrieb, Marketing und Sichtbarkeit. All diese Schritte erforderten engagiertes Personal, das im Hintergrund arbeite. Die Kosten für eine einzelne Publikation lägen im Schnitt bei etwa 5.000 Euro (zzgl. MWSt.), wobei jeder Titel die Gemeinkosten anteilig mitfinanzieren müsse. Besonders deutlich wurde, dass die Verlagsarbeit sehr kleinteilig und kommunikationsintensiv ist. Kostet Diamond Open Access wirklich nichts? Tina Osteneck vom Verband der Hochschullehrerinnen und Hochschullehrer für Betriebswirtschaft (VHB) berichtete in ihrem Vortrag, dass auch bei sogenanntem Diamond Open Access, also Publikationen, die für Leser*innen und Autor*innen kostenfrei sind, erhebliche Kosten entstünden. Diese umfassten Personal für Redaktion, technische Infrastruktur, Marketing und Sichtbarkeit. Die Zeitschrift des VHB, das Schmalenbach Journal of Business Research, werde seit der Umstellung auf Open Access 2008 durch eine Mischung aus öffentlicher Förderung sowie gemeinschaftlichen Modellen und Sponsoring finanziert. Osteneck machte deutlich, dass Diamond Open Access Ressourcen braucht und dadurch Personal- und Infrastrukturkosten verursacht. Betrieb und Kosten von Open-Access-Zeitschriften an wissenschaftlichen Einrichtungen Gernot Deinzer von der Universitätsbibliothek Regensburg präsentierte seine Einschätzungen und Überlegungen zum Personalaufwand sowie zentralen und dezentralen Kosten beim Betrieb von Diamond-Open-Access-Zeitschriften an wissenschaftlichen Einrichtungen. Insbesondere der Aufwand für Redaktion, Technik und Administration sei erheblich. Um eine hauseigene Diamond-Open-Access-Zeitschrift mit einer Verlagszeitschrift vergleichen zu können, betonte er die Notwendigkeit, den Arbeitsaufwand der Wissenschaftler*innen als Teil des Informationsbudgets klar zu beziffern. Vor allem Diamond-Open-Access-Zeitschriften entstünden mit viel unentgeltlichem Engagement. Neben der ökonomischen Betrachtung sei die Anerkennung ein wichtiger Aspekt, denn viele Wissenschaftler*innen erhielten für die Herausgabe einer Zeitschrift in einem Verlag oft mehr Ansehen innerhalb der eigenen Einrichtung und in der Community als für die Herausgabe einer Diamond-Open-Access-Zeitschrift, die gern als „Herzensangelegenheit“ abgetan werde. Es sei also nicht nur eine Kostenfrage, sondern auch eine Frage von Renommee und Forschungsevaluierung. Als Fazit aus dem Workshop lässt sich die Erkenntnis ziehen: Es ist kompliziert, Personalkosten im Informationsbudget zu erfassen. Der Aufwand ist jedoch gerechtfertigt, um ein möglichst vollständiges Bild zu erhalten. Die Präsentationsfolien des Workshops wurden im Open Access veröffentlicht und sind auf der Veranstaltungswebseite verlinkt. https://open-access.network/blog/in-kooperation-gemeinsam-ziele-erreichenhttps://open-access.network/blog/in-kooperation-gemeinsam-ziele-erreichen#commentsThu, 21 Nov 2024 10:00:00 +0100Open Access in der PraxisOpen Access FinanzierungInformationsbudgetKatja Dammann Paul Schultze-Motel https://open-access.network/blog/in-kooperation-gemeinsam-ziele-erreichenUnter dem Titel „Gemeinsam geht es besser – Kooperationen auf dem Weg zum Informationsbudget“ kamen am 24. September 2024 rund 90 Teilnehmende zusammen. Es war der vierte Online-Workshop der Reihe „Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen“ – ein gemeinsames Angebot der Universitätsbibliothek Bielefeld und des Helmholtz Open Science Office im Rahmen des BMBF-Projekts open-access.network. Bei aller Diversität der Rahmenbedingungen und Ansprüche in den Wissenschaftseinrichtungen, stellen sich bezüglich des Informationsbudgets doch immer wieder ähnliche Fragen. In diesem Workshop wurden verschiedene Formen und Aspekte der Zusammenarbeit vorgestellt. Die beiden Berichte aus dem „Kooperationsverbund Thüringer Hochschulbibliotheken“ von Lea Satzinger und Henrieke Walter zeigten beeindruckend deutlich, dass auch sehr verschiedene Häuser Anknüpfungspunkte für eine gemeinsame Arbeit finden können. So arbeiten in dem thüringischen Verbund insgesamt fünf AGs zu den Themen Erwerbung und Bestandsmanagement, Open Access, Informationskompetenz, Benutzung sowie IT-Infrastruktur. Außerdem werden gemeinsame Workshops zum Informationsbudget veranstaltet und der Verbund stellt hochschulübergreifende Services bereit: das Repositorium „Digitale Bibliothek Thüringen“ und ein gemeinsames Open Access Monitoring. Die besonderen Bedingungen an Hochschulen für angewandte Wissenschaften sind Thema einer aktuellen Befragung durch das Projekt „Open Access an HAWs“. Auch hausintern können mit Kooperationen erfolgreiche Wege beschritten werden. Peter Blume von der TU Ilmenau berichtete über die enge Zusammenarbeit zwischen Präsidium, Fakultäten und Bibliothek, die gemeinsam eine eigenständige und nachhaltige Finanzierungsstrategie für Open Access aufbauen. Grundlage ist die Einordnung von Publikationskosten als Teil der Forschungskosten, an denen sich die Fakultäten beteiligen. So entstand ein gemeinsamer zweckgebundener Finanzfonds von Bibliothek und Fakultäten. Aus der Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek Jena wurden von Lea Satzinger verschiedene Tools zum Monitoring und Reporting vorgestellt. Schwerpunkt des Vortrags über den Zusammenschluss „Digitale Hochschule NRW“ (DH-NRW) war das gemeinsame Kostenmonitoring für die beteiligten 42 Hochschulen in Nordrhein-Westfalen. Jan-Philip Tummes und Nina Schönfelder stellten den Aufbau der Kostenreports vor und zeigten beispielhaft, wie sich die Kosten für Open-Access-Publikationen an einzelnen Hochschulen verteilen. Eine derart detaillierte Übersicht für alle Hochschulen zu erstellen, ist nur durch die landesweite Kooperation möglich. Im letzten Beitrag sprachen Margit Schön und Irene Barbers über Motivation, Arbeitsweise und konkrete Ergebnisse der „Fokusgruppe Informationsbudget“. Auslöser waren Anfang 2022 die „Empfehlungen zur Transformation des wissenschaftlichen Publizierens zu Open Access“ des Wissenschaftsrates an die wissenschaftlichen Einrichtungen, „ihr Informationsbudget in allen seinen Komponenten zu erfassen und mögliche Einsparungen auf der Erwerbsseite sowie mögliche Einnahmequellen gegen steigende Ausgaben für Publikationsdienstleistungen zu bilanzieren.“ (Wissenschaftsrat 2022)1 Eine echte Mammutaufgabe, die nur in Kooperation zu bewältigen ist. Deshalb gründete sich auf den Open-Access-Tagen 2022 in Bern die „Fokusgruppe Informationsbudget“. Ihr Hauptziel ist es, gemeinschaftlich und im Austausch zu arbeiten: „Bedarfe und Voraussetzungen identifizieren, notwendige Handlungsfelder definieren und dann mögliche Maßnahmen formulieren und diskutieren.“ (s. Blogbeitrag von Margit Schön und Heike Stadler). Eines von mehreren hilfreichen Ergebnissen der Fokusgruppe ist ein Power-Point-Foliensatz mit Argumentationshilfen, den wissenschaftliche Einrichtungen für ihre internen Gespräche nutzen und anpassen können. In der abschließenden Diskussion ging es unter anderem um die Erfassung von Publikationsmitteln aus Drittmittelprojekten und Strategien zum Umgang mit noch nicht erfassten Zahlungen. Die Präsentationsfolien der Workshop-Beiträge wurden im Open Access veröffentlicht und sind auf der Veranstaltungswebseite verlinkt. 1 Quelle: Empfehlungen zur Transformation des wissenschaftlichen Publizierens zu Open Access (2022, S. 10). Wissenschaftsrat. https://doi.org/10.57674/FYRC-VB61 https://open-access.network/blog/ein-ziel-zwei-abteilungen-bibliotheken-und-finanzverwaltung-im-austausch-ueber-rechnungserfassung-von-publikationskostenhttps://open-access.network/blog/ein-ziel-zwei-abteilungen-bibliotheken-und-finanzverwaltung-im-austausch-ueber-rechnungserfassung-von-publikationskosten#commentsMon, 22 Jul 2024 00:00:00 +0200Open Access in der PraxisTechnik und WorkflowsOpen Access FinanzierungKatja Dammann Paul Schultze-Motel https://open-access.network/blog/ein-ziel-zwei-abteilungen-bibliotheken-und-finanzverwaltung-im-austausch-ueber-rechnungserfassung-von-publikationskostenWie lassen sich „Rechnungen für Publikationskosten abteilungsübergreifend kennzeichnen und erfassen“? Diese Frage wurde Ende Mai 2024 im dritten Online-Workshop der Reihe „Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen“ diskutiert. Die mit über 180 Teilnehmer*innen sehr gut besuchte Veranstaltung ist ein gemeinsames Angebot der Universitätsbibliothek Bielefeld und des Helmholtz Open Science Office im Rahmen des BMBF-Projekts open-access.network. Der Workshop richtete sich speziell an Kolleg*innen-Tandems aus Bibliothek und Finanzabteilung derselben Institution. In den Impulsvorträgen ging es um die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit dem Ziel, Rechnungen über Publikationskosten für die gesamte Einrichtung zu erfassen und damit die Open-Access-Transformation voranzubringen. Empfehlungen zur Erfassung und Bearbeitung von Publikationskosten aus dem österreichischen Projekt AT2OA² waren Thema der ersten Präsentation. Im Projekt wurden unter anderem Informationsmaterialien entwickelt, mit deren Hilfe Mitarbeitende in Finanzabteilungen geschult werden, Rechnungen über Publikationskosten zu erkennen - beispielsweise anhand von Buzzwords. Die folgenden beiden Vorträge aus dem Deutschen GeoForschungsZentrum GFZ gliederten sich in ein Praxisbeispiel über einen Bibliotheks-Workflow zur zentralen Bearbeitung von Open-Access-Publikationskosten. Anschließend berichtete die GFZ-Finanzabteilung, wie SAP-Reports für das Controlling von Publikationskosten eingesetzt werden können. Den Abschluss bildete eine Präsentation der von der TU Braunschweig entwickelten Open-Source-Software CODA (Customizable Open Access Database Application), die eine detaillierte Erfassung, Bearbeitung und Verwaltung publikationsbezogener Kostendaten ermöglicht. Die mehr als 180 Teilnehmer*innen aus Finanzabteilungen und Bibliotheken konnten sich über eigene Erfahrungen ihrer Zusammenarbeit bei der Erfassung und Zuordnung von Publikationskosten austauschen. Ein wichtiger Punkt war die Kommunikation und Vernetzung zwischen Bibliothek und Finanzabteilung, denn eine gemeinsame Sprache ist gerade mit Blick auf die abteilungsübergreifende Bearbeitung von Rechnungen für Publikationskosten eine wichtige Grundlage für die Einführung eines transparenten Informationsbudgets. In der Abschlussdiskussion berichteten einige Kolleg*innen-Tandems von ihren Erfahrungen bei der Etablierung gemeinsamer Workflows. Der Austausch über die verschiedenen Perspektiven auf die Rechnungserfassung in den Abteilungen und die Beispiele aus der Praxis wurden von den Teilnehmer*innen besonders positiv bewertet. Die Präsentationsfolien des Workshops wurden im Open Access veröffentlicht und sind auf der Veranstaltungswebseite verlinkt.